单证操作流程方案设计

单证操作流程方案设计内容摘要：

时让船公司尽快 拉出提单格式后给我方。 接到船公司的提单格式件后，马上发给客户进行核对 第 3 页 共 6 页 并且回传，因为现在核对格式件的时候如果要进行更改的可以改不要出改单费，（但CSAV 除外，这个船公司是没有格式件核对的， OK 件过去就直接出正本提单）。 客户回传格式件后，马上就核对 OK 件的格式回传船公司，通知船公司尽快签出正本提单。 如果客户对格式件有更改的也要马上通知船 公司，进行更改，船公司更改好后还是会给格式件核对，直到核对 OK 为止。 核对费用 船开 2 天后要向船公司要费用单进行核对，因为在签出提单后要尽快开发票给客户进行付款。 所以船开 2 天后就要先向船公司要费用单，然后再将费用单给 操作员，让操作员将应收部分的费用填好，接着就将单子上的应收与应付部分的费用录进系统同时将应收部分的费用单从系统中拉出来给客户让客户进行核对，直到客户回传 OK 件为止。 签单 一般船公司在开船 3 天后就可以签单，所以提单格式件核对 OK 后，就要像查一下这票单子的柜子的进港日、进的 港口、开船日，在船开后的第三个工作向船公司签提单，但 HPL 是要在与船公司核对费用单 OK 后才可以签单的，所以 HPL 的单子要注意是先在船开后马上向船公司催费用单，不然提单是不可以签的。 签出提单后要仔细和 OK 件核对一下，保留好提单复印件，并将提单扫描件发给客户。 做账开票 拿到提单以后，将之前与客户核对好的费用拉出来，并注明开票抬头， 将写好抬头的费用单给财务，让财务开出发票给客户和做账，让客户进行付款。 客户付款后将可以通知其来拿提单了。 归档 以上的工作都做好后，就要进行最后一步归档了，每票单子操作完以后都要进行归档，以便以后进行资料的翻查。 归档是要将每票单子的一些主要的信息录入系统，如：客户名称、提单号、船名航次、船公司、品名、发货人、收货人、箱封号、毛重、体积等一些重要的数据。 作为 箱运部的单证 ，除了以上的工作，还有其他的一些工作，如：客户要将提单进行电放、异地放单、改单，那么就要让客户将盖有发货人公章的保函和已经签出来的提单寄过来，然后再由单证员安排人到船公司进行电放、异地放单或者改单。 操作流程 接单 接到客户托单后，与 客户确认所要定的船公司，船期等内容。 输单 输单时要按照客户的托单内容仔细输入，特别注意以下几项：船期、目的港、运输条款、箱型、数量、毛重、体积、品名等。 订舱 从系统中 导出一张托书，核对内容，确认无误后，在托单上写上要订的船公司，船期等，同时致相关操作，传真过去后，电话确认对方是否有收到托单，叮嘱对方。