行政办公室工作流程

行政办公室工作流程内容摘要：

电子文件，必须同步制成纸质文件与原电子文件一同归档。 归档的电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 文件材料一般归档一份。 重要的、利用频繁的和专门需要的可适当增加份数。 多个单位合作完成的项目，由公司主办的保存一套完整的文件材料，如协办则保存与承担任务相关的一套正本。 有合同、协议规定的，按其要求执行。 档案人员负责检查归档文件材料的完整与准确，并填写移交清册。 重 要项目的文件材料归档时应编写归档说明，并经项目负责人审核签字，有密级和查阅范围要求的要特别注明。 行政办公室负责检查档案的整理质量，必要时可将不符合要求的文件材料退回，要求重新整理。 1交接双方应严格执行交接手续，认真核对移交清册，双方经手人和部门负责人在移交清册上签字以备查找。 《档案借阅登记表》 ，档案销毁时，销毁人必须如实填写 《档案销毁登记表》。 （六）后勤保障管理制度 一、会议接待 收到访问申请→了解客户信息→了解客户来访需求→制作客户接待安排 表→接待客户的前期准备工作→进行客户接机 /车→客户进公司接待参观安排→正式洽谈→就餐安排→其它安排→客户离开 2. 用餐程序 各部门、中心在集团安排用餐须报总 裁 批准，并提前将用餐通知书送交办公室，由办公室统一安排。 用餐通知书要列明来客单位、时间、标准、人数。 如遇特殊情况，可口头请示，同意后先用餐，再补办手续。 餐费标准分为 A、 B、 C 三个档次（酒水除外）。 即一般客人用 C 档，较重要客人用 B 档，重要客人为 A 档。 所有招待用餐费用，接待部门须及时报批，办理结算。 对 不符合手续、不按规定办理的，一切费用由接待人承担。 必须注意接待费用支出项目与接待用途及目的一致。 接待费用开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，合理接待，有效使用经费开支。 二、车辆管理 ①根据工作需要，行政必须对所有车辆进行统一管理，填写 《车辆登记表》。 需要用策的部门和个人必须先填写《用车申请单》由行政办公室请示集团总裁批准，对车辆进行统一配备和调整，用车完成后如实填写 《派车单》 上交行政办公室归档。 ②各单位负责人对本单位车辆的日常使用、驾驶人员的安全教育及执行规 章制度情况有管理责任。 ③集团外事用车、集团会议及较大活动用车，办公室有权临时调度各单位车辆，各单位应服从协调调度。 ④原则上各单位不得相互借用车辆，特殊情况须经集团分管领导批准。 ⑤ 24 小时内长途用车（单程 150 公里以上的），须经集团分管领导批准， 24 小时以上的，需报集团副总裁批准。 ⑥任何车辆外借必须经集团副总裁批准。 ①驾驶人员必须严格遵守交通法规，根据车队的安排参加交通安全学习，提高驾驶技术，保证车辆完好，杜绝事故发生。 ②对交通事故肇事者除经济处罚外，还将视情节轻重开具 《行驶事故处理 报告书》 ，并分别给予书面检查、通报批评、停止驾驶、降薪等处理。 ③驾驶人员在车辆使用期间发生违章行为均由个人承担。 ①车辆维修按规定填制申请单，部门负责人签字，走完审批流程后，到指定修理厂或 4S 店维修； ②行政办公室人员负责对车辆进行不定期检查，内容包括：本规定执行情况、车辆内外卫生、一般保养状况等，检查不合格者，对当事者酌情给予惩罚； 集团领导及各分公司总经理配备工作专车，持有效驾照可由本人驾车；无驾照需配司机的，由集团行政办公室统一调配。 5. 附 则 车辆的保 险、养路、验车、牌照、停车场等手续，属于集团行政办公室统一办理，所需费用按财务预算分别人帐；属于各分公司的，自行办理，费用自负。 第二部分行政办公流程 一、客户接待流程 二、呈报流程 三、客户接待流程 四、发文处理流程 备注：发文处理表格用公司《呈报单》 五、收文处理流程 六、办公用品采购流程 七、办公设备维修流程 八、固定资产请购流程 九、印章刻制流程 十、印章使用流程 十一、印章报废 流程 十二、档案归档、借阅流程 十三、档案销毁流程 十四、档案归档流程 十五、合同管理流程 十六、会议管理流程 十七、车辆管理流程 第三部分行政办公表格 1.《办公用品请购单》 2.《固定资产请购单》 3.《办公设备报修申请单》 4.《印章使用申请表》 5.《印章刻制申请表》 6.《印章报废申请表》 7.《呈报单》 8.《收文处理单》 9.《会议计划审批表》 10.《会议预 算金额表》 11.《会议签到表》 12.《档案归档登记表》 13.《档案归档登记表（总表）》 14.《档案借阅登记表》 15.《档案销毁登记表》 16.《用车申请单》 17.《派车单》 18.《车辆使用记录表》 19.《车辆使行驶记录表》 20.《车辆登记卡》 21.《车辆登记表（总）》 22.《燃油效率及油耗量结算表》 23.《行驶事故处理报告书》 附件 1： 办公用品请购单 申请部门： 申请人： 日 期： 序号 物品名称 单位 数量 需用日期 估价单位 总金额 用途 总金额 部门负责人意见 行政办公室意见 副总裁审批 总裁审批 附二： 固定资产请购单 请购部门 请购人 资产名称 数量 预计单价 规格 预购日期 请购事由 行政办公室询价后推荐厂牌 部门总监 财务总监 副总裁 总裁。