湖北新华_流程重组_物流接口说明文件v2

湖北新华_流程重组_物流接口说明文件v2内容摘要：

心是操作执行和数据反馈。 2. 商流与物流信息传递是相互的，商流给物流主要传递的是单据和指令，物流给商流反馈的数据结果。 3. 为了保证未来物流与商流无缝衔接，商流与物流的接口信息传递是以系统直接传递为主。 本文件除特殊注明，均采用直接信息系统传递方式。 4. 物流系统中应能区分管理 崇文连锁采购中心、教材公司 、教辅公司三 个 业务单元 商品 的收、发、存、盘、退等。 要求商流对教材的各项指令中：需要指定征订代码与出版年度； 5. 商流向物流发出的指令和单据可以由商流主动更改或撤销。 3. 基础数据 数据 商品主数据 内容： 名称 业务提供 物流完善 备注 商品编码（ UPC） √ 商品在系统中的唯一编码 货主编号 √ 四大业务公司 正丛书名 √ 附丛书名 √ 正书名 √ 并列书名 √ 商品简称 √ 参考码 （ ISBN） √ 参考码（ ISRC） √ 条形码 （商品自带） √ 湖北省新华书店集团业务流程重组项目 本文档在 AMT 咨询 文档控制范围之内，在得到许可后方可进行使用 8 条形码（现编条码） √ 自编书号等 载体 √ CD、 VCD、 DVD、盒带、录像带 定价 √ 作者 √ 作者国籍 √ 译者 √ 出版社 √ 发行范 围 √ 版次 √ 印次 √ 第一版出版年月 √ 本版年月 √ 本版本次印刷年月 √ 开本 √ 装帧 √ 印张 √ 字数 √ 页数 √ 主题词 √ 语种 √ 附件类型 √ 附件数量 √ CIP分类号 √ 商品分类码 √ 中图分类码 √ 营销 分类码 √ 营销分级码 √ 业务属性 √ 拼音缩写 √ 根据简称系统自动生成 重量 √ 长宽高 √ 每包封数 √ 每封册数 √ 目录 √ 内容提要 √ 读者对象 √ 本表内由业务提供的部分是供物流作为判别商品的依据，物流不能做补充和修改。 实物与业务提供的依据不一致的，物流按新品进行操作。 商品主数据 的建立和维护权限：  商品主数据 的建立： i. 一般情况下， 商品主数据 应该由业务部门负责建立 ，但是人员可以在物流收货现场办公。 湖北省新华书店集团业务流程重组项目 本文档在 AMT 咨询 文档控制范围之内，在得到许可后方可进行使用 9 ii. 实际收货时，对无采购订单到货且无主数据 信息的商品， 物流需要 提取样本， 交由业务部门数据维护岗 建立 商品主数据。 样书 与 随单 必须 一一对应，不能和其它随单或商品混放。 iii. 判断新商品的原则： 1. ISBN/ISRC 不同 2. 定价不同 3. 书名 不同，如：封面上印有“年版”、“修订版”、“增订版”、“增补版”等字样的 4. 载体（ CD、 VCD、磁带） 5. 出版社不同 6. 不同条码  商品主数据 的维护： i. 一般情况下， 商品主数据 应该由业务部门负责维护。 对商品物理尺寸 等项 由物流负责维护。 ii. 实际收货时，物流应根据实物核对 商品主数据 信息，如果发现 商品主数据 信息有误或有缺遗，物流应该把实物信息及时告知业务部门，让其在商流系统先维护，然后再更新到物 流系统。  其他： i. 业务部门新建 商品主数据 ，或者对 商品主数据 进行修改后，必须将信息传给物流。 ii. 商 品与物流相关的信息如尺寸、重量、包封数等，由物流在物流系统维护，然后反馈给商流系统。 iii. 物流提供样书及随货同行单交商流进行商品主档维护时，样书与随单必须一一对应，不能和其它随单或商品混放 套书管理原则  套书定义：由多个分册商品组成，且每分册有单独定价、可单独销售的成套商品。  套书 商品主数据 ：既要为套书建立 商品主数据 ，也要为各分册建立 商品主数据。 同时要建立套书和分册之间的对应关系。  套书 商品主数据 信息由 业务部门建立及维护。  业务可向物流发出套书拆分或分册组合的指令。 供应商信息  供应商信息在商流系统 维护，业务部门负责供应商基本信息的维护，财务负责供应商 账 户 信息 的维护。 湖北省新华书店集团业务流程重组项目 本文档在 AMT 咨询 文档控制范围之内，在得到许可后方可进行使用 10  供应 商在商流系统维护后，系统自动传递给 物流系统，以后再有供应商信息调整时，只把调整的信息传递到物流系统。 客户信息  客户信息在商流系统维护，业务部门负责客户基本信息的维护，财务部门负责客户 账 户 和信用额度 的维护。  客户在商流系统维护后，系统自动传递给物流系统，以后再有客户 信息调整时，只把调整的信息传递到物流系统。  客户地址可以有多个。 基础设置参数  组织结构、职能部门、 库存组织、子库、货位 、 业务单据 及状态 、 用户、安全等级等于业务 相关的参数设置以商流系统设置为准。 物流系统需要建立对应的映射关系。  卖场的分柜组信息 4. 采购收货  业务部门通知物流收货应遵循的原则  业务部门给物流的采购订单中每个采购商品都必须有 商品主数据。 商品主数据 主要项应该是 完整的，作为物流系统接收信息的条件。  业务部门向供应商报采购订单的同时，也将采购订单传给物流为 收货依据。 （ 商流系统向物流系统传递的主要信息包括 采购订单号、供应商、品种、数量、价格、预分策略及指令 等 ）  业务部门在向物流部门发送订单作为收货依据时，须提出收货差异的处理方式和允许的差异范围，该事 项可以由 信息系统设定默认条件  订单上对于一号多书产品应有明确标识，便于物流 进行 收货  零售连锁 业务向物流提供采购信息时，如果需要直接分配时，则必须 提供该商品的预分信息 （教材必须提供） ，在渠道子分公司 资料内设定优先顺序 （可选择设置优先 原则 ，如订数大 /小先发，分公司远/近先发，报订时间在前 /后先发） ，对个别品种的优先顺序有调整的才在预分信息中表示。  对于供应商主发的商品，物流部门收到货物后，先通知采购，经过采购确认并不做采购订单后，物流根据采购订单接收。  采购订单如果有更新时，商流系统只把更新的信息发给物流。 湖北省新华书店集团业务流程重组项目 本文档在 AMT 咨询 文档控制范围之内，在得到许可后方可进行使用 11  业 务部门对供应商发货应提出的要求  供应商每次发货都应附随货同行单，且包装在尾包中，包外并有明显的尾包标识。 随货同行单上应注明此次发货的对应采购 订 单号。 教材 和教辅业务的随货同行单 必须附有征订代码。  零售连锁业务， 允许（但不鼓励）供应商分批送货、跨批送货、并单送货。 但出现上述情况时，供应商应在随货同行单中注明不同货物的采购单号。  向供应商声明，我方不接受没有采购订单的商品，该商品可能会被拒收，并可能影响供应商资信评估和付款结算。  供应商送货方式要有预定，供应商送货时必须按照预定方式执行。  供应商在委托货运公司送 货时，必须将货物分品种堆码后交物流验收。  要求供应商 对同一品种的供货，要求包装的捆量一致  收货例外情况处理原则  无法判别货主 i. 物流将包件信息和随货同行单信息通知各 采购中心或 教材公司 ，由 他们 进行确认。  没有随货同行单 i. 物流将包件信息通知 采购中心 及教材公司。 采购 联系供应商要求传真随货同行单， 采购 将随货同行单传真给物流，物流按随货同行单收货。  没有采购订单（随货同行单上没有采购单号） i. 由物流采用货主、供应商、商品 ISBN 来查询采购单。 ii. 如果查询不到对应的采购订单，物流通知采购，采购补做采购订单。 物流根据采购订单 接收。 iii. 无采购信息收货 物流需要在 WMS 系统中 要 特殊注明 ，以便业务补采购订单，并作为考核供应商依据。  实物和随货同行单不符： i. 物流按实物收货。 ii. 记载差异状况，如品种和数量差异，原封短少，不良品等情况。 iii. 在允许的差异范围内不用通知业务部门，超过允许 的差异范围， 则 通知业务部门， 并由 业务 部门联系 供应商 进行 处理。  实物和采购订单不符： i. 到货不足时， 物流按照实际数量接收，但是要把差异告诉给采购，采购给出处理意见，物流执行。 ii. 对于到货不足的预分， 按照预分信息中优先 顺序 或按客户资料的优先顺序 或 业务所设置的 优先 原则 进行预分。 如果有特殊分配要求的，采购要及时告知物流。  套书收货： i. 对于套书，采购订单要求按照分册下达采购订单。 湖北省新华书店集团业务流程重组项目 本文档在 AMT 咨询 文档控制范围之内，在得到许可后方可进行使用 12 ii. 在物流接收货物时，要求按照分册进行接收入库。  采购订单关闭原则  采购订单中品种完全收货（收货数量大于等于采购数量）则该品种自动关闭。  采购订单中每个品种都关闭后则该采购订单自动关闭。  由业务部门在业务系统中对采购订单进行人工确认关闭，并将关闭信息传到物流。 物流在没有业务指令的情况下不能人工关闭采购订单。 5. 收退货  业务公司内部退货处理原则  业务公司内部退货 是 指 渠道分子公司退回 给总部。  业务公司应该 逐步做到有计划退货。 业务公司应该根据图书销售情况制定退货通知，通知渠道分子公司应该退货的品种、数量、时间。 i. 渠道分子公司 主动 清退，渠道分子公司提交退货申请，经总部审批后，挑拣打包，打印退货清单。 ii. 总部的计划调退，总部制作调退清单，分公司拣货下架，打印退货清单。  业务部门会将调退清单或退货清单 传给物流，物流按该单据进行验货收退。  渠道分子公司在填写退货申请时，应对应到商品发货的总部，不允许跨业务总部退货。  物流收退有差异时，生成差异单，交业务部门处理。  渠道分子公司 对于残品不能与正常商品混包退货。  物流需要 把退回的不良品及良品分开管理。  外部客户退货处理原则 外部 客户 退货 主要指没有使用集团统一信息系统的批发 客户 向业务总部退货。  当客户退货回来时，商流系统首先 获取到每个客户退货单的详细内容。 获取这部分信息的途径有三种：  从互联网上下载获取客户退货资料，产生退货单  手工录入随货的退货单内容  手工开包查验包内的内容，并产生退货单  商流系统产生退货单后，传递给物流公司 ，物流公司按照退货单进行收退处理。  如果商流没有获得退货信息，物流公司 接收到外部 客户退货实物时， 物流 先做暂收处理，制作 退货 清单，发给业务部门进行确认  业务部门确认收退清单， 同时 制作 收退货通知单 ，传给物流  物流按照 收 退 货通知单 进行收货处理 湖北省新华书店集团业务流程重组项目 本文档在 AMT 咨询 文档控制范围之内，在得到许可后方可进行使用 13  物流对收货通知单外商品，制作返退单，做拒收处理  不良品鉴定原则  由业务部门 制定不良品鉴定标准 并提供样书 ，物流按标准进行检验。  如果业务部门 没有制定标准的，由 物流根据顾客购买商品的质量要求进行判定。 例如可以 按破损和色泽 ， 人工进行分类是否二次上架。  付退指令  业务部门根据退货计划 下达付退指令（哪些商品应该退 、何时退、退多少，退给哪个 供应商）。 物流按付退指令进。