某印刷公司管理手册

某印刷公司管理手册内容摘要：

why）。 为什么要做。 步骤 2：确定要做那些事项（ what）。 步骤 3：谁来做。 明确责任者及协助者（ who）。 步骤 4：什么时候要完成（ when）。 步骤 5：明确如何进行及进行的顺序步骤（ how to）。 以问题解决程序达成解决问题的目标 解决问题的目标，是指我们在工作上碰到问题发生，使我们的目标与现状产生差距，或和我们的预想与期望值不一样，因此，必须采取一些解决问题的手段去克服问题，使问题消失不再发生。 ① 找出问题的真正原因 问题的原因和问题的现象是不同的。 解决问题和医生看病一样，不知道引起疾病的真正原因是无法药到病除的。 因此要提醒您，当您提出解决问题的方法实际执行后发现效果不佳时，您务必要回头再检 验一下，找出问题原因是否是真正的原因。 ② 找出解决问题的重点对策 解决问题的对策也许有很多，但真正的重点对策只有几项，因此，您要能在许多对策中选出效果最大的几项重点对策。 ③ 订出问题解决的行动计划 思考时要注意以下四个项目： a 要做什么（ what）。 b 谁来做（ who）。 16 c 什么时候完成（ when）。 d 各项行动如何进行（ how to）。 一般来说，在工作场所上的问题解决方法有标准的 9 个步骤，了解这 9 个步骤，相信对您有帮助： 步骤 1：明确目标、标准 步骤 2：发现问题点 — 密切注意现状，随时注意可能的问题点 步 骤 3： 要 因分析 — 辨别问题的现象与产生现象的原因 步骤 4：确定要解决的课题 — 在众多课题中选择几项重要的课题解决 步骤 5：拟定对策 — 提出多项对策，以便选择最适合的因应之道 步骤 6：做出行动计划 步骤 7：执行行动计划 步骤 8：效果确认 — 调查执行的结果是否能有效地将问题解决 步骤 9：标准化 — 采取标准化作业方式，并且作业方式要简单、 浅显 易懂 有效的报告方法 报告是接受命令人的一切工作义务，接受一份工作的命令后，若最后没有履行报告，可以说您这份工作仍未结束。 报告的对象是向您直接下达命令的主管。 报告的时机有四个： ① 做好计划时 当您做好计划时，可以先向主管报告，让他先了解您的计划内容，并能藉着说明计划向主管确认及讨论一些问题；接受主管的指示，修正您的计划，最后要让您的计划得到主管的认可。 记住计划是您未来行动的蓝图，计划在得到主管认可前往往需经过多次地向主管报告及修正的过程，千万不要中途气馁或失去信心。 ② 中间报告 对一些需要较长时间才能完成的工作，您在工作进行的中途，要向主管报告您的进行状况。 ③ 紧急报告 ④ 工作完成时 工作终了时一定要向主管报告，例如主管要利用您做的调查报告参加重要会议或决定一件事情，若您工作完成后 没有向主管报告，主管可能以为您还未做好，以致放弃参考您的调查报告。 报告的原则 口头报告的原因 ① 先说结论 主管最想知道的是您的工作结果如何，因此您报告时的顺序为：结论、经过、理由。 17 ② 简洁、正确 口头报告特别要注意简洁、正确，先说明主管最想了解的重点，陈述时要条理分明，让主管容易理解。 ③ 事实与主观的感想、臆测需区别 报告时一定要注意区别事实与自己的感觉。 ④ 不要遗漏重点 如何判断什么是重点呢。 当主管交待您去完成一件工作，这项工作的结果对主管来说一定会有他的用途。 愈是能了解主管要把您的工作结果用在哪里 ，你将愈能把握住报告的重点，更简单地说，主管的关心点就是您报告的重点。 ⑤ 成功失败都要明言 事情的成败都要向主管明言，让主管能早作准备，特别是目标没有达成时应坦诚地向主管说明无法达成目标的原因，若自己有错误的地方，应坦然承认，请求主管原谅。 书面报告的原则 有些报告要书面报告，例如： 内容复杂、数字及图表很多的情况 需要正式的记录 要供多人参考 主管指示要书面报告 a 遣词用语要简单易懂 b 标题清楚 c 尽量用图表、数字说明 d 报告顺序要合逻辑 e 利用添附资料说明 会议的技巧 会议主持人自我检查表 检 查项目 检查点 准备 开会通知单上是否充分说明了议题及会议的目标。 会议场地是否理想。 会议室用的器具是否齐全。 会议的人选是否妥当。 18 导入议题 是否在导入议题前能制造好的会议气氛。 是否让参加开会的人都秉持积极参与的态度。 进行讨论 是否能让大家踊跃发言。 是否针对议题深入议论。 是否会议的发言被少数人主导。 时间是否控制妥当。 是否能让大家坦诚发表意见：意见相左时，彼此能彻底沟通，务必寻求最佳方案。 会议气氛是否生动活泼，讨论热烈。 导出结论 是否能扼要地综合大家的意见。 是否能得到具有创意的结论。 每个结论是否都经过充分的沟通。 是否大家附和少数主管的意见。 是否常用表决方式得出结论。 是否结论都赢得大家的共识。 导出的结论是否指定专人负责执行。 是否在预定时间内结束会议。 参加会议人员自我检查表 准备 开会前对议题与目标是否充分理解。 是否在会议前充分准备好开会所需的资料。 是否准时将部门会议议题交会议主持人汇总。 是否对上次会议决议内容进行贯彻落实到位。 是否事先思考要表达的意见。 是否 准时参加会议。 会议进行中 是否积极参与发言。 是否注意倾听别人的意见。 是否注意发言不脱离的主题。 是否喜欢否定别人的意见。 言词用语是否伤害到他人。 是否人身攻击。 是否对人不对事。 是否尊重主持人的指示。 导出结论 是否尽心尽力地协助主席导出结论。 是否能赞成别人较好的意见，而放弃自己的意见。 是否能坚持找出最好的方案的态度，导出结论。 做好自我管理 工作进行情况的检查要点 我进行工作前是否都先做好目录。 对于交办的工作是否都清楚它的目的。 是否会使用好的工具进行我的工作，如电脑、参考书籍等。 19 是否能找出完成工作的关键因素及限制条件。 是否估计完成各项作业所需的时间。 是否估计完成各项作业所需的经费。 是否充分考虑各项作业的顺序。 是否注意到哪些作业比较容易出问题而特别留意。 是否考虑突发事件或问题发生时的对策方案。 是否先请教前辈及相关部门的工作同仁。 1若工作需要他人共同完成，是否能做到目标共有。 1是否评估自己的能力、经验、体力后，请求主管支援。 什么是沟通 一个人将事实、意见、意图传达给他人就称为沟通。 不管是陈述事实、表达意见、明示意图等都在影响对方的思考，因此沟通的原点是思考的互动，是意见的交流。 什么是有效的沟通呢。 有效的沟通必须要得到对方的回应。 有效沟通的五个重点： ① 正确地回应对方的话语。 ② 注意沟通过程的态度。 沟通过程中秉持的态度如信任对方、尊重对方、坦诚、率直、期望谅解等都是促进有效沟通的良好态度。 ③ 注意倾听。 Hear 指听说、听到、 Listen 有专心听、注意听的含义。 ④ 经常、不断地确认沟通信息。 要不断地确 认您所了解的是否就是对方的意思，要确认自己有无受了主观的影响，用有色的眼光去理解对方的话语。 ⑤ 表达出让人印象深刻的沟通话语。 沟通的禁忌： 不良的口头禅 只顾表达自己的看法 易受干扰的环境 只听自己想要听的 过度自我为中心 用过多的专业术语或夹杂英文 用威胁的语句 忽略了确认不了的信息 被第一印象及身份、地位左右 不信任对方 沟通前的准备步骤： 步骤 1：心里明确您沟通的目的 步骤 2：收集沟通对象的资料 步骤 3：决定沟通的场地 步骤 4：准备沟通进行的程度与时间 20 步骤 5：做出沟通计划表 企业内沟通三原则： 迅速、正确、容易了解 沟通三个要点： ① 从整体大方向开始沟通 ② 确认对方理解的意思 ③ 完整不遗漏 沟通计划表 沟通的目的 参加沟通者 地 点 开场白重点 沟通进行项目及自己表达的重点 项目 1 项目 2 项目 3 结 果 达成共识点 差异点 下次沟通重点 本次沟通重点 时间管理的方法 事务分类表 紧急 不紧急 重 要 I 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 II 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 不 重 要 III 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的问题 受欢迎的活动 IV 繁锁的工作 某些电话 某些信件 浪费时间的事 有趣的活动 偏重第一类事务 偏重第三类事务 I II I II 21 结果： 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 IV III 结果： 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂 IV III 偏重第三、四类事务 偏重第二类事务 I II I II 结果： 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机 III 结果： 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构为生 IV 时间管理检查要点 检查要点 Yes No 每周制定周计划表。 能用工作时间进度表控制工作的进行。 能分配较多时间进行重要的工作。 每项工作能依工作优先顺序进行。 和他人共同协办完成工作时，能事先充分沟通进行的时间表。 每件工作都能有预作准备的时间。 是否有拖延的习惯。 是否能同时分段处理多项工作。 工作中的间隙时间也能利用。 是否积极采用节省时间的工作方法及工具。 善于与人合作 合作精神 执行能力 了解目标任务要求与工作质量要求 22 掌握工作重点 思路清晰、行动迅速、及时变现 有效使用工作资源 双赢思维 保险知识 公司原则上为已签订劳动合同并已转正的员工购买社会保险（ 公司的啤机机长、印刷机长、切纸机长、机器设备维修工、电工、司机、摩托车外勤员、外勤员、喷油工、五金设备操作工等危险工种一律要求购买 社会保险） ，包含基本养老保险、基本医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险五个险种。 符合条件者，请提供身份证复印件或提供确认的身份证号码，由人力资源部专员统一给予办理购买手续。 如在其它公司或其它地方已参保，不必重买。 参加 社会保险 所能享受的 基本待遇 ① 养老金（按月计发）。 a 基础性养老金＝上年度职工月平均工资 20% （退休） 25%（离休）。 b 过渡性养老金＝根据工作年限、缴费情况、临界工资等相关条件计发。 c 个人帐户金＝个人帐户储存额（含利息）除以 120。 ② 离、退休死亡（一次性支付 ）。 a 丧葬费＝上年度职工月平均工资 3 个月。 b 救济费、困难补助费＝上年度职工月平均工资 6 个月。 c 抚恤金＝上年度职工月平均工资 3 个月。 ③ 在职死亡 :一次性支付个人帐户余额。 ① 失业金＝当地职工最低工资标准的 80%按月计发； ② 医疗补助金＝当地职工月工资最低标准的 10%按月计发； ③ 失业职工在领取失业待遇期间死亡补助金＝上年度职工月平均工资的 15 个月一次性计发。 ① 医疗费社保付 70%、单位付 30%； ② 按评残等级标准，一次性残疾补偿金； ③ 1— 4 级伤残等级社保每月支付 残疾退休金； ④ 因工死亡。 一次性支付丧葬费、遗属抚恤金，每月（一次性）支付供养直系亲属配偶生活补助费。 ① 生育医疗费： 23 a 顺产＝上年度在岗职工月平均工资 2 个月； b 难产（多胞胎）＝上年度职工月平均工资 3 个月； c 怀孕不满四个月按上年度在岗职工月平均工资的 50%计发，怀孕四个月至七个月以下按上年度在岗职工月平均工资的 80%计发，怀孕满七个月以上按顺产标准计发。 ② 月生育津贴：按上年度在岗职工月平均工资的 40%一次性计发。 ③ 分娩营养补助费： a 顺产＝上年度在岗职工月平均工资的 30%一次性计 发； b 难产（多胞胎）＝上年度在岗职工月平均工资 50%一次性计发。 ① 个人帐户（ IC 卡）可支付门诊医疗费、定点药店购药费等费用。 ②。