职业经理人：如何进行行政管理(编辑修改稿)

职业经理人：如何进行行政管理(编辑修改稿)内容摘要：

主 题 词 行政管理 会议管理 会议管理技巧 适用情景 当需要了解一些会议的注意事项时，查看此技能。 7 技能描述 会议的进行和管理需要科学化、合理化，这样才能达到预期目的，这其中有着许多的注意事项以及一定的技巧与方法。 如果会议管理者掌握了这些技巧，无疑会对会议的管理大有帮助，使会议能够顺利进行，从而事半功倍。 1．会议进程中的注意事项 在会议进行的整个过程中，为了保证会议能够高效进行，必须随时发现并纠正一些问题。 包括： （ 1）开会和散会是否准时。 （ 2）会议议题的说明是否简练、明确。 （ 3）是否有无法讨论的议题。 （ 4）会议是否按照程序进行。 （ 5）是否强迫某位特定人员发言。 （ 6）是否批评某人的发言。 （ 7）是否有人发言过于感情用事。 （ 8）是否有人窃窃私语。 （ 9）是否得出了明确的会议结论。 （ 10）是否找到了解决与会者意见对峙的办法。 （ 11）是否尊重了少数人的意见和想法。 （ 12）是否正确记录了决定的事项。 （ 13）是否妥善保管了会议记录。 以上问题经常在会议 进行的过程中出现，如果处理不当，会对会议进程产生阻碍，影响会议质量。 因此，必须予以高度重视。 2．主持会议的注意事项 许多会议都设有主持人，以便于会议能严格按照议程进行。 而作为会议的主持人，必须了解掌握相关的知识，并且运用一定的技巧。 一般来说，主持会议需要注意以下事项： （ 1）清楚开会的时间； （ 2）充分了解会议目的，把握会议主题； （ 3）引导与会者积极参与会议讨论； （ 4）让与会者公平自由地表达意见，不要擅自指定发言； （ 5）当讨论出现混乱时，应有拨乱反正的能力； （ 6）如 果讨论偏离了议题，应及时予以扭转； （ 7）客观地接受每位与会者的意见，并及时总结归纳； （ 8）对会议的议案，应付诸表决，遵循少数服从多数原则； （ 9）会议的结论获得通过后，当场宣读会议决定的事项。 主持人的工作水平高低对会议质量有很大影响。 所以，主持人应该在会前进行充分的准备，有针对性地做一些模拟练习。 3．参加会议的注意事项 作为会议的主体，与会者必须真正地投入到会议中去，这样，才能保证会议能取得成功。 作为与会者，必须注意以下几个方面： （ 1）事先了解会议的宗旨、目的，并对议题 进行研究； （ 2）准时出席，如果因故无法出席，必须事先请假； （ 3）积极发言，真实地表达个人意见，不要有所保留； （ 4）发言要言简意赅，避免长篇大论，并且要注意发言时机； （ 5）避免发言偏离议题； （ 6）认真听取与自己不同的意见； （ 7）反驳不同意见时，要注意态度和语气； （ 8）注意自己的发言时间，要给他人留出发言的机会； （ 9）发言讨论要具有大局观，不要总为细枝末节争论不休； （ 10）要遵守少数服从多数的原则。 4．会议提问的注意事项 提问是会议中常见的方式，也 是最重要的方式之一。 因此，会议的提问必须做到合情合理。 否则，不适当的提问不仅会影响会议的顺利进行，还可能挫伤与会者的积极性。 所以，注重会议的提问方法和提问技巧是必要的，有助于达到提问的预期目的。 提问的方式有： （ 1）间接提问：不指名道姓，面向全体与会人员提问； （ 2）直接提问：指名道姓地向特定的人发问； （ 3）反问：在与会者提问之后，会议主席并不立刻回答，而是反问提问者或其他与会者。 提问时应该注意的问题： （ 1）使用正确的语言； （ 2）提问的问题要反映会议的主旨； （ 3） 要提出引人深思的问题； （ 4）提问的语气要亲切； （ 5）提问的顺序要得当； （ 6）提问的问题应便于回答； （ 7）提问应说明问题的重点。 总之，会议的提问是一门艺术性很强的学问，认真领会这一点是提高会议提问水平和效率的必备技能。 9 牢记要点 会议管理的注意事项有： _ 会议进程中的注意事项 _ 主持会议的注意事项 _ 参加会议的注意事项 _ 会议提问的注意事项 . 实践练习 请您做下面的实践练习题： 检查您对一些会议注意事项和技巧的掌握程度： 1． 您是否重视挑选高水平的会议主持人。 试着列举出具体的标准进行反思，看看有没有更好的方法和模式。 2．您是否注意提高会议发言和讨论的质量。 对于会议发言和讨论中存在的问题，有没有切实有效的改进措施，请您总结一下。 3．您是否注意到进行会议提问时的方式、方法。 有没有发现更好的方法。 对现存的有待改进的问题，请您拿出具体的解决方案。 4．将一些会议的注意事项和技巧进行总结提炼，制定成会议管理的规范，并在相关人员范围内进行学习。 第二章 文书管理 技能点 1 如何遵循文书管理原则 主 题 词 行政管理 文书管理 管理原则 适用情景 当需要遵循文书管理的基本规则时，查看此技能。 7 技能描述 掌握了文书管理的基本规则，就把握住了文书管理的基本特点。 一般来说，文书管理应当遵循以下几条原则： ? 简洁明了 文书是用来传递信息的重要工具，简洁明了的文书表达形式更有利于信息的准确传达和信息接受方的准确接受。 例如，用第一章、第一条等类似的章节体的表达方式，更有利于清晰表达所规定的事项。 一般来说，文书应该是一事一文。 文书标题的选择更应把握简洁明了的原则，能够准确明确地表达文书内容。 ? 准确及时 日常管理中，文书的运用都具有及时有效的特点。 文书一般是针对特定的人和特定的事情而做的。 信息只有在最快的时间内传送出去，才能真正地发挥信息的作用，提高企业的行政管理效率。 这也是文书管理的本质所在。 由于信息的准确性离不开文书的准确表达，因而文书管理过程中绝不可以为了求快而放弃了文书的生命 —准确性。 特别是对于文书中所引用的其他文件，更应该注明其出处。 ? 严格保密 文书的内容关系到一个企业日常管理的方方面面，有许多甚至是关系到企业发展的重要文件。 这就决定了文书的管理应 该具有保密性。 特别是对于一些机密文件的保管更应该是管理中的重中之重。 文印室人员更应该树立严格的保密观念，不得随意泄露本公司的商业秘密，不得私自截留任何文件。 ? 统一管理 文书管理针对的是全体员工，文书内容应该统一，传达信息应该一致，文书格式应该规范、具体，管理应该统一便捷。 ? 注重程序 公文的受理、制发、归档都有着严格的程序规定。 在日常管理中只有严格依程序办事，才能最大程度地简化文书管理，使之行之有效。 例如在公文的归档这样一个大的程序上就可以分为：平时归卷、立卷、归档以及送交档案 室等不同的子程序。 总之，文书管理的优劣往往取决于文书管理人员本身的素质高低，只有严格按规则办事，才能达到事半功倍的效果。 9 牢记要点 文书管理应遵循的基本原则： _ 简洁明了 _ 准确及时 _ 严格保密 _ 统一管理 _ 注重程序 . 实践练习 请您做下面的实践练习题： 评价一下您所在单位的文书管理工作及文书管理人员，看一看这方面的工作是否严格按文书管理规则办事。 关于这方面的学习资源有很多，例如： ? 《现代成功企业行政办公管理文案范本》，石向彤主编，中国 时代经济出版社， 20xx 年。 ? 《秘书工作手册》，孙云洁等编著，工人出版社， 1985 年。 技能点 2 如保设置文书管理部门 主 题 词 行政管理 文书管理 文书管理部门设置 适用情景 当需要设置文书管理部门或调整文书管理部门时，查看此技能。 7 技能描述 企业想要运行高效，必须有一个合理的企业部门的设置。 只有分工到位，才能形成统一化、专业化的管理模式，做到企业上下围绕企业目标共同努力，协调一致。 如何设置文书管理机构呢。 何种部门适合担当此任务呢。 1．总收发部门 由总务部门 统一担任。 总公司各部门与外界来往文书的收发由总务部门统一办理，各公司（工厂）所在地的总收发由其所属总务部门办理。 总收发部门负责文书收受及发送。 2．管理部门 由于各个部门的管理分工不同，依照其不同的职能特点，可以让它们担当不同的管理任务。 例如：各公司总经理室或管理处，负责管理各部、室、中心及以公司名义与外界来往的文书；各业务部门的最高主管部门，负责管理营业、采购、法律、服务、训练等业务部门的文书；各公司（工厂）经理室或管理处（或总务部门），负责管理其所在地域与外界来往的地区性文书；各分公司、部门间的 来往文书，原则上以厂、处、部、室部门为管理部门。 3．主办及会办部门 （ 1）资料需报送工厂主管机构的，由各公司总经理室或独立厂区的管理部门主办，由法律事务室会办； （ 2）资料需报送外汇贸易主管机构的，由资材部主办，由法律事务室、财务部会办； （ 3）资料需报送新闻媒体的，由秘书室主办，但是如果资料涉及公司业务政策事项，应先报告董事长核定后才能对外发布； （ 4）资料需报送股东及一般性客户的，由公司总经理室主办，但编印前必须先会晤法律事务室。 （ 5）资料需报送金融机构的，由财务部主办；需报 送税务主管机构的，由各公司会计处主办；需报送商业及证券主管机构的，由各公司总经理室或证券办主办。 总而言之，资料报送部门的分类和设置，一定要本着必要和有限的原则，在此基础上，确定文书管理部门设置和工作流程。 9 牢记要点 文书管理机构设置的要点： _ 总收发部门的设置 _ 管理部门的设置 _ 主办及会办部门的设置 . 实践练习 请您做下面的实践练习题： 请您判断以下说法的对错，对的打 “√”，错的打 “”。 1．文书管理工作可以由行政部门代行，没有必要再单设专门机构。 （ ） 2．文书管理人员要重在经验，而不是理论。 （ ） 参考答案： 1.； 2.√。 技能点 3 如何进行文书的行文 主 题 词 行政管理 文书管理 文书行文规范 适用情景 当面对不同的发文对象需要选用不同的文书形式时，查看此技能。 7 技能描述 企业在日常行政管理过程中，要面对各种各样的对象，发文对象的不同决定了文书写作方式的不同，文书写作绝不能够千篇一律。 就如同在不同的场合我们会有不同的着装，见到不同的人说不同的话的道理一样，这既体现了格式的规范，也是对发文对 象的尊重。 1． 公文类别 （ 1）公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。 （ 2）公函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行文或公司与公司之间及公司内各部门间行文使用。 （ 3）便函：在企业、部门间或企业内各部门间业务接洽时使用。 （ 4）签呈：下级对上级请示或报告时使用 （ 5）表格式公文：政府机关规定的表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。 （ 6）其他：司法文书依司法部门规定程序实施；合同文书依法律、法规的规定实施；会议记录及例行报表等不必行文； 业务 处理须以电报行文时必须使用电报。 2．行文权限判别 行文时名义不同，署名就会不同，如何判别这些署名的正确性呢。 这就要求需要划分不同的权限。 （ 1）以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长审核执行。 以总经理署名行文者，应送公司总经理室转呈总经理审核执行。 （ 2）以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员执行。 （ 3）总管理处各部室、中心代表公司对外行文须由该部门经理（主任）执行，以事业部经理署名行文者，应送经理室转呈经理审核执行。 （ 4）以部门名义行文者，应由部门主管执行。 （ 5）因专案业务需要如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义须盖用董事长或总经理的业务专用章者，行文时应由该业务主管部门主管在授权范围内经核准后方能盖用。 （ 6）固定格式行文，应由署名的主管对原稿审核后，授权业务主办部门主管依式行文。 总之，文书行文有着特定的规范，写作者必须遵守这些规范，如此，才能使文书合理，并能准确发挥作用，从而减少不必要的麻烦。 9 牢记要点 文书行文时要特别注意： _ 公文类别 _ 行文权限 . 实践练习 请您做下面的实践练习题： 请检 查您的企业是否意识到行文的重要性： 1．您的企业行文都有哪些方式。 有没有可利用的更好的方式。 建议您对此进行反思。 2．请您从行文规范的角度检查一下企业在行文时的做法是否符合规定的要求，需要采取哪些措施进行改进。 3．您认为企业在文书管理行文方面还有哪些需要改进的地方。 最好和同类或相似的企业进行。