企业会议管理教材(编辑修改稿)

企业会议管理教材(编辑修改稿)内容摘要：

通过良好的准备和全体与会者的参与，会议上出现的大多数陷阱是可以避免的。 必须确保： ● 研究会前传阅的全部会议材料； ● 准时开始会议，准时结束会议； ● 严格并认真地按照议程进行会议； ● 如果主持会议，尽可能让更多的人提出问题和回答； ● 保证与会者充分了解已经做出的决定。 当议程上最后一项（通常标以 ” 其他事宜 ” ）开始进行时，与会者可能会在底下相互交谈，提出一些小问题。 如果你 主持会议，让每个人有秩序地获得发言机会。 小提示 19： 确保在会议之前就会议目的取得一致。 小提示 20： 当与会者偏离议程时提醒他们。 积极的行为 消极的行为 会议开始 一次讨论议程上的问题 获得关于每个问题的意见 果断而积极地开始 与会者迟到 把讨论控制在预定的时间内 出现偏离议程的情况 与会者有效地提出建议 与会者之间出现分歧 找到可行的解决办法 各种意见都探讨过 概括要点并取得一致 会议没有结 果 允许其继续争吵 争吵以僵局告终 商讨折衷办法 转入目标 做出决定 结束会议 中管网制造业频道 中管网制造业频道 第 2 章 准备会议 花费在准备会议上的时间很少会浪费。 确保会议在恰当的时间和地点举行，由合适的人参加，快捷且戏院有做出正确的决定。 选择恰当的人出席会议可以决定会议是否能达 到目的。 每一个被邀请者都应当出席，因为他们能提出各自特殊的意见，否则会议就不能充分利用与会者们的时间。 小提示 21： 考虑与会者在一个小组环境中如何工作。 小提示 22： 排定会议时间表之前要考虑旅行时间。 当你考虑邀请谁时，可能某些人是当然的出席对象。 例如，如果讨论一个贷款项目，你应当邀请有权同意贷款数额的人参加。 另一些人可以提供专门的技巧或建议。 邀请那些有良好沟通技巧的人参加会议。 他们能够帮助小组卓有成效地工作。 ，并达到预定的目标。 若某些与会者只需参加会议的某一部分，应告诉他们有关事项 的开始和结束时间，这样可以节约这些与会者的时间，并使会议易于控制。 当你列出了与会者的初步名单时，依次确认每个人可能做出的贡献： ● 他们是否有可供分享的信息。 例如，一位销售经理报告客户的反应。 ● 他们能否提供特殊的意见或信息。 例如，一位生产经理。 ● 他们的专业身份是否有用。 例如，处理合同争议的律师。 ● 他们能否实施已获得同意的行动。 例如，在一个预算会议上的一位财务主管。 提供信息：邀请公司某一部门成员，例如生产或销售部门成员，为公司其他人员提供有关他们部门的进展 情况。 提供意见：某些人因为正在参与某一特定事件，或者因为有经验，因而有资格向其他成员提供有用的意见。 提供特殊的专长：具有特殊技能的专家，或是来自公司内部，或者来自公司之处，他们的出席都可能促进讨论。 授权行动：尤其是财务方面的决定，如签署或谈判一个新的合同，可能要求一位财务主管在场授权这个行动。 小提示 24： 议程的每个项目旁列出发言者的姓名 组织会议最困难的部分之一是确定一个时间，以适合你的全体与会者。 有时，确定会议时间的最简单的方法是。 把会议安排在由同一批与会者参加的另 一个会议之后，否则电子邮件或电话要来来往往直到至确定会议日期。 如果有人不能按所提出的时间出席会议，在重新安排会议时间之前，考虑下下如果没有他参加，会议是否仍可举行。 通常需要就会议的时间和地点作书面的确认。 中管网制造业频道 中管网制造业频道 要点 ● 必须明确通知与会者关于会议的日期、时间、地点和会议的目的。 ● 与会者应当明白他们将对会议做出哪些贡献。 ● 会前向全体与会者提供书面的背景材料。 ● 会议场所必须有适当的设备，会场大小适宜。 使与会者明确会议目标的最好方法是，预先发给他们一份明确的议程。 准备议程有几种方法，选用一个适合你目的的 方法。 小提示 25： 避免在一天的情绪低落时段内开会，例如紧接在午餐之后。 会议议程是需要提出度讨论的问题或项目的清单。 它应当简洁、一目了然。 首先汇集所有的有关信息，然后搜寻出哪些项目需要确定细致程度。 你会发现与其他会者商计是有用的。 若有许多的问题要讨论，就给每一项目分配一个时间限度，以保证你不会超过规定的时间。 在会前多久开始准备议程决定于需要多少准备时间。 小提示 26： 保证将议程的任何改变都通知会议主席。 在为类似会议编写议程时，可把这份简单的议程作为模板。 给每一 项标出号码，并给每一项分配一个开始时间，以有利于那些不需参加整个会议的与会者。 小提示 27： 议程应尽可能简短。 例如：委员会会议议程 7月 6日上午 11点 格林• 德雷 饭店 （议程开头为会议日期、时间与地点） ⒈（ 11： 00）任命一位会议主席 ⒉（ 11： 10）为缺席致 ⒊（ 11： 15）批准上次会议备忘录 ⒋（ 11： 30）上次会议提出的事项 ⒌（ 11： 45）讨论联络司宜 (每项编号、每项均有一个起绐时间 ) （ 12： 00）会间休息 ⒍（ 12： 15）财务事项 ⒎（ 12： 45）特别事项 ⒏（ 13： 00） 其他动议 ⒐ （ 13： 15）其他事宜 ⒑（ 13： 35）下次会议细节 （下次会议细节写在议程的未尾） 小提示 28： 试将议程限于一页纸 要点 ● 议程包括会议日期、时间、地点和目的等细节。 中管网制造业频道 中管网制造业频道 ● 议程中关于会议的主要目的应尽量明确 ● 全体与会者需要确切知道会议对他们的要求 ● 分配给每一项的时间应体现出它们的优先次序 ● 时间。 无人会介意提早结束会议，但是会议超过预定时间是令人不快的。 当你撰写会议议程时，尽量按逻辑排列主题，并把类似的议题放在一起，这样可以避免同一领域谈了一遍又一遍的情况出现。 你的议程可以从常规事情开始 ，如指定一位会议主席，为缺席致 ，然后转入批准上次会议（若相关）备忘录并听取前次会议上接受任务者的报告。 会议的下一个议程应当是就当前的问题，例如最新的财务会计及销售情况，进行大量的讨论。 最后是其他事宜，并计划确定下次会议的日期、时间和地点。 小提示 29： 早些讨论最重要的问题，此时与会者最有精神。 一旦你草拟了一份议程，就将其发送给与会者，供评论、补充或征求同意。 如果你希望在一份已经正式批准的议程上增加或删除项目，必须征得与会者的同意。 与增加项目相比，他们可能会更喜欢减少一些项目，除非他 们对你希望加上去的项目有特殊的趣。 当与会者抵达会议时给他们一份修改的议程，这种做法是不能接受的，除非因临时事件而必须这样做，例如主席生病，或财务情况的突然变化。 尽可能在会议之前预先分发最后决定的议程。 ⒈决定需要在会上提出的问题。 ⒉将议程初稿发给全体与会者，征求他们关于其他项目的建议。 ⒊将建议汇总到下一个草案中。 ⒋重新在全体与会者中传阅议程，征求他们的同意并定稿。 选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，这不仅此是一个舒适的问题，而且要使与会者感觉到这个场所是适合 于这个会议的。 对所有会议都这们，无论小会或大会，正式会议或非正式会议。 小提示 30： 为那些需作长途旅行者考虑所要花费的时间 小提示 31： 为残疾与会者提供必要的设备。 会议地点应与会议目的相适合。 若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的。 同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室如开正式会议。 对于你本部门的会议，仍有一个选择问题，你必须决定家中、中立处或外地哪个最适合你的需要。 如果你在安排一个会议，要租用会场及其他设备，你应比 较一下价格，尤其在预算紧张的情况下更应该这种做。 你可能发现你能谈成一个折扣。 大城市中心地段可能适合于大多数与会者，并且公共交通服务良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂贵一些。 中管网制造业频道 中管网制造业频道 城外会议场所对与会者吸引力较小，但如果会议持续一天以上那是值得的。 另一方面，一个城市的愉快舒适可能有助于吸引人来参加持续几天的会议。 衡量你的优先顺序，挑选合适的会议地点。 根据法律，必须邀请某些人参加某种会议，如公司的股东年会 — 虽然有一些不道德的公司找一个不合适地点或时间召开会议以通过不得人心的提议。 给年会设定一个使股东无法投票的日期和地点，这是不合法的。 将公众会议放在难于接近的地点也是不合法的。 在任何会议中，物理因素起着重要的作用。 不论什么场合，注意使与会者足够舒适以集中精力开会，但不要让他们舒服得想打瞌睡。 检查并使外面噪声保持在最低小水平，取暧和通风有益于工作，但不要过分。 大饭店里的房间常有很好的空调但缺少自然光，而自然光对于维持一种活跃的气氛是重要的。 小提示 32： 确定电话已被移出会议室。 会议场所 考虑的因素 你的办公室 你的工作位 置或一张会议桌，外加几把椅子。 ● 你的全部参考资料在手边。 ● 你的权威性可能得到加强。 ● 可能会有电话干扰，或者有人打扰。 下级的办公室 一位下级的工作处。 ● 可能提高一位下级的地位和士气 ● 如果工作处狭小，可能会使双方都感不适 单位会议室 供员工使用的公司会议室 ● 避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题 ● 处人可能同与会者接触而打扰会议 外面的会议室 在你公司之外的一个中立的会议室。 ● 保证设有任何一方占地主优势。 ● 如果保密是重要的，这类会议室很有用。 ● 可能昂贵，并且每人个人都不熟悉。 会议中心 一个大的聚会 场所，例如在一所大学里。 具有开大会的设备。 需要时能够提供技术支持和安全 保卫。 可能缺少非正式的小规模聚会的机会。 城外的会议场所 异地的一间办公室、会议室或饭店。 如果与会者来自全世界，那是合适的。 在某种场合增加几分的力。 旅途、时间和食宿花费很多。 有几个原因（有的明显，有的不太明显）使会议场所选择得不好。 当你寻找和预订会议场所时，应预计避免下列常见的陷阱： ● 参加会议的人比预计的要多 —— 房间不够大，人们感到不舒服。 ● 出席人数比预计的少得多，空荡荡的房间令人。 ● 空调不合适，房间闷热，或气温太高，难以调节。 中管网制造业频道 中管网制造业频道 ● 会议室中的灯光开关或插头未作检查和标记，出现技术问题。 ● 会议地点或附近缺少服务部门，如咖啡厅或银行。 小提示 33： 把有潜在问题的会议安排在中立地点。 要点 ● 会前对于不熟悉的会场至少访问一次。 ● 房间最好有窗，可以打开或关上以调节温度。 ● 发言者需要知道空调器和灯光开关的位置。 ● 洗室及其他设备应清楚地标明。 ● 椅子应试坐十分钟，检查是否舒适。 小提示 34： 要求你的助手检查当地公共交通运输的可利用情况，时间表和季节性变化。 随着公司的发展，会计部门 与销售人员合作时产生了问题，所以会计经理在一个方便于销售部门的房间里召开一个会议，讨论一起工作的方法。 然而，房间太小，椅子不够，有些人得站着，挡住了别人的视线，致使他们不能看到经理。 正在翻动的图表。 空调无效，窗也未开，所以室内闷热；一扇门开着，但这让办公室外面的噪声进入。 财务经理被电话叫走，然后有几个人生气地走了。 经理回来询问建议，但几 没有什么响应，结果未获得实际的解决办法。 选择了错误的会议场所：这个事例指出，尽管有完好的意图，却选择了一个不好的会议场所，实际上是损害而不是改善了两个部门之间的关系。 在一个没有打扰且有足够空间容纳参加讨论的全部成员的中立处，两部门的聚会可能会获得更积极的结果。 一个构建良好的会议室并不保证能有一个好的会议，但是它可显著增加这种机会。 记住你的会议目标。 大多数会议的主要目的是与别的与会者口头交谈来分享信息，所以优良的音响效果是必需的。 即使在一个小房间里只有少数人进行交流也会有这种问题，而音响效果对于有众多与会者参加的会议尤其重要。 如果运用视觉因素，例如使用视觉辅助装置，视听效果都必须良好，所有椅子的安放位置都不能有碍视线。 小提示 35： 找一个肯定不 会受到打扰的会议场所。 好的设备有助于气氛，如良好的音响装置、适宜的照明以及舒适的座位。 如果听众注意力不分散，就能集中在发言者身上。 发言者会由此受到鼓励而讲得更好。 案例研究 一家广告公司安排会见一个潜在的客户，讨论一项宣传活动。 这个客户的工作场所相当远，是一个小型的开放式办公室，所以广告公司建议利用一家邻近客户且有会议设备的饭。