extrafax简体中文用户手册

extrafax简体中文用户手册内容摘要：

1． Web用户通过选择 FilePrint 打印文档。 在打印机处，选择 WebFax 打印机， PrinttoFax 驱动便可在用户端对文档内容进行处理，之后调用 将文档发送到 ExtraFax 服务器上。 2． 将提示用户输入一些必要信息，如收件人、抄送、主题等。 地址格式同上： 收件人姓名 @传真号码 @ExtraFax 3． 用户一旦键入了收件人的地址信息并提交时， 将与 Domino 服务器建立 HTTP 连接并发送邮件。 4． 传真文档提交后， Domino 服务器将把 HTML 页转换成标准的 Notes 邮件信息，并把该信息传递给 Notes 邮件路由器，并转到传真服务器上的 ，再由 ExtraFax 服务器将传真发送到传真机上。 ExtraFax 简体中文用户手册 8 Notes用户如何提交传真 下图为在 Notes 客户端传真提交过程及相关的元件。 创建便笺 ∶ 可以通过 Lotus Notes 客户端创建一个邮件便笺并发送传真，写传真时，同样可以加上相关附件文件。 1． Web 用户在其 Lotus Notes 邮件数据库 中，新建一个邮件便笺。 在 ―To‖处，可以输入如下语法 ∶ 收件人姓名 @传真号码 @ExtraFax 收件人姓名为接受者的姓名，传真号码为对方的传真号码， ―ExtraFax‖是预定义的外部网络域名称，用户在实际环境中可以请教管理员。 2． 用户可以同时设定电子邮件用户和传真接收者的地址。 3． 在传真内容处，输入相应的传真内容，或是将例如 MSOffice 文档、 PDF 文件或其它类型的文件以附件的形式发送出去。 ExtraFax 简体中文用户手册 9 4． 当传真邮件被提交时，首先被发送到邮件服务器，由 邮件服务器转发到 ExtraFax 服务器上的 ， ExtraFax 便可以将此邮件发送到对方传真机上。 5． 所有的外发传真附件将会以下面某种方式处理：  Native Application Printing—ExtraFax 以 ―Native Application Printing‖作为缺省的牏服务器端附件的机制，例如：用户可以附加 Microsoft Word 文档，这个文档将会被 ExtraFax 服务器上安装的 Microsoft Office 应用程序进行处理，处理后的文档会被 ExtraFax 传送到传真机上。 这种方式， ExtraFax 可以将附件内容以的转换成高质量的传真图像。  Lotus Notes Import Filters—如果 ―Native Application Printing‖机制不能成功打印 /处理附件文件（比如相关应用程序没有安装在 ExtraFax 服务器上），ExtraFax 就可以试着使用 Lotus Notes Import Filters 载入附件，如果可以成功载入，则附件可以被处理成传真图像发送到传真机上。 一般来说，这种方式传真的保真清晰度没有 ―Native Application Printing‖高。 ExtraFax 客户端 — PrinttoFax（从 Windows应用程序中打印到 ExtraFax 打印机） 与它的 Notes 客户端版本类似，用户可以考虑使用 ExtraFax 客户端的 PrinttoFax 功能发送传真。 与服务器端的 ‖Native Application Printing‖方法相比， ExtraFax 客户端的 PrinttoFax 是在用户自己计算机上以客户端的方式处理和发送传真，我们建议在以下情况使用此功能： 1． 需要 打印和发送多页文档时。 2． 相关的应用程序没有安装在 ExtraFax 服务器上时。 一般步骤如下： 1． 在 Windows 应用程序中，用户通过选择 FilePrint 打印文档的方式发送传真。 在打印机处，选择 ExtraFax 打印机， PrinttoFax 驱动便可在用户端对文档内容进行处理，之后调用 将文档发送到 ExtraFax 服务器上。 2． 将提示用户输入一些必要信息，如收件人、抄送、主题等。 地址格式同上 ： 收件人姓名 @传真号码 @ExtraFax 3． 用户一旦键入了收件人的地址信息并提交时， 将调用 Notes 服务发送传真。 4． 传真文档提交后，传真会被 Lotus Domino 邮件服务器转到传真服务器上的，再由 ExtraFax 服务器将传真发送到传真机上。 ExtraFax 简体中文用户手册 10 第二章 发送传真 如何 打开 Lotus Notes邮件数据库 准备传真 撰写 传真 在邮件模板上添加传真选项和传真地址簿按钮 发送传真的方 法 在外发传真上添加个人签名 传真 预览 监控传真 作业 ExtraFax 简体中文用户手册 11 如何 打开 Lotus Notes邮件数据库 使用 Lotus Notes客户端 打开 Lotus Notes邮件数据库 您可以用下列的方式打开 Lotus Notes 邮件数据库 1. 从菜单中选择文件 数据库 打开，然后从邮件文件夹（子目录）中选择您的邮件数据库，并单击打开。 如果您不知道您的邮件数据库存放在哪个数据库上，可以向 Notes 系统管理人员询问。 2. 在工作区单击属于您的 邮件图标。 3. 在状态条中单击邮件图标， 或 ， 然后单击菜单中的打开邮件。 4. 单击便捷图标中的打开邮件。 ExtraFax 简体中文用户手册 12 使用 Web 浏览器打开邮件数据库 如果 Lotus Notes 管理员将邮件库数据库配置为可以通过 Web浏览器， 您 就 可以用下列任意一种方式打开您的邮件数据库：  在 Web浏览器的地址栏键入您邮件数据库完整的 URL* ，如 ：  如果您已将此 URL 的地址加入书签，可单击书签或收藏夹快捷键直接进入您邮件数据库的网页上。  提示符出现后，输入您的用户名及口令登录系统。 *注： 您可以向系统管理人员询问邮件数据库的 URL 地址。 ExtraFax 简体中文用户手册 13 准备传真 您可以用 以下方式方式和发送传真 ：  在您的 Lotus Notes 邮件数据库中 创建 并发送 传真 ；  从一个客户化的 Lotus Notes 应用程序中创建并发送传真；  从 Microsoft Word、 Excel 、 PowerPoint、 Acrobat Reader 或任何 Windows 应用程序 中 建立并发送一个文档；  将 扫描的图像 发送传真 ；  将多文档如 word文档或多页 Excel 文档组合在一起， 只需一次发送动作即可完成。 有关如何用不同的应用软件发送传真的详细资料，请参考 发送传真的方式 这一部分。 ExtraFax 简体中文用户手册 14 撰写传真 手动 撰写 传真  在邮件的“ To”域，按以下语法输入传真接收人地址： 收件人姓名 @ 传真号码 @ ExtraFax ―收件人姓名 ‖是指 传真 接收者的姓名； ―传真号码 ‖是指 目标 传真号码； ―ExtraFax‖是预定义的 ExtraFax 服务器 外部网络 域名 称。 可以咨询管理员，了解外部网络域名称。 当有许多传真接收人时，用逗号分隔。 当指定传真号码时，请确认 传真号码符合下列格式： 目的 键入 示例 发一份本地 传真 传真号码 65886012（北京） 将传真发送到其他的省 /市 长途 拨号前缀 区域 码 传真号码 中国其他省市，例如 02163910186（上海） 将传真发往其他的国家 国际长途拨号前缀 国家代码 区域码 传真号码 北美 ，例如 0116267654321  （可选项）在 cc 和 bcc 域中，输入 抄送和密送的个 人或 群 组的名字，以逗号 进行分隔。 注： 用户可以同时设定电子邮件和传真收件人的地址。 使用 Domino地址簿或个人 通讯录 指定 传真的地址 如果您希望向特定的收件人发送传真，最适当的方法是在 Domino 地址簿或个人 通讯录中建立一个地址项，这样您只需要输入收件人的名字就可以发送 传真 ，例如您只需输入 Jane Smith ， 而不需要输入 Jane Smith@ 5098911 @ ExtraFax。 重要注意事项  如 果 您在 Domino 目录中新增一个新地址，您使用 Lotus Notes、 包括 PrinttoFax在内 的 Windows 应用程序 时，均可以使用这个地址。  如果您在个人通讯录中新增一个地址，只有使用 Lotus Notes 邮件数据库时，才可使用这个地址。 在个人通讯录中新增 传真地址 记录（只适用于 Lotus Notes ） 1. 选择或打开您的个人通讯录 ； ExtraFax 简体中文用户手册 15 2. 选择 NewContact； 3. 在 ―名 ‖和 ―姓 ‖栏中，输入用户名。 该名字即为欲发传真对象的完整名字。 4. 在邮件地址栏中，单击 ―传真 ‖选项。 5. 输入用户的姓名及传真号码，同时输入 ExtraFax 作为传真网关域名。 ExtraFax 简体中文用户手册 16 6. （ 可选项） 在通讯录中添入 其它 所需的信息。 7. 保存并关闭此文档。 如何在 Domino 目录中创建 传真地址 记录 在 Lotus Notes 系统中 ， Domino 目录 是一个非常重要的数据库。 在加入新的地址之前，可以向 Notes 系统管理人员询问有关的安全问题。 一 般只有 Lotus Notes 管理员有足够的权限在 Domino 目录中添加新的个人文档。 1. 在 Lotus Notes 客户端，打开 Domino 目录 ； 2. 打开个人 视图； 3. 选择创建 个人，或单击添加个人按钮。 4. 在 ―名 ‖ 和 ―姓 ‖域中，输入用户的名和姓。 5. 在 ―转发地址 ‖域中，使用下面的方式输入用户的地址： 收件人姓名 @ 传真号码 @ ExtraFax 6. （可 选项）根据需要输入 其它 信息。 7. 保存并关闭文档。 确定多个收件人的传真地址 可以使用下面的两种方法确定多个收件人的传真地址：  在收件人、副本抄送和密送域中加入大量的收件人 ； ExtraFax 简体中文用户手册 17  使用邮件 群 组。 您可以根据需要在收件人、副本抄送和密送域中加入大量的收件人或邮件 群 组。 每个域最大不能超过 15 KB。 所有指定的收件人共享同一个 传真 邮递选项。 传真发送完毕后， ExtraFax 会为 每个收件人的 创建 单独 的传真寄件 记录。 重要注意事项  如果您在 Domino 目录中新建了一个邮件 群 组，您 和您的同事在使用 Lotus Notes、 包括 PrinttoFax 在内 的 Windows 应用程序时，均可以使用这个 邮件 群组。  如果您是在个人通讯录中新建了一个邮件 群 组，则只有您个人可以使用该邮件组。 使用 Lotus Notes 创建 一个邮件列表 如果您新建了一个邮件 群 组，您只需键入邮件 群 组的名字，就可以把传真发给邮件群 组中的所有人员。 您可以根据需要在个人通讯录或 Domino 目录中建立多个邮件 群组。 1. 选择或打开个人 /公用通讯录 / Domino 目录。 2. 选择创建 群组，或单击添加群组。 3. 在邮件群组名称栏中，键入邮件群组的描述性名称。