办公室工作目标管理标准(42页)-人事制度表格(编辑修改稿)

办公室工作目标管理标准(42页)-人事制度表格(编辑修改稿)内容摘要：

件，也应当作为重要条件作好安排，因为安定的生活是高 效工作的必要保证。 技术问题既属于物资准备但又不完全是物资准备可以解决的。 现代管理不是任何机构任何组织具备了一般物质条件都能随意承担的。 由于社会事务日益复杂，科学技术蓬勃发展，所以在实施某项决策之前，技术条件、技术力量也是一个不得不考虑的因素。 这里既包括技术设备的适当水平，又包括技术人员与专家力量的使用。 仅仅依靠领导的经验难以进行科学管理。 总之，计划实施者要努力营造理解、合作、团结的工作气氛，使工作计划能在所有人员积极、热情的态度中顺利进行。 第三节 办公室的工作 量化管理 一、办公室工作量化管理概述 办公室量化管理是指在组织生产劳动过程中，采用科学方法 (如预测、概率估算、实测、预定动作时间法等 )对各个工作项目，制定出工作定额来实行定量考核的管理方法。 关于办公室量化管理有些相互联系的用词，其含义有一定的区别，现阐明如下： (1)工作定额 工作定额是指在一定的生产、技术、组织条件下，按照正常作业速度，进行某项业务工作所需的社会必要劳动消耗量。 工作定额是劳动定额的一种。 可以用 某个工程 (业务 )项目需要多少工时来表示，也可以用单位时间内 (天、周、月 )完成多少工作量来表示。 工作定额是办公室工作人员实行定量考核的一个标尺或衡量工作。 没有工作定额，就无法实行定量考核的精细的业绩评价。 (2)定量考核 定量考核是指用工作定额作为标尺，来衡量办公室工作人员的业绩多少，贡献大小，用事实和数据说话，而不是单纯凭主观印象来评价。 在目前情况下，由于脑力劳动尚存在许多难以计量的因素，因此，考核时，定量、定性两种方法要综合使用，但定量描述是劳动人事管理的发展方向，应逐渐扩大其比重。 (3)定员定编 定员是指按工作定额来确定人员配备的标准，它是组织劳动，编制劳动计划的依据。 合理的定员可以精简机构，提高效率。 定编是指规定各个单位各类人员的编制，包括组织机构的设置，人员的定额和岗位的分配。 (4)优化劳动组合 优化劳动组合是指人与生产资料的最佳结合。 即人在所分配的岗位上，学以致用，能够做到人尽其才，才尽其用，能出较大成果；生产资料也因有了合适的人使用，而发挥了更大的功能。 优化劳动组合的关键是用人问题。 量化管理的一个 明显的特点，是办公室工作有了明确的定量标准，规定了应该完成的工作量，从而使每个人都能主动地自觉地为争取工作满负荷而努力。 管理要求各个环节保持合理的比例性，在时间上讲求有高度的连续性。 这不仅仅是对物质生产的要求，也同样是对办公室工作的要求。 若要保持这种平衡关系，唯有依赖劳动定额与工作定额。 “时间就是金钱，效率就是生命”的口号是人所共知的。 如何提高效率，如何充分利用工作时间，却不完全为人们所共知。 办公室量化管理实际上就是讲求充分利用时间和设法提高工作效率的重要途径。 工作效率，一般是指工作的投入与产出之比。 产出大于投入，就是正效率，产出小于投入，就是负效率。 提高工作效率的目标，就是要求正效率值不断增大。 一个人的工作能力如何，很大程度上是看其工作效率的高低。 如果一个人长期处于低效率状态，可以肯定其能力是低下的，或者是心理上和生理上出了问题。 衡量办公室工作人员的效率的标准就是工作定额。 办公室工作人员提高效率的意义： (1)提高工作效率可以增加二者利益。 即有利于单位的劳动生产率和经济效益的提高，增加活力；有利于工作人员个人实现多劳多得，增加收入。 (2)提高工作效率以后，就有可能缩短工作时间，从而有更多的时间让 员工自行支配，去从事学习、娱乐、旅游、社交和休息。 (3)提高工作效率以后，可以克服机构臃肿，人浮于事，浪费时间的现象。 (4)提高工作效率之后，在优化劳动组合中，办公室人员具有更大的竞争优势。 职务分类是指将工作人员担任的每个职务的内容加以分析，以掌握该职务的固有性质和各职务之间的关系及特点，从而决定工作人员在履行职务上所应具备的条件，制定规范，评定等级，衡量工作量和确定报酬范围，并以此作为选用、培训、考核、升迁、奖惩的依据。 职务分类是管理科学在劳动人 事工作中的应用。 把握职务分类的本质，就能在劳动人事管理上产生积极的效能。 职务是指工作人员为完成某项任务必须进行的工作行为。 这种工作行为，既可以发生在人与人之间，也可以发生在人与物之间。 任何一个职务都具有与该职务相应的责任。 所谓责任是指对其工作的同意、承诺和承担后果。 职务和责任是一个综合体。 依照制定工作定额的要求，办公室工作的分类，应遵循其本身的规律，通常考虑的因素有： (1)工作性质，即处理所承担的工作时，应具备的专业知识、技艺、能力及其特点，性质类同的可归纳在一起。 (2)劳动形式的组成比例，如体力劳 动和脑力劳动所占的比重，创造性和事务性劳动所占的比重等。 (3)责任范围，领导工作与具体工作的责任大小不同，各业务岗位都有本身的责任。 (4)习惯上的隶属关系。 (5)有利于实际应用。 二、办公室工作量化管理的基本原理 办公室工作的量化管理，衡量脑力劳动与体力劳动两者的比重，需应用定性与定量相结合的原理和方法。 绝对地用定量考核，某些岗位的计量条件还不够成熟，单纯地用定性方法考核，无数据作依据，难以符合实际，因 而避免不了“设虚岗”、“人浮于事”、“机构臃肿”的弊病。 这就需要一种兼有定性、定量分析的双重方法。 (1)所谓定性，就是对人与事的特性进行鉴别和确定。 在人员功能测评中，定性就是对人的素质、智能和绩效进行评定。 在工作量的衡量中，定性就是考察工作人员所承担的目标系统中的各项指标的完成与否，岗位责任制中的条款履行与否等。 在传统的劳动人事考核中，定性一般都建立在经验和印象的基础上，这固然也是一种鉴别的方法，毕竟带有较强的主观成分。 科学合理的定性是现代工作测评的重要环节。 (2)所谓定量是通过一种数字符号显示人的功能 特性或人的效率特性。 测量可分四种水平，即类别、等级、等距和比值。 这四种水平产生四种尺度和四种量表。 类别尺度，是测量水平中最简单最基础的一种。 类别尺度又可分为标记和类别两种。 标记中的数字只记载事物而已，并不作数字分析。 例如小组中有十个人，给予十个号码，只是一种代号，并不代表某种属性多少，不是业务水平排号，也不是地位高低排号。 类别中的数字代表事物的集体，它与标记相异之处是每个数字代表一个以上的人或物体。 在类别中，分派到相同数字的所有物体的某些属性都是相似的。 例如男性称之为 1，女性称之为 2，只是性别相似而已， 就是一种尺度。 等级尺度，要求一个集合体的人或物能够依规定的特征或属性的大小而排列次序。 这种规定的特征或属性具有同类性质。 例如有三个会计员，他们的工作经验分别为 1 年、 2 年、5 年，只是根据年限排序，而不能将这些数字进行运算。 等级量度，一般可分为等第顺序法、配对比较法、常恒刺激法和连续性类别法。 等第顺序法是依某种属性将事物由最多排列至最少，最大排列至最小。 配对比较法是在一个时间内对每组配对的刺激 (事物、现象或行为 )按大小排列次序。 常恒刺激法与配对比较法类似，其不同点是以一种标准的刺激，连续地同一组常恒刺激中的各 个成员相配对比较。 连续性类别法是把一群刺激分成若干不同的类别，再按指定的属性进行顺序排列。 这些尺度和量表所得的数字所表示的不是绝对值，只是顺序信号。 等距尺度，它具有类别和等级尺度的特征，而且测量单位相同，尺度上的等差代表所测量事物的量的等差。 例如甲、乙、丙三人的创造力分别为 90、 80、 70，可以说甲与乙的差异为 10，乙与丙的差异为 10，两者的差异相等，但不能认为甲与丙的差异为甲与乙的差异的两倍，因为创造力没有绝对零点，每个劳动者只要从事劳动，便或高或低地表现出创造力。 比值尺度，即比例尺度，它除了含有上述 三种尺度的特征外，还具有实际意义的绝对零点。 数字“ 0”作为起始点表示事物特性的零量或中性点。 例如，员工甲完成工作定额为 200h，员工乙完成工作定额 140h，可以说甲比乙完成定额多 30％，或乙只完成甲的 70%。 尺度是构成法则的重要因素。 定性与定量原理，要求将劳动人事管理的丰富经验与数学领域的新老成果相结合，使测量标准和计量方法有机地统一起来。 办公室工作定额的制订，必须定性与定量相结合。 在办公室量化管理中，静态概念是指在某一特定阶段中，在标准条件下，影响时 间的因素变化与时间消耗呈对应稳定状态。 动态概念则往往是以与静态相对应的概念出现在不同范围中。 量化管理的动态概念，就是影响时间的因素结构及其变量，时间消耗的结构及其变量，都在不断变化中。 量化管理中静态和动态关系的处理大约有以下几种： (1)动态 ①单位条件在不断变化。 ②环境在不断变化。 ③工作内容在不断变化。 ④工作方法在不断变化。 ⑤影响时间消耗的因素，包括“质”和“量”两个方面在不断变化。 ⑥工作时间标准和数学模式要随时空关系和前述几项的变化而变化。 (2)静态 ①在标准条件下，在固定的办公场所，在 时间标准规定的有效期内，工作定额和数学模式是相当稳定的。 ②在不改变工作的方式方法前提下，例行时间是相对稳定的。 ③制度规定的授权时间是相对稳定的。 办公室工作，客观上存在着“质”和“量”，如何测量 ? 测评的概念，包括测量和评定两个含义。 人的工作时间的测量是用数学对人的功能和动作进行描述；人的业绩和贡献的评定是应用这种描述来全面确定功能和动作的价值。 评定和测量是事物的两种衡量方法，相辅相成，互为一体。 客观的描述测量离不开主观的判断评定；主观的判断评定要以客 观的描述测量为依据。 在量化管理系统中，无论是确定人员功能素质，还是制定工作定额，以及考核评定，都要应用这一原理。 物质生产的量化管理如此，办公室工作的量化管理也是如此。 (1)测量 业务工作测量的定义为：根据法则，用数学对劳动者的动作进行描述。 它的要素包括：法则、数学、动作三者。 ①法则 无论何种测量，最关键的要素是法则。 所谓法则就是指导人们进行测量的准则和方法。 在对人的动作测量上，确定人的某种作业效率的法则，可以分派 1～ 10 的数字。 若该操作者的效率很高，给予数字 10；如该操作者的效率很低，给予数字 1；其余 则界于 2～ 9 的数字范围内，对于某种事态发生或未发生的描述，其分派数字只牵涉到 0(未发生 )或 1(已发生 )。 任何测量都会呈现函数关系，而函数关系都是建立一种有顺序的配对的集合，用公式表示如下： f=｛ (x,y)。 x=任何物体， y=1个数词｝ 函数 f 等于有顺序配对 (x， y)的集合， x 是一种事项或动作， y 是相对应的数词， f 是一个法则。 法则被使用后，往往会产生不同的效果，假设测量的各种条件都相等，则好的法则可以得到客观可靠的测量结果，差的法则就会得到无效或偏畸的测量结果。 一般说来，对稳定的可见现象，测量的法则容易 建立；对变化的潜在的事物，测量法则的建立会有一定难度，特别是关于人的功能和脑力劳动测量，法则的建立不是轻而易举的事。 但不管容易还是困难，只要具备了以下三个条件的，就可以测量。 这三个条件为：。 不存在的现象或动作行为是无法测量的，而无法测量的对象则无法建立法则。 人的功能和脑力劳动总要通过动作表现出来，它是一种客观存在的现象。 事物既有共性，又有个性，共性是归类的依据，个性是区别事物的标识。 事物一旦产生，便有一个特定产生的空 间和波及范围，也需要有从开始到终结这样一个过程，无论过程长短，都要消耗时间。 ②数学 这里所说的数学是指使用数学的方法和手段，研究人的功能和工作时间，由于既存在共性和个性，又有一定的模糊性和复杂性，便要应用现代数学中的模糊数学和多元统计、非参数统计等手段，以解开其中的难题。 ③动作 动作指人所表现的工作行为。 这种行为是由精神支配的、具有内在动机和意义的行动。 人的行为有一般行为和关键行为，有显露行为 (动作 )和潜在行为 (思维 )。 潜在行为如不通过显露行为表达，自然无法计量。 法则、数学、动作三要素是一个有机整体， 其中动作是前提或基础，数学是手段或符号，法则是中介或关键。 离开了人的动作行为，法则就是一句空话；没有良好的法则，就不可能使作业的劳动量通过数学得到反映。 其关系见图 53 所示。 (2)评定 评定泛指衡量人与事的价值，具有与测量相对应的三要素。 ①定量描述 定量描述是测量的结果，也是评定的基础。 例如，在处理数据中，常用平均数、标准差和标准误差来表示事物的情况。 平均数能说明事物的本性和特征，可用来衡量在一定条件下的测量水平和概括在表现测量数据的集中情况。 标准差可表明一系列变数距平 均数的分布情形，常用来确定某一范围的界限，也就是说，某一“标准”数值，不只是恰巧等于这个数值才符合要求，一般都有一个上下幅度的范围，凡在规定的幅度范围内，都属正常值。 标准误差又称抽样误差，即全部样品平均数的标准差。 在测量统计或抽样研究中，总是通过部分资料来推测全体的。 在一般情况下，样本与总体不可能完全相同，彼此或多或少有些差别，这种差别就是由于从全部资料中抽取一部分而引起的，其差别就是标准误差。 业务工作量的测定，常采取实体测定、工时抽样和模拟分析，其数据处理多采用数理统计、非参数统计和回归分析法等。 ②价值 价值是与测量三要素中的法则相对应的概念。 价值源于定量描述，高于定量描述，是评定的重要因素。 在量化管理研究中，价值可视为人所起的积极作用和劳动时。