酒店行政办公室制度汇编(编辑修改稿)

酒店行政办公室制度汇编(编辑修改稿)内容摘要：

由行政办公室统一管理。 2 部门的专项凭证因工作需要由部门单独管理和保存的，须将凭证和文字说明的复印件交行政办公室保管，并登记说明情况。 3 行政办 公室外保管凭证的变更需在两日内通知档案室，更新档案室凭证副本的资料。 （二）归档要求 1 凭证档案一般由凭证正本、凭证副本和文字说明三部分组成，三部分相符。 2 文字说明详细准确，包括凭证名称、凭证简介和注意事项、颁证时间、颁证单位、领证经办人、审核时间、审核地点、审核经办人、下次审核时间。 （三）凭证管理 1 所有凭证设专门的设备和装具进行管理，保证凭证的安全。 2 凭证副本、正本和文字说明分别存放，建立有效的检索。 5 一般凭证由行政办公室负责经办颁证机关的定期和不定期审查，专项凭证可由相关业务部门 负责经办审查事宜。 （四）凭证使用 1 凭证档案借出日期一般不超过三日。 2 凭证借用严格执行档案借阅管理办法。 六、图片档案管理办法 （一）图片档案的收集和归档 1 图片档案由行政办公室集中统一保管，任何部门不得私存、私占，所有人员都有移交图片资料的义务。 鼓励各部门、个人向行政办公室移交图片资料，移交和捐赠图片资料的部门和个人享有优先使用权，成绩显著的予以奖励，行政办公室维护图片作者的版权。 2 归档范围：凡是反映酒店历史面貌、主要职能活动和各项业务发展，具有保存价值的图片资料都应予以归档。 3．归档要求： (1)照片应由底片、照片、文字说明等三部分组成，底片和照片影像相符； (2)照片说明要详细准确，包括事由、时间、地点、人物、背景和摄影者等六要素； (3)移交人应填写《图片档案移交单》和图片资料一并归档。 （二）音像资料档案管理参考图片档案管理方法执行 七、档案借阅制度 1 借阅档案（包括文件和资料）必须履行档案借阅登记手续，填写《档案借阅登记单》，注明借阅理由和借阅期限，经部门经理和行政办公室主任的批准，秘密级档案的借阅还需要总经理的批准。 2 文件资料的借阅期限不得超过两周，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。 员工离职，必须先与档案室办理借阅文件和资料的清缴手续，否则不予办理调动和离职手续。 3 档案借阅人必须爱护档案，要保证档案的安全和完整，对档案内容负有保密义务，不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、转借或损坏档案，档案借阅人不得将档案带离酒店，否则按酒店处罚条例进行处罚。 4 借阅的档案归还时，必须当面点交清楚，发现遗失和损坏，及时报告行政办公室主任处理。 5 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准同意后方可借阅，不得带离档案室。 6 外单位 摘抄或复印卷内档案，应经总经理批准，对摘抄或复印的内容经审核后方可。