某集团协同办公系统建设项目方案

某集团协同办公系统建设项目方案内容摘要：

工作，因而有必要建立资源协同，流程协同，人员协同的工作平台环境，真正实现高效的以客户为中心的CRM 管理。 具体应用详见后述方案。 2. 工作流程方面 常州浪潮世纪科技有限公司 公司地址：常州市新北区太湖东路 9 号 B 座 325 室 电话： 0519809191 822395 8223958 联系人：张华（ 13806129919） 潘云祥（ 13327885789） EMAIL： 8 ********有限公司 协同办公系统建设方案 Weaver Software Co., LTD. 如何 提高 工作效率 、解决跨部门沟通协作的难题， 减少各种办公用品的损耗，那就必须考虑实现日常办公的电子化，例如员工之间的交流可以使用邮件、留言、流程，提升企业的通讯协作交流效率 ，解决跨部门沟通协作的难题。 提高对相关的流程的电子化的实现，公司允许的话也可以实现即时通讯，事务性处理如：请假、出差、报告、 报销 等各种审批工作完全可以用电子流程代替。 结合知识文档管理的应用实现对公司收文、发文、档案管理，公共信息服务提供统一规范的平台。 泛微 enature系统可以为 *****提供满足企业管理需求的自定义流程及表单，并通过 与平台其他模块协同达到高效协同管理，具体应用详见后述方案。 3. 知识文档管理 *****要想建百年常青企业，企业 知识管理必须纳入到企业管理内容中。 尤其是*****的 运营 过程中会大量的文档与数据， 应该 将这些数据 及 文档进行有效的整理与管理，为其他部分的工作提供帮助，被 员工和伙伴 充分的利用与创新。 有效实现公司的知识库的建立，完善，利用，创新的知识管理实现。 使公司的文档结构化，创建个性化的信息门户，为员工的工作提供知识地图，信息管理。 同时提供给*****员工之间一个互助、实时交流的平台（电子论坛），使每位同事不论身在 何处都可以及时获取自己想要的知识和信息并发表自己的看法。 大家常说人是企业最宝贵的财富，实际上，掌握企业经营管理中要用到的知识的人才是企业最宝贵的财富。 员工在企业创造直接效益之外，创造的企业经营管理知识及信息，也许是企业更重要的财富。 我们不能容忍企业知识财富随着人员的流失而流失，企业知识财富必须要在积累的基础上充分共享和不断创新，才能真正持续创造价值。 4. 工作日志管理 *****公司人员职责功能分明，同时也须使工作人员之间的工作能够协作起来，以更高的提升工作效率，那公司的每份子都需要对自身的工作安排、以及上级 领导对下属员工的工作均有个及时合理的安排。 通过协同办公系统也需要实现每个同事的工作日程安排以及任务管理。 5. 外部网站的一体化的管理（可选） *****是一个 面向客户为中心 进行销售为主的公司，所以企业的网站的管理也是重要的部分，外部网站的内容包括了产品，信息，招聘，活动，手册，更新下载等方面的内容， *****需要建立一个和内部统一的管理平台，实现外部网站和内部系统的一体化的管理。 常州浪潮世纪科技有限公司 公司地址：常州市新北区太湖东路 9 号 B 座 325 室 电话： 0519809191 822395 8223958 联系人：张华（ 13806129919） 潘云祥（ 13327885789） EMAIL： 9 ********有限公司 协同办公系统建设方案 Weaver Software Co., LTD. 6. 决策信息化 通过对内部信息的总结与整理，以报表的形式展现给相关管理层，让决策层从宏观上把握公司的情况，实现对公司的管理流程、公司 的发展做正确的判断。 当然，决策信息化是一种工具，这种工具依赖于企业现有的系统与数据，如果企业缺少底层的系统活则数据的贫乏，很难做到决策信息化。 因此，决策信息化是有一个过程，从简单到复杂，从片面到全面。 泛微的协同办公系统支持企业的管理演变过程，随着企业的信息化的逐步推进，泛微的 enature也将随着信息化的推进，越来越发挥重要的作用。 二、 系统实施目标 应用泛微的协同办公解决方案，以及功能强大的协同办公软件 — enature， 在协同信息平台建设方面主要为 *****实现以下目标： 1. 实现“零距离，分权化”管理。  使得 *****领导能够对整个公司运营进行有效掌控，既有宏观面的把握和实时了解，又有层层追溯的深入功能；  提供完备的零距离垂直化管理模式，同时有效的将高层管理层的精力节约至战略性发展问题；  建立职责明晰的岗位部门建制，将日常工作权力分化给协同工作的下属中层管理人员；  提供全面掌控的管理模式，将企业体制及运营纳入一体化管理，使 *****的领导能够通过浏览电脑里的信息实时了解企业状况，便于决策和日常管理。 2. 实现整个公司层面的协同信息管理平台，优化提升信息管理水平。  在分析原有系统功能及 *****新的管理需求情 况下，制定建立协同信息管理平台的要则；  通过协同信息管理平台的建立，统一整合公司信息资源，既满足 *****现在的管理需求，同时又在技术上为未来的企业动态发展提供有力支持，并在此平台上纳入公司管理思想，建立真正随需应变的电子化企业； 3. 有效地组织和管理 *****的员工，以及他们的工作。 常州浪潮世纪科技有限公司 公司地址：常州市新北区太湖东路 9 号 B 座 325 室 电话： 0519809191 822395 8223958 联系人：张华（ 13806129919） 潘云祥（ 13327885789） EMAIL： 10 ********有限公司 协同办公系统建设方案 Weaver Software Co., LTD. 在系统中为每个员工建立信息档案，需要时可快速地了解相关员工的信息；您可以确切地知道您的每一个员工的特点、专长、工作业绩等；深入了解到每个员工所进行的工作，所完成的工作以及完成情况；根据需要在系统中为相关员工分配和去除权限和工作 职责，增强组织的柔性；根据业务需要以及员工的工作安排情况，将他们组织到不同的项目中；总之，实现管理层与员工、员工之间的互动。 建立 *****的组织架构，方便管理层对整个公司的掌控并提供一定的决策支持；  定岗，定编，建立完善的符合现代化企业运作的电子组织形式，使公司运作顺畅；  建立员工卡片，员工资料集中管理，查询方便；  建立人力资源库，实现从提请用人到新员工入职的全过程管理；  任务的下达、执行自动化，提高工作效率；  劳资、培训、党务等的管理流程化、规范化；  科学的业绩考核方案；  完善灵活的人力资源状况报表； 4. 通过建立 *****的知识文档库，实现知识文档管理。 有关的所有信息，包括合同、项目方案书、工程进度和计划表、质量情况表、研究报告、档案、政策方针、法律法规、公文、工作计划、发票、合同、会议通知、新闻等由信息系统集中管理；需要时可快速查询相关信息，再不会发生信息丢失的现象；实时地了解到公司内外所发生的任何事情；员工的知识、经验记录在系统中，避免公司的知识流失；方便地追踪相关文档的状态、责任人等信息，提高管理效率。 将现有电子邮件系统整合到系统当中。 将公司的所有文档进行结构化 的存储，并提供各种途径的查询功能；  建立公司级的知识库，并且将管理权限细化到不同类别的知识文档；  分门户、分权限、个性化管理机构内部所有文档；  建立公司内部信息发布体系，使得新闻，人事任免，重大规章制度调整等做到及时有效的传达给公司所有相关员工； 5. 利用 enature 进行工作流管理，实现无纸化办公。 办公流程自动流转，节省时间、提高效率、减少人为失误；方便地查询流程执行情况，以及流程的责任人、相关文档等信息；根据执行状态，自动进行下一步操作及决定工作的执行者。 实现无纸化办公，企业中的所有文档进行集中的电子化管理，包括档案、财务文档、工程文 件、技术文档、报告、合同等； 常州浪潮世纪科技有限公司 公司地址：常州市新北区太湖东路 9 号 B 座 325 室 电话： 0519809191 822395 8223958 联系人：张华（ 13806129919） 潘云祥（ 13327885789） EMAIL： 11 ********有限公司 协同办公系统建设方案 Weaver Software Co., LTD.  实现办公流程规范化，包括公文流转、报告的审批流程、人事管理流程、预算流程、采购流程、年（月）度计划报批流程等，通过协同办公系统实现自动运转；  内部文件流转自动化，可根据文档（如合同）的不同状态自动进行下步操作，并决定谁是相关责任人；  实现工作的执行透明化，任务执行状态查询方便，实现管理者与员工之间的互动；实现组织内部的协同工作；  个人工作的有效组织，便于管理层有效组织部门计划；  会议全过程管理：会议建立，召集，议程管理，会议结束等； 通过 enature 产品，以及 Weaver Software 成熟的系统实施方法，使 *****在最短的时间里建立起一个运作有序的协同办公系统，提升内部管理效率和核心竞争能力。 在下节中将详细介绍 Weaver Software 为 *****度身定做的协同办公建设方案。 三、 *****的协同办公系统的管理组织设计 国内当前很多企业已经实施或正在实施以 ERP为核心的企业信息化，但是效果不是很明显，很多企业盲目的认为，实施信息化就是企业的最后一个救命稻草，但是事实真是这样的吗。 实施成功的企业中，很多企业实现了库存降低、信息流转加快、流程得到优化等积极结果，但是 也有部分企业成功实施 ERP 后，感觉没有什么太大变化，只是把手工处理的转化为电子的罢了，而企业管理的实质与原来并无两样。 其实很重要的一点就是管理的问题，因此在完善信息的同时必须完善自身的管理体制、流程体制。 泛微从以下几个方面去体现自身的管理思路，比较正确的去反映管理与技术并重的信息化建设思路。 1. *****的组织结构分析 传统的组织结构都是按等级划分的一种“金字塔”形的层次结构，每一个层次之间又是一种“烟囱式”的结构，这种管理模式在信息技术高速发展的今天已经不适应企业的发展。 扁平化的管理模式是降低企业管理成 本，提高企业管理效率比较理想的模式，但是扁平化的管理同时也是有弊端。  不便于企业员工与员工、部门与部门之间的交流，由于各自有自己的业务范围，很少能够与其他部门之间形成交流，无形中在阻碍了部门与部门之间的协同工作。 而实际上现在的企业越来越强调员工之间的协同工作。 常州浪潮世纪科技有限公司 公司地址：常州市新北区太湖东路 9 号 B 座 325 室 电话： 0519809191 822395 8223958 联系人：张华（ 13806129919） 潘云祥（ 13327885789） EMAIL： 12 ********有限公司 协同办公系统建设方案 Weaver Software Co., LTD.  管理层的工作压力，由于实现扁平化的管理模式，减少了很多的中间部门与环节，上下级的交流加强了，但是同时也加大了管理层的压力，很多工作需要上级来协调和安排，上级领导反而成了企业的管理瓶颈。  不能完全实现的对业务过程的支持等。 2. *****需要运用信息化方 式建立的组织管理模式 在信息化的辅助下企业组织模式应该是一种适应业务发展需要以业务过程为中心、适应市场发展变化（ *****现在需要考虑的方面）、满足迅速决策需要（以敏捷为特点）和内部与外部自由交流的一种网络化的组织，这种组织结构可以使各个部门之间根据业务过程的需要进行自由交流。 这种组织结构不仅具有市场适应能力，而且还有自我发展和自我完善能力。 而要实现组织结构由职能部门性向网络化转换，必须实现企业组织的“ EAI”，进行组织的横向和纵向集成，打破企业及其职能部门之间的三维障碍 —— 横向障碍、纵向障碍、外部障碍。  横向的企业集成 横向的企业集成是指支持业务过程的不同功能领域的部门和应用系统之间的集成，消除职能之间、部门之间、产品线之间或地理位置之间的界限。 这种横向集成可以看作是“烟囱式”的企业部门之间的横向连接，横向集成就是要消除部门之间的障碍，各个部门之间自由通信，实现对业务过程的支持。 在工作的往复运动中运用信息技术打通信息的交流屏障。  纵向的企业集成 纵向的企业职能部门集成是指在不同的控制和管理层的系统之间的集成，打破企业上下级之间的交流障碍。 由于以前很多组织领导层次划分成一种金字塔形，上下级之间具有明显的等级关 系，纵向集成的目的就是为了实现上下级系统之间的关系和谐和交流畅通，以便共同分享企业信息，对业务过程中的一些问题迅速作出决策。 横向集成和纵向集成使企业内部组织变成一个开放的“魔方”式结构，企业的各个面向面向过程的职能部门通过业务过程贯穿起来。  与外部的集成 一般情况下，外部集成强调的是与企业上下游的有效协同， *****目前 的管理重心在于 CRM，。