行政部工作内容及流程汇总(新

行政部工作内容及流程汇总(新内容摘要：

规范标准、各地定额、造价信息、建材商情等； 在图书下侧张贴序号，如图集 TJ00 TJ00 TJ003……。 其它书籍 编号方法同上； 登记好编号后放入图书资料柜 (S9 柜 )并对公司资料库电子表格进行更新； 行政部资料管理员根据估算师提供的书籍名称或编号，调取书籍存放位置并取出交给借阅人； 借阅人在《图书借阅登记表》上进行登记，签字并签署借阅日期，(借阅后图书管理员需对公司资料库电子表格进行借出登记 )， 归还时签字并签署归还日期； 北京威宁谢工程咨询有限公司 行政 部作业指导书 16 二 . 行政部日常工作管理 (续上 ) 8. 图书管理 (续上 ) 借阅人归还书籍后图书管理员将图书放回原处，并对公司资料库电子表格进行归还登记； 如有员工离职需查询该员工是否有借阅 书籍 未归还或丢失，如有需归还或原价赔偿。 9. 北京工程 造价信息 图书 管理 北京工程造价信息图书为年度订阅书刊，一般于每年 10 月预定 (具体时间北京造价处会提前通知 )； 收到订刊通知后订阅 2套并进行费用申请及费用支付，并向造价处索要订阅确认函； 次年起每月将收到北京工程 造价信息 二 本 ，其中 快递给 CCTV工地办，一本存档； 每月 造价信息裁开扫描后放入公司的资料共享盘里，再将造价信息装订存档； 将《中国建筑材料报价大全》复制 到公司资料共享盘 “造价信息 ”里，详细标注序列号； 北京威宁谢工程咨询有限公司 行政 部作业指导书 17 二 . 行政部日常工作管理 (续上 ) 10. 工程 合同 管理 估算师将新合同交与行政部资料管理员后需在行政收文本进行登记， 将同一项目的合同统一进行编号，如 HT00 HT00 HT003…… 查询以往合同存放柜号将同一项目合同文件存放于同一文件柜内， 在合同侧面粘 贴 编号 侧封条； 在公司资料库电子表格上对入柜合同进行详细登记 (项目编号、合同名称 )。 如估算师需借阅合同柜内资 料， 行政部资料管理员根据估算师提供的合同名称及编号，调取书籍存放位置并取出交给借阅人； 借阅人在《合同借阅登记表》 上进行登记，签字并签署借阅日期，(借阅后图书管理员需对公司资料库电子表格进行借出登记 )，归还时签字并签署归还日期； 借阅人归还书籍后图书管理员将合同放回原处，并对公司资料库电子表格进行归还登记； 如有员工离职 需查询该员工是否有借阅合同未归还或丢失。 对于存放合同柜内的资料期限超过 3年的，行政部将资料清单报项目负责人申请将资料放入我司 B3 层资料库 存放； 项目负责人审核资料清单可以入库后行政部协调估算师人员对合同柜内资料进行入库； 估算师将需入库的资料填写《仓库装箱单》 (见附件 11)一式 3 份，一份贴在资料箱上、一份交给行政资料管理员、一份估算师自存； 北京威宁谢工程咨询有限公司 行政 部作业指导书 18 二 . 行政部日常工作管理 (续上 ) 10. 工程合同管理 (续上 ) B3 地库编号分别为： B3A库、 B3B 库、 B3C 库、库内文件架编号格式为 B3A00 B3A002…… 依次类推； 估算师 装箱完文件资料，并将《仓库装箱单》交予行政部 后，由行政部资料管理员安排入库，并对入库资料位置在公司 “入库资料清单电子表 ”上进行进行登记 ； (行政部负责对地库的卫生及鼠、虫防治，原则每 2 个月进行一次卫生清理，鼠、虫防治每月进行一次 ) 如估算师需取出已入库资料，需经行政资料管理员调取，资料调取后做好登记借出。 地库资料以装箱日期起原则保留 3 年，对于到期的文件资料，行政部将资料清单发至各项目负责人及组长，确认可以销毁后，行政部安排进行销毁 ； 资料销毁由行政专人负责，确保文件资料为流失或转作他人。 11. 图章 图章的 制作 由用章 员工 填写《物资申请单》 提供图章类型、大小、颜色、材质、用途等 ，并有组长签字后交行政部； 根据提供信息联系图章制作公司 ，提供 图章 电子版 及报价 ， 返给图章申请人进行确认，确认无误后填写《图章 费用申请 单》 (见附件12)， 经行政主任及总经理 签字确认后开始正式制作 ； 图章做好后检查与之前提供一致，签收并交于需此图章的员工，同时员工需签字 ； 累计结账一般金额累计到人民币 500 元左右时，联系图章公司，核对金额无误后，通知财务结账 ； 北京威宁谢工程咨询有限公司 行政 部作业指导书 19 二 . 行政部日常工作管理 (续上 ) 12. 印刷品 印刷品包含： 各个分公司及北京办信封、信纸、光盘袋、窗户纸、logo 纸杯、劳动合同 ， 如需制作印刷品，根据统一规格需向不低于 2 家供应商进行 询价 ，取最低价格供应商由其提供模板；并填写《费用申请单》由行政主任及总经理签字； 总经理批准后 ，联系供应商开始制作 ； 印刷品 一般制作周期为 7~14 个工作日，印刷品送到我司后需核对数量及印刷质量，无误后签收 ； 将《费用申请单》送货单及发票交财务部审核付款； 13. 车辆管理 北京办汽车日常保养 ： 包损耗件更换、机油更换、 4S 店检测费用、汽车保险费用、日常加油油卡充值费用 等费用 ， 由行政司机提请完成 3 方询价后，申填写《费用申请单》报行政主任及总经理签字； 总经理签字后方可进行购买，购买后验货无误将《费用申请单》连同发票交予财务报销； 车辆停放的 地库车 位、地锁等 ， 由行政部 与物业沟通等。 北京威宁谢工程咨询有限公司 行政 部作业指导书 20 二 . 行政部日常工作管理 (续上 ) 14. 每月 费用申请 租摆绿植的费用 的申请。 租摆绿植是固定费用为季度结算结算日期为每季度后 10 个工作日进行结算； (如 13 月费用为 4 月 10 日前结算 )； IT 公司月固定费用 为 每月 20 号 前支付上 月 IT 月承包 费用 12020 元及 IT 工作人员加班费用， IT 加班费用由财务部提供； 保洁合同固定费用申请 为每月 10 号前支付上月费用固定金额为5100 元； 网络宽带费用申请 每月 20 号前支付上月费用，支付金额固定为4410 元； 办公用品费用申请 每月 10 号前支付上月费用，依据结算单及订货清单制作费用清单交财务部，审核后通知供应商开具发票财务打款； 茶水间物资费用申请 每月 10 号前制作茶水 间费用明细连同发票一并交予财务报销； 北京威宁谢工程咨询有限公司 行政 部作业指导书 21 二 . 行政部日常工作管理 (续上 ) 15. 接听电话 总机电话铃响一声后，立即接听电话 ，并使用礼貌用语： “您好，威宁谢。 ”确认对方要找的人后说 “请稍等 ”，并将电话转接相关人员； 转接过程中，按分机号后话筒在耳边停顿 1 秒钟，确定该分机是否占钱，如果未占线，询问对方是否可以挂机，如为占线时，按 “R”键，将电话转接回来，告知对方此分机占线，询问对方是否可以转接相邻座位分机，问被找人是否可以接听电话，如临座分机均无接听可记下对方留言及联系电话，并 说明转告被找人员及时回复； 如遇寻找的人不在座位、外出、正在开会或休假等情况时，并及时向对方说明情况，如果对方仅为某项目相关事宜来电，询问对方是否可安排负责该项目之经理或其他估算师给予解答若能当事人才能解决，记下对方留言或联系电话，并说明转告被找人员及时回复； 如果客人找估算师有紧急情况，前台将告知对方估算师手机号码； 如前台上班时间离开座位或不能及时接听电话时，应及时通知其他行政助理负责接听电话； 将总经理电话转至总秘之分机； 如果总经理外出不在 座位，开会或休假等情况时，我们将电话转至总秘之分机，交由总秘向对方说明情况； 如果客户在下班之后或周六、日、打电话找估算师，我们将估算师手机号码告知对方，请其直接与估算师联系； 前台下班后总机电话按至自动转功能， 18： 30 后电话将接至自动转接功能，来电者不知分机号，按语音提示拨 “0”，电话将自动转至秘书组 6011 分机；。