精选酒店工作手册-行政办工作手册

精选酒店工作手册-行政办工作手册内容摘要：

每日由行政部围绕工作的若干方面，如：员工仪容仪表、服务态度、服务质量、设施运转状况，卫生状况等，做出专项督导检查计划进行督导检查。 2） 各部门根据行政部计划，做出相应的部门督导检查计划。 ③明察暗访： 1） 不定 期邀请本行业的专家，以客人身份住酒店，对酒店存在的问题进行检查。 2） 暗访的专家可采取固定邀清形式， 1年 2 至 3 次，每次数日，酒店提供食宿，也可采取不固定形式， 1年若干人，免费食宿。 3） 这种形式需采取秘密形式，只有总经理及行政部了解。 4） 暗查后，暗查人员需在离店前拿出一份暗察报告交行政部，整理后呈送总经理。 七、车辆出车程序与标准 1. 准备工作 1） 上班第一件事：检查所负责车辆的清洁卫生、油量及其他基本车况，及时加油、洗车。 2） 在办公室等候出车。 2. 司机接到出车任务单后要仔细阅读，尤其是对等候地点、出车时间、乘车人及其去向要了解 清楚。 1） 持汽车使用调度单领取车钥匙和有关证件。 2） 提前做好车辆的内外清洁卫生，检查储油量和水电及其仪表运转情况，符合要求再出车。 3. 载客行驶 1） 衣、发整洁。 2） 待客人入座，放好行李后，关上车门，发动车辆。 3） 如客人中途要求下车需问清等候的时间及地点。 4） 有礼貌地回答客人所提问题，热情帮助乘客解决临时遇到的困难。 5） 行车到达目的地后，打开车门请客人下车，与客人告别并目14 送客人离开。 6） 驾车返回前检查客人坐位，如有遗忘物品及时送还客人。 4. 收尾工作 5） 成出车任务后，回酒店将车辆停放在指定位置，检查车况，如未到下班时间和没有出车任务则 安排加油、洗车。 6） 关闭电源，锁好车门。 7） 将车钥匙交回保安部值班室，填写出车记录表。 8） 回到办公室，向主管简单汇报出车情况。 填写用车日报表，包括去向、出车时间、行驶公里等。 9） 保管好出车任务单，月末统一结算。 10） 在办公室等候出车任务。 第四节 管理制度 一、文件管理制度 □ 总则 第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本酒店的实际情况，特制订本制度。 第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本酒店上报下发的各种文件、资料。 第三条 酒店各类文件由行政办公室（以下简称行政办）归口管理。 □ 收文的管理 第四条 公文的签收 凡来酒店公启文件（除酒店领导订启的外）均由行政办文员登记签收、拆封。 第五条 公文的编号保管 1． 行政办文员对上级来文拆封后应及时附上“文件处理单”，并分类登记编号、保管。 须由酒店承办或归档的酒店领导亲启文件，酒店领导启封后，也应交总办办理正常手续。 2． 本酒店外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政办文员进行登记编号保管，不得个人保存。 第六条 公文的阅批与分转 1． 凡正式文件均需由行政办主任根据文件内容和性质阅签后，由行政文员分送承办部门阅办，重要文件应呈送酒店领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门 阅办。 为避免文件积压误事，一般15 应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。 2． 一般函、电、单据等，分别由行政文员直接分转处理。 如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 3． 为加速文件运转，文员应在当天或第二天将文件送到酒店领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。 第七条 文件的传阅与催办。 1. 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。 对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2. 阅读文件应抓紧时间，当 天阅完后应在下班前将文件交总办，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。 如有领导“批示”总办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3. 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。 4. 文件阅完后，应送交行政办文员，切忌乱传。 5. 行政办秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。 不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。 □ 发文的管理 第八条 发文 的规定 1. 全酒店上报下发正式文件的权力集中在行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2. 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作，发文应向酒店提出发文申请，并将文件底稿交行政办审核。 3. 对全酒店影响较大，须由总经理签发。 其余文件均由执行总经理批准签发。 第九条 发文的范围： 1. 凡是以酒店名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文的范围。 2. 酒店下发文件主要用于： 16 1） 公布全酒店规章制度； 2） 转发上级文件或根据上级文件精神制订的酒店文件； 3） 公布酒店体制机构变动或干部任免事项 ； 4） 公布全酒店性的重大经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定； 5） 发布有关奖惩决定和通报； 6） 其他有关全酒店的重大事项； 3. 酒店上行文、外发文主要用于： 1） 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定； 2） 有关酒店重大经营管理、人事劳资、物资供应、科研、基建工作等事宜。 □ 发文程序与要求 第十条 发文程序规定； 1. 各部门需要发文，应事先向行政办提出申请； 2. 行政办同意发文时，主办单位应以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿； 3. 草拟文稿必须从酒店角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。 严 禁使用铅笔、红墨水和彩笔书写； 4. 文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级； 5. 行政办应根据酒店的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。 对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿； 6. 所有正式文件统一使用 A4纸型； 7. 文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名； 8. 经行政办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）； 9. 对审核时有修改的，应由拟稿部门重新打印 清楚； 10. 需经会签的文稿，应在交付审批前送会签部门会签； 11. 文稿审核会签后，按批件权限的规定分别呈送执行总经理、总经理审定批准签发； 17 12. 经领导批准签发后的文稿交行政办文员统一编号送打字室打印； 13. 文件打字后，由行政办派专人按数印刷，再由行政办文员负责分发文件，行政办文员负责检查落实情况，对印刷质量不好的文件，行政办文员应拒绝盖印分发。 □ 文件的借阅和清退 第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须行政办主任同意后方可借阅。 第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归 还。 任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。 第十三条 行政办文员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本酒店文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。 （一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。 如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。 第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、催办检查工作。 □ 文件的立卷与归档 第十五条 文件的归档范围： 1. 凡下列文件统一由行政办负责归档： 1） 上级机关来文，包括上级对酒店报告、申请的批复； 2） 酒店发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪 要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等； 3） 酒店总经理办公会议、中层干部会以及各种专业例会记录； 4） 酒店职代会、工会委员会、团代会等酒店一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等； 5） 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本酒店在会上汇报发言材料等； 6） 上级机关领导同志来酒店检查视察工作的报告、批示记录，以及本酒店向上级进行汇报的提纲和材料； 18 7） 反映本酒店生产、经营活动、先进人物事迹及酒店领导工作等的音、像制品； 8） 酒店日志和大事记； 9） 酒店向上 级请示批复的文件及上报的有关材料。 第十六条 立卷要求 1. 文件立卷应按照年度、期限、机构顺序，分门别类地进行整理归档。 2. 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。 3. 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。 重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。 □ 文件的销毁 第十七条 对于多余、重复和无保存价值的文件，行政办应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。 二、印章、介绍信的管理规定 第一条 1. 各部门的印章，由各部门经理保管，酒店印章由总经理自行保管。 2. 未经主管领导批准，印章 保管人员不得委托他人代为保管、使用印章。 不得将印章携出办公室。 第二条 印章必须妥善保管、随用随取，用后立即存放原处，并及时上锁。 第三条 下列情况可以使用酒店印章： 1. 以酒店名义对外发出的公文； 2. 以酒店名义对外联系、商洽业务工作的介绍信、证明信等； 3. 以酒店名义与有关单位签署的合同、协议等； 4. 本单位。