20xx分公司管理手册

20xx分公司管理手册内容摘要：

用， ： 无 ： 《行政部例会组织管理规定》 获取方式： OA日常事务 规章制度 行政管理类 ： 为维护企业正常的办公秩序，树立良好的企业形象，创造干净、整洁、舒适、合理的办公环境，培养良好习惯，提升个人素养。 为控制和节省 办公经费开支， 使公司有限的资源得到有效、合理的利用。 行为规范 a) 公司员工应按照《着装管理规定》要求穿着 ， 以 树立良好的公司形象和个人形象 ； b) 严禁在办公室大声喧哗，谈论与工作无关的事物； c) 在公众场合出现他人有碍体面 、 有违公司规定的行为时应及时 、 善意地提醒 ； d) 遇公司客人来访时，要礼貌谦 让； 工作 规范 a) 遵守上班时间，因故迟到或请假 时， 必须事先与所在部门 主管 取得 联系，说明原因 ； b) 不打私人电话，不处理与本职工作无关的私人事务 ； c) 上班时间不得使用电脑玩游戏、上网浏览与工作无关内容 ，具体参照《网络管理规定》执行； d) 公司文件应妥善保管，不能随意处理 ,或者遗忘在桌上、书柜中 ； e) 重要的记录、证据等文件必须根据公司 《档案管理规定》要求及时归档 ； 会议规范 a) 开会期间关掉手机或设成振动，不从事与会议无关的活动 ； b) 认真听别人的发言并记录，不得随意打断他人的发言 ； c) 不要随意辩解，不要发牢骚 ，保持会场肃静。 5S 管理 员工 有维护良好卫生环境和制止他人不文明行为的义务。 养成 良好的卫生习惯，不随地吐痰，不乱丢纸屑、杂物， 办公室内不得吃饭和有浓烈气味的东西。 如在公共场所发现纸屑、杂物等，随时捡起放入垃圾桶，保护公司的清洁。 办公场所内外未经许可不准张贴广告、宣传画、标语，不准堆放或悬挂物品。 个人办公区域 5S要求 桌面摆放方式： a) 只允许摆放电脑、电话、笔筒、水杯及正在处理或当日处理的办公 文件、文件夹或书籍 ； b) 暂时离开时（半小时以内的离开），要将桌面正在 处理或当日处理的办公文件、文件夹或书籍等物品整理清楚并摆放整齐； c) 半小时以上的离开、外出或下班时离开，办公桌只许摆放电话、笔筒、水杯，不摆放文件架等办公物品或其它物品。 ： 任何时间，只要离开办公位置， 就必须把椅子归回原来的位置，并摆放整齐。 5S要求 a) 保持 公共办公区域畅通，各部门公共区域和各楼层干净整洁， 无堆放杂物 ； b) 公共区域存在清洁问题须第一时间通知保洁人 员进行处理； c) 公共区域禁止吸烟； d) 来访客户如在 禁烟 区吸烟，接待部门应主动劝阻，或引导其进 入指定吸烟区。 文件打印管理 文稿的输出 a) 员工在进行文书和稿件的传递作业时，应以企业管理信息系统为首选工具。 对系统外的传递，也应 尽量 使用电子文件 ； b) 一些用于讨论、评审或申报的文稿，应尽量减少中间输出，而应在初步定稿或最终定稿时作一次输出 ； c) 对于一些涉及到公司机密的文件和资料（如：经销商资料、开店信息 、销售网点、营销政策、人事资料、财务信息等）应 注意保管，对于不再 使用的机密性文件应予以销毁，不建议做二次纸使用 ； 文稿打印要求 a) 所有打印的内部使用文件，一律采用 双面打印 ， （打印机无双面打印功能的除外，但必须使用二次纸进行打印） ； b) 同一份文件需要打印多份，只需打印一份，其它使用复印完成。 c) 对于一些色彩不影响表达的文稿，应尽量采用黑白 打印。 d) 文件 输出 须 采取 严格的 登记制度，具体由 配有打印机的各 分公司 总监助理 /行政文员 负责 或领用人监管。 每月通过登记打印数量与打印机内存数据进行对比， 打印人员在输出文件时必须经过仔细的检查、认真核对，避免 出现浪费； a) 打印一体机仅做紧急时刻复印使用（数量不超过 3张），不建议用于各部门传递文件复印之用； b) 如需大量复印文件，应使用复印机进行复印。 使用 a) 办公 电话，主要 用于 方便与外界沟通、开展业务之用，不提倡 伙伴们 在公司内 拨 打私人电话 ； b) 禁止拨打信息 服务收费 电话。 c) 区域人事专员 每月对单次电话超过 3元的（市话约 30分钟，长话约 10分钟）的情况进行查核，对超过 3元的通话将需要座机号码所属人进行解释； 空调的开启时间和原则 a) 空调的启动要严格按照操作规程开启，严禁 频繁的开关空调，每次停机后至少要休息三分钟后才可进行第二次开启，否则，将对压缩机造成严重损坏，影响其正常的使用； b) 为节约能源 和延长空调的使用寿命，空调开启后，制冷温度应设置在 25℃以上；以免空调机长时间工作， 导致 压缩机发热、发烫， 减少机器的使用寿命。 管理责任： a) 全员必须做到 “人走机关” ； b) 公共区域办公室的空调由部门主管指定责任人负责日常管理； c) 非工作时间， 应 自觉 将空调关闭； d) 各 会议室、空闲 公用 场所、样衣室 的空调，本着谁使用，谁管理的原则， 使用者在使用完毕后必须将空调关闭； e) 空调遥控器要妥善保管，造成丢失或损坏的，要照价赔偿。 用电器具管理 a) 下班后，要自觉关闭电脑、照明灯等所有用电设备，以杜绝浪费； b) 工作人员下班后，要对各办公室进行检查，关闭卫生间 、楼道、走廊等未关闭的所有电源开关。 用水管理 a) 所有员工 要养成节约用水的习惯。 在使用自来水时尽量开小 用水量，缩短用水时间，杜绝“水长流”和“水白流”的严重浪费现象； b) 工作人员下班后，应对各楼层进行检查，关闭卫生间 、茶水间等未关闭的水龙头。 办公用品管理 办公用品的领用 每周四员工可根据需求填写领用单经主管签字后至仓库领用；部分办公用具采用以旧换新的方式进行领用 （详见下表）； 以下标准配置成套领用； 序 号 名 称 数 量 单 位 备注 1 笔筒、固体胶、涂改液 各 1 个 /瓶 下次领用须以旧换新 2 剪刀、黑色水笔 各 1 把 /友 下次领用水笔芯须以旧换新 3 文件夹 2 个 30页 4 电话机 1 台 5 笔记本 1 本 6 自动铅笔 /笔芯 1 套 7 橡皮擦 /回型针 各 1 块 /盒 8 订书机 /订书钉 1 套 9 计算器 /纸篓 各 1 台 /个 工作中无处理数据或处理少量数据人员不 领用，使用电脑计算器进行操作 使用 员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费。 凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费的 70%100%，造成报废或丢失的视情况由责任人赔 偿原值的 70%100%。 如责任 人不清，由该部门负责人承担赔偿额的 50%，保管人承担另 50%。 对有意破坏者，除全额赔偿外，并依据情况予以处罚。 文书编写规范 文件（包括规定、办法、制度、标准等）编写参照《文件管理规定》执行。 行政公文编写 公司 行政公文 仅限于 通告、通知、通报、批复、决定、意见、 会议纪要、请 示、报告、公函。 行文时，需按照内行文（参见附录 A 和附录 B）和外行文格 式（附录 C）编写 ， 并 按 要求 进行编号。 公文 编号 一、内行文（上行文、平行文和下行文）编号 1 编号 发文分公司 /部门代码 — 年度 — 流水号 ADM — 2020 — 20 说明 行政部 短横 年度 短横 流水号 二、外行文编号 2 编号 公司代码 — 发文分公司 /部门代码 — 年度 — 流水号 SYGF — ADM — 2020 — 20 说明 实业股份 短横 行政部 短横 年度 短横 流水号 编写注意事项 a) 文件的 主送单位标注于文件的标题 下 ，文件 的正文前。 向上级机关或相关单位抄送的，必须在文件尾部标注抄送机关、单位名称； b) 凡涉及公司商业秘密或不便于广为扩散的文件，必须在文件尾部标明“此件发至，注意保密”，所受文件 阅后必须妥善保管，不得随意放置。 若造成不良影响，追究当事人责任； c) 附件一般分两类，一类是对行文的补充、说明或证实的文字材料、图表、凭据等，一类是随文颁发的规章制度、办法、规定，以及向上级机关报送或向下级机关“批转、批发”的文件。 附件附在正件之后。 一般在正件正文后标明附件标题，附件正文前应标注“附件”二字。 获取方式： OA文档管理 文件管理 常用表单 《办公室管理规定》 获取方式： OA日常事务 规章制度 行政管理类 、复印、传真、打印管理 对在公司 进行打印、复印和传真的资料进行控制，以杜绝公司资料的外泄，同时确保公司资源的节约。 工作准备 （分公司行政指定文印室兼职 管理员） a)每天上班后， 检查办公用品 （ A4 复印纸 、 A3 复印纸 、签字笔、登记本 ）是否齐全。 b)检查相关设备 使用是否正常 运行； 打印机、复印机、传真机 各种设备内 是否有纸。 发送传真 a)发送传真人员把需传真之资料交由传真管理人员 传真 ，并 写清收件人姓名、传真号码及需发件 日期，亦或自行操作即可； b)发送完传真后， 一并 在《传真资料一览表》 签字 ． ． ，以便查核。 接受传真 a)接收传真 后，行政部 人员按照传真内容进行 辩别 ，然后将传真 转发 至相关人 员； b)不清楚接收人员的 传真， 可以交给分公司经理 进行 辩认。 复印资料交由管理人员复印或自行复印，在复印完成后， 在《资料复印一览表》上 进行登记（ 复印文件 /资料的名称、数量、 部门名称 、 ． 签字确认 ． ． ． ． ）． ，以便 查核。 ： 打印需求人员 将打印机上打印出来的资料整理好后，在《打印资料一览表》和《彩打打印资料一览表》 上 进行登记（ 复印文件 /资料的名称、数量、 部门名称 、 ． 签字确认 ． ． ． ． ）． ，以便 查核。 各部门将可再利用的二次 纸统一进行整理（去除涉及公司机密的文件、合同、设计图样等），并送 至人事行政部进行重复利用。 设备异常 a)在发生简单机械故障时， 管理 员应 通知维修人员 在 10分钟内进行简易的维修及检验。 b)在确认无法自 行 维修时应在 1小时内通知专业维修人员进行维修。 备用 正常情况下 各类墨盒、硒鼓、色带应有一个库存备用。 《 传真资料一览表 》 、 《 复印资料一览表 》 、 《 打印资料一览表 》 、《彩打打印资料一览表》 获取方式： OA文档管理 文件管理 常用表单 ： 《文印室管理规定》 获取方式： OA日常事务 规章制度 行政管理类 公司网络资源是公司用于工作目的的投资， 仅限 于工作 使用。 任何部门和 个人 不可占用公司网络资源处理与工作无关的事务。 确保公司 网络系统安全、良好地运行与发展。 程序 网络系统安全管理 严禁在 网络系统 上使用来历不明， 可能 引发病毒传染的软件。 对于可能引起计算机病毒的软件，应使用杀毒软件 扫描杀毒。 严禁使用网 络系统从事与工作无关的事项 （包括但不限于以下各行为： 玩游戏、上网聊天、下载电影等）。 不得利用公司邮件系 统发送连锁邮件、广告邮件、垃圾邮件、节日贺卡等与工作无直接相关的邮件。 所有用户在其网上活动中应该遵守网络礼仪和道德规范，不得使用 网络系统 制作、复制、查阅和传播下列信息： a) 有损公司形象图片、文字以及涉及公司机密的文件资料 ； b) 未经法务部批准的任何公司内部或合作项目信息。 未经 信息部同意、最高主管审批，所有用户 不得将服务器、工作站上的系统软件、应用软件 、涉密数 据、信息、资料等 转录、 复制、传播。 网络系统运行管理 各 分公司 总监 级（含）以上职位 的人员 ，可以使用 电子邮件群发功能；如果其他员工在工作过程中需要使用群发功能，可以 将 发送的具体内容提交给主管直至 中心总监 审核。 通过审核后 ， 由各 分公司 总监代为 群发 ； 信息部人员和所有用户 在网络的使用中，对所发现或发生的违反有关法律、法规和规章制度的人或事应该予以制止或向 行政部 反映、举报。 应该协助有关部门或管理人员对上述人或事进行调查、取证、处理，应该向调查人员如实提供所需证据。 网络系统监控管理 根据公司高层领导指示、行政部、人力资源部管理需要或各。