第29章：文档资料管理标准-其它制度表格(编辑修改稿)

第29章：文档资料管理标准-其它制度表格(编辑修改稿)内容摘要：

的则希望少而精。 因此，筛选文件时要因人而异，适当掌握分发数量。 对喜欢多看文件的领导要多送一些，方方面面的文件均可适当送阅读，以使其更多地了解情况。 对有些领导因工作关系没有更多时间多看文件，则可有选择地少送些。 但必须做到该送的必送，该让领导知道的必须让领导知道。 而只能对那些可送可不送的文件才可以经过选择少送或不送。 (4)对文件进行必要地提炼和综合 呈送领导的文件，如果文字太长，秘书人员应在呈送之前写一简单明了的“内容提要”附上。 十七、分送 分送，是指秘书人员对所收到的各种文件、材料、资料，按照领导批办意见和固定的分发办法分别送达单位领导和承办部门。 分送文件总的原则应当是准确及时，主次分明，手续严密。 (1)准确及时 准确及时就是要求秘书人员对领导已经批办和可以按常规处理的文件迅速无误地分发送达。 一般应做到当日文件当日送出，急件和有时限要求的文件要立即送出，不准压误、拖拉。 (2)主次分明 主次分明就是要根据文件内容和急缓程度，保证重点，优先送给主要领导、主管领导和承办部门。 对同一内容数量较多的文件，单位主要 领导、主管和承办部门可以同时分送。 如只有一份文件，准许复印，有条件的，可以复印后同时分送；不准复印的，根据内容有的先送主管领导，有的先送承办部门，但要以不误事为前提。 (3)手续严密 手续严密就是分送文件要建立并执行登记交接制度。 无论送往外部门的文件，还是送给领导的文件都要履行签收手续。 送给领导的文件有秘书的可由秘书代为签收，没有秘书的，应请领导本人签收，或由秘书人员在登记簿上注明什么时间送给了哪一位领导，不能因为是给领导送文件就忽略了登记或签收手续。 分送，可以分为秘书人员直接分送和交由单位 通信员转送两种办法。 一般地说，单位的领导、与办公部门同楼办公的其他部门均应由秘书人员直接送达。 距单位较远的其他部门则可交由通信员转送。 如果文件种类多，分送给的文件要建立专用文件分送登记簿。 登记项目包括时间、文号、文件名称、收文号、签收人、备注等。 外送文件也要建立专项文件交接簿。 项目包括日期、收文号、密级、转送单位、件数、封号、签收人、备注等。 但如果文件种类不多、分送部门少，也可不必建文件分送簿，直接在收文登记簿上签收即可。 为保证文件分送准确，处理迅速，秘书人员在分送文件时应注意做到以下几点 ： (1)分送的文件一般均应在文件眉头右上方加盖收文戳记，填明编号、收文日期等。 对不需要登记的一般文件、简报等，也要在文件右上角写上领导的名字和部门名称，以示区别。 (2)凡应由承办部门办理的文件，要附上供领导批办意见的《来文承办卡片》。 涉及几个承办部门的，要将《来文承办卡片》复印分别附在原文文件上。 (3)要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，以便及时收回，防止散失。 (4)传阅的文件要填写文件传阅单。 (5)需要请领导批示的文件，如送一位领导，要附上《收文承办卡片》。 需要同时分送几位 领导并需要领导表明意见的文件，为避免领导互相批阅，分送时要附上《领导批示单》。 十八、传阅 传阅，是指两个以上人员或部门轮流传看一份文件。 它是解决文件数量少而应阅人员多的矛盾的方法。 有时为了使领导之间或部门之间相互了解各自对某文件的看法、意见态度，也采用传阅办法，因此传阅也是领导处理事务经常采用的一种方式。 这项工作在文件处理工作中占有很重要的地位。 文件传阅工作一般由负责文件处理工作的秘书人员承担，但若传阅文件较多，往往确定专人负责。 文件传阅，不仅是为解决文件 数量少，需要看文件的人员多的矛盾而采用的一种方法，事实上它已经成为领导处理事务、互通信息的一种有效方式。 (1)分送传阅 这种传阅办法是由办公部门负责文件处理的秘书人员和专职负责传阅的人员，将需要传阅的文件直接送给应阅人员。 其办理流程是：先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，依次传阅。 应阅人相互之间不横传文件，均由秘书人员采用一送一退的办法直接传阅。 (2)集中传阅 这种传阅办法就是利用单位领导集中学习或开会的机会将紧急而又简短的传阅件集中传阅。 这项工作常由负责组织会议的秘书人员 来承担。 传阅尽量利用会前或会后进行。 文字较长的文件，不宜采用这种办法，以免影响领导开会。 利用会议传阅文件，可使那些急而短的文件，得到很快处理。 (3)设立阅文室 在有条件的单位，应建立机要阅文室，由秘书 (文书 )人员管理，有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件。 阅文后也应在传阅单上签名，便于管理人员掌握，防止漏阅。 (4)横传 横传又称“接力式传阅”。 即文件从办公部门送出后，第一应阅人 (甲 )阅后传至第二应阅人 (乙 )，第二应阅人阅后再传至第三应阅人 (丙 )，传阅文件象接力棒一样逐次传递，直至由最后一位阅文人将文件退回 办公部门。 这种传阅方式走的直线，减少了中间环节，因此可以加快传阅速度。 其缺点是容易失控，只有在特殊情况下，比如时间紧迫、两个阅文人办公地点又比较近，与其由中心点周转不如由两个阅文人之间交接来得快时，方可进行横传。 横传交接时，阅文双方必须在办公部门“挂号”和“销号”，让办公部门及时掌握文件的去向。 (5)回传 后边阅批人的批示意见需要向前边已经作过批示的领导通报，这个倒流传阅的过程称作回传。 回传是文件传阅工作中的一种重要的不可缺少的形式。 常有这种情况，甲对一个文件作了批示，要求传给乙和丙阅知。 乙同意甲的意见，而丙却批了一些同甲相反的意见。 这时秘书部门就应考虑将丙的批示回传给甲和乙，目的是使他们的意见能够互通。 对于一些批交部门办理的传阅件，如果领导的意见不一致，承办部门就会无所适从。 处理这类传阅件时，拿不准的应征求有关领导同志的意见后再回传。 还有一种情况是，尽管几位阅批人的意见基本一致，但后边阅批人对前边阅批人的意见作了重要补充，这时也应考虑将回批意见回传给前面作过批示的人。 (6)专传 由专人将传阅文件送给、传给有关领导审批的过程称为专传。 这种传阅方式只有在两种比较特殊的情况下采用：一是特急件；二是绝密件。 指定 执行专传任务的人应是头脑清楚，办事谨慎的秘书工作人员，他的职责是严格按照限定的知密范围，亲自将特急件或绝密件按指定时间迅速送达有关领导阅处，坐等领导阅完后马上送其他领导，直到传完为止。 采用专传方式可以减少中间环节，节省时间，大大加快传阅速度，避免费时误事。 同时，又可以缩小知密范围，确保文件的绝对安全。 (7)分卷传阅 分卷传阅，即把经过筛选要领导传阅的文件按不同类型、一定层次放在文件夹里供领导阅示，是一个行之有效的文件传阅方法。 单位不同，传阅文件的性质不同，其分卷方法也不同。 哪种情况使用哪种分卷方法最好，卷 内的文件又如何恰到好处地排列，需要认真研究推敲。 ①三种分类方法 按传阅对象，每人每天分一卷。 具体方法是：传阅范围的阅文人 (或单位 )，每人固定一个卷夹，卷夹上标明阅文人姓名 (单位 )。 负责文件传阅的办公室人员，接办公室负责人指示的传阅范围和传阅顺序把文件分别放到贴有领导姓名、部门名称的文件夹里，然后送到领导和部门办公室。 第二天将所有的卷夹收回，按上述方法更换各卷夹内的文件后，再送往各有关办公室。 如此周而复始，每天组一次卷，传一个人或一个部门。 这种方法适宜传阅对象少、传阅的文件不多的情况，县 以下机关单位，均可采用这种方法。 它的优点是：文件夹少，便于管理，一天一换，流转有序；夹主明确，承送无误。 把文件分成不同类型组卷，卷面贴上一号卷、二号卷、三号卷，以此类推，然后再按办公室负责人的批示范围、顺序进行传阅。 由于卷内文件较少，一般是三五份，所以阅文者有时间即可看一卷。 分类的类目既要按文件内容分，组织人事方面的，要按发文单位分，如上级来文的，下级来文的等等；最后还要按文件种类分，如正式文件、简报、参阅资料等等。 这种类目不是一成不变的，在一个单位每天都有不同的变化。 这种组卷方法 的优点是：一卷一类，文件内容相近，便于阅读思考，领导有时间就多看一卷，没时间就少看一卷，阅文灵活。 缺点是：文件夹多，一般要几十个，不便管理；由于有的领导一下子可收到几个卷，一天可能看不完。 这种方法是上两种方法的补充。 即遇有绝密件、急件、请示件、会议通知件时使用。 所以，一文一卷是为了力求缩短传阅时间。 这种传阅的卷夹上都有醒目的标志，负责传阅的人员可以拿着传阅夹依次请领导阅示签字；不太急的也可放在领导办公桌最显眼、最上面的位置，便于领导尽早阅看。 ②文件目录卡 每个供传阅的卷夹都要附一张《文件目 录卡》，供领导传阅文件时参考。 一般夹在文件夹的“封二”，也可夹在夹内所有文件的前面，这要看文件夹的“封二”有没有能夹卡片的“兜儿”。 夹在“封二”上的叫《文件目录卡》，夹在文件上面的叫《文件目录单》。 文件目录卡 (单 )有卷内各份文件的名称、发文号、送文时间、收文时间及阅文人等项目。 ③辅助工作 在文件送批传阅前，还要做好以下两项工作： 由于公文装订方式不同，翻阅方向也不一致，所以在登记编号后，填写传阅单前要将它们统一起来，一律向左翻阅。 一般由负责传阅的办公室人员拟定 ，经办公室负责人与各位领导沟通。 阅文规定可贴在文件夹的“封二”或“封三”上。 阅文规定包括以下内容：严格执行《保密守则》；文件应在办公室内阅读；及时阅读，阅后请签字；需要有关部门阅办的文件，请领导批示后由机要员负责转送，不要横传。 文件传阅要建立登记制度，设《传阅文件登记簿》。 《传阅文件登记簿》一般可采用簿式。 登记项目主要包括：收文号、收到时间、来文号、来文时间、文件标题、份数、密级、传阅记录、领导批示、备注等。 这种登记，主要是记载传阅件的运行情况，掌握文件的行踪。 使用这种登记簿，要将文件分类 ，用口取纸隔开，同类文件登记在一起，以便查找。 在传阅件上还可附《文件、刊物传阅单》，用于记录传阅件送出和阅完时间以及领导批示。 秘书人员送传阅件时，要在传阅单中领导名字下方的空格内标明送阅和退回时间。 文件传阅完毕，要标明文件去向。 阅文人在阅完文件后，要在传阅单中“阅退时间”栏内注明阅完时间。 如果每次送领导的传阅件较多，为严密手续，在送出时可将传阅的文件登记在《文件分送登记簿》同一横格内，请领导专职秘书签收，或由秘书人员标明送给哪位领导，以便查找。 在传阅过程中，要将《传阅文件登记簿》、《文件、刊物传阅单》和《 文件分送登记簿》配合起来使用，就能有效地控制传阅件，加快传阅速度，防止散失。 如果领导人数少，传阅件不多，可以不设《传阅文件登记簿》，直接在《收文登记簿》上做记载，但也应有《文件、刊物传阅单》。 各级秘书部门组织传阅文件的任务都很重，特别是在较大机关，每天都有大量文件需要传阅。 为了保证传阅工作顺利进行，秘书人员和专职负责传阅文件的秘书人员在传阅工作中要注意做到以下几点： (1)文不横传 传阅文件必须保证在秘书人员和每个应阅人员之间分别运转，不允许抛开秘书人员在应阅人员之间自行横传。 横传文件危害很 大，因为应阅人之间传递文件没有严密的手续，相互混传，会使秘书人员对传阅件失去控制，一旦发生丢失，既不能及时发现，又难以分清责任。 (2)掌握传阅范围 秘书人员在传阅文件时，一定要严格按照规定范围和领导批办范围组织传阅。 既不能任意扩大，也不能随意缩小，不能多传一人，也不可少传一人。 (3)控制文件运行 文件传出后，秘书人员要及时了解和掌握文件的运行情况。 要根据阅文对象的工作安排和活动规律随时调整传阅顺序，并经常检查《传阅文件登记簿》和《文件、刊物传阅单》，了解传阅件有无积压情况，掌握文件的行踪，及时询问催退。 对紧急文件，更要注意随时催阅，加快文件的运行速度。 (4)认真检查处理 传阅件退回后，秘书人员要对退回的文件进行认真的检查。 一查阅文人是否阅过并标明阅完时间；二查阅文人有无指示意见和对需要印发的文件有无修改意见；三查传阅件有无缺损，附件是否完整；四查传阅件是否传阅时间过长，内容是否时过境迁。 秘书人员要根据检查中发现的情况对传阅件及时进行认真处理。 对领导有指示的或对文件有修改意见的，应将指示或修改意见及时通知有关领导和部门，或按领导指示做适当处理。 对传阅件发生破损或附件不完整的要及时查明原因；对内容已时过境 迁的传阅件或应阅人员通过其他方式已经了解了该传阅件内容的，要及时剔出停传，以减少不必要的传阅；对已全部传阅完毕的文件，可以按办公部门领导批示意见，及时处理，并将文件去向、领导批示及处理情况，一并记载在《传阅文件登记簿》上，以备查用。 十九、催办 文件处理过程中的催办，是指在需要办复文件的承办过程中的督促检查工作。 它的具体范围应当包括： (1)上级单位主送本单位并需要具体实施，贯彻执行的文件。 (2)所属部门及下级单位主送本单位的请示及其他需要办理的文件。 (3)平行或不 相隶属单位发来商洽、征询事务需办理或答复的函件。 文件处理工作中的催办工作包括两个方面：一是对内催办，就是对本单位内部文件的情况进行督促催办；二是对外催办，就是对本单位发往其他单位并需回复的文件进行催办。 秘书部门催办工作的重点应放在对内催办上，对外催办一般可由单位主管业务部门负责。 (1)电话催办 电话催办比较简便易行，就是由负责催办的秘书人员直接打电话给承办部门或承办人，询问了解文件承办的情况，并将什么时间打的电话，受话人是谁，办理情况等记录在催办登。