上海诺地通用设备制造有限公司文件管理制度

上海诺地通用设备制造有限公司文件管理制度内容摘要：

水印文本 当天 15： 00 分（含）前 当日下发 当天 15： 00 分（不含）后 次日下发 邮件 当天 16： 00 分（不含）前 当日下发 公司文件 的编号规则 文件编号模版如下： 第 5 页 共 9 页 公司的文件文种代号为 诺 XX（ XX）字【 XXXX】第 XX 号 流水号： XXXX XXX 发文部门：按公司文件分类标准编制，发文部门按拟文 部门，即若管理总部拟订“管理”；若营销中心各部门拟订“营销”；若生产中心拟订“生产”。 内容分类：按照文件内容的归属种类，即通知、公告、制度等。 文件编号：按发文部门编号，即若管理总部第一次发文，即编号为“ 01”；若管理总部第二次发文“ 02”；若生产中心第一次发文即编号为“ 01”等。 文件年份及流水号：即按当年发文的第 X 次发文编号，不分发文部门，依次编号。 联合发文 联合发文的定义是指： 下发文件涉及到两个或两个以上的部门， 需跨部门联合 确定内容方可执行的文件。 如“技术支持部”发文，但文件相关内容涉及到“产品企划部” 或其它部门 的配合支持方能执行 ，视为联合发文。 需要联合发文的部门，需由拟文部门确认文件内容，交由拟联合部门审核确认后，逐级审批到总裁办后 方可发文， 否则不得发文。 文件下发 公司所有文件的下发，不分机密等级及紧急程度，均需 填写 《发文 申请 审核表》 附件一 并 逐级审批 同意后，方可发文。 秘密等级 审批权限 ▲ ■ ★ ● 绝秘 ▲ ■ ★ ● 秘密 ▲ ■ ★ ● 一般 通报、通知、公告 ▲ ■ ★ 制度 ▲ ■ ★ ● ▲ 部门 初审 ■联合部门审议 （只针对需联合下发的文件） ★上级 主管 复审 /决审 ●总经理决审 公司规章制度 等 类文件 的下发，涉及到员工切身利益 的， 如：公司《考勤管理制度》、《奖惩管理制度》、《员工手册》等。 需总经理批准同意 后，还需经过公司职 工代表 大会讨论通过后 ，方可成文下发。 新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废发文部门 内容分类 发文年份 文件编号 文件年份及流水号 第 6 页 共 9 页 止的旧文件 须按废止的相关程序予以保管或 销 毁。 涉及相关制度及政策的文件，如需培训，须 在 培训课件制 作 完成并经过 人事行政部 培训组审核通过后 方可下发文件。 文件下发具体流程参见 《公司文件下发流程》 附 件二。 文件的签收 公 司所有以水印文本下发的文件，必须办理签收手续。 由人事行政部提 供 《文件 下发签收表》 附件 三 ， 交相关收文人员 签收。 文件的宣贯 公司所有下发的规章制度、 通知 及 公告等，如文件的内容需向公司全体员工传达，均需在公司公告栏张贴 （各办事处需在办事处公告栏张贴）。 对于 公司制度类文件，涉及到与工作相关的流程操作与执行的，须由发文部门联合人事行政部培训。