-208-西软酒管系统版本x50203培训手册

-208-西软酒管系统版本x50203培训手册内容摘要：

el: 057188231188 Fax:057188231177 第 10 页 共 97 页 W E S T S O F T S amp。 T中国人 外国人 港、澳、台、日、韩 国家 “国家”是指客人的来国，注意 非指客人的国籍。 该项目将影响到境内境外客人统计报表中的数据。 语种 “语种”影响到帐单等单据的显示语言。 该项目一般与国籍自动匹配，外宾默认语种为英语，不需要特别修改。 VIP 如果客人是 VIP 客人，可以在“ VIP”项中进行 VIP 级别的选择，选择了 VIP 级别后，该客人在预订信息列表中将有红色信息灯显示。 排房要求 如果预订时客人对客房特征有特殊要求，比如对客房朝向或者是否禁烟有要求，可以在“排房要求”中选择相关特征，在分房时系统将根据客房特征条件自动过滤房号。 客房布置 如果客房需要特别布置，在“客房布置”项选择需要布置的内容，客房中心将可以打印指定的客房布 置报表进行相应布置。 特殊要求 “特殊要求”项用于输入需要前台特别关注的客人要求，输入了相关内容后，前台员工可以打印“特殊要求统计报告”查看所有的特殊要求内容。 房价优惠 客人的房价一般通过选择房价码来进行设置，不需要操作员手工修改价格。 若发生有经理同意的打折等优惠情况，可以进行手工修改价格。 价格优惠设置有两种方法，一是实价优惠法，即直接在“定价”处输入打折后的价格；另外一种百分比优惠，即在定价旁的格子里输入折扣比例，比如打八折，则输入 ，“定价”项将自动显示八折后的金额。 不管是使用什么方法进行 价格优惠设置，均需要在定价后的第二个格子里按 F1 选择优惠理由。 锁定房号 如果重要客人需要安排指定房间，房号不可随意变动，可以在分配好客房后进行房号锁定。 单击房杭州西软科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 11 页 共 97 页 W E S T S O F T S amp。 T号旁边的复选框，框内显示有勾后，房号即被锁定，需要有一定权限的人才能解锁。 来源、市场 来源和市场项主要用于酒店的销售分析，为管理层提供决策依据。 在房价码设置时，将设置与该房价相对应的来源码、市场码。 因此在预订选择了房价码后，系统会自动匹配出相应的来源码和市场码，操作者无需进行修改。 但一些特别的情况下，需要操作者进行手工修改。 比如某协议公司的 房价码，系统默认的来源码可能为“预订客人”，当该公司做会议预订时，则需要将来源选择为“会议”。 预订类型 根据预订情况，修改此项目。 比如担保性的预订可以在“预订类型”中选择相应的担保类型。 保密 如果客人要求对外保密客人信息，操作员可以在“保密”项中选择保密的级别。 预订人信息 替他人做的预订，可以将预订人的姓名和联系电话输入在“预订人”、“电话”项中。 备注 对预订有什么特别说明可以在备注项中进行输入。 对于常用的备注，可以设置成代码，在备注项中按 F1，打开备注帮助窗口进行备注选择。 房 价保密 如果需要对住店客人房价保密，可以单击“房价保密”的复选框，选择该项后，该客人的房价在宾客列表中将红色显示。 注意：房间保密指对外保密住客的信息；房价保密指对住客保密房价。 在“附加信息”标签页，需要说明的主要是以下项目： 加床 如果预订中要求加床，可以在“加床”项输入加床的数量，在其后面的“单价”项里输入加床的单价。 根据此方法输入加床信息，系统将可以打印加床报表。 注意：根据酒店实际需要，有的酒店不使用“加床”项，直接将加床费输在“定价”项里。 如此操作系统将不可打印加床报表，且会对酒店当天的 平均房价产生影响。 不管采用什么方法，要求酒店采用统一的操作方法。 销售员 输入销售员的工号，可以对销售员的业绩进行统计。 一般在做非协议单位客人预订但又需要做业绩统计时才使用。 结帐提示 如果有特殊信息需要提醒收银员在结帐时注意，可以将该内容填写在结帐提示中，在结帐时，进入帐务主单，系统将会跳出提示框提醒。 案例 1：在前面做好的一个李明＃的预订中，补充如下信息： a) 该客人是一个 VIP 客人。 b) 要求房间里放鲜花水果。 杭州西软科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 12 页 共 97 页 W E S T S O F T S amp。 Tc) 该客人在退房时需要通知总经理来送别。 案例 2：在前面做好的西软公司王芳＃ 的预订中，补充如下信息： a) 预订人为张小姐，联系电话为 88231188。 b) 要求安排无烟房。 c) 该房间的所有费用由公司支付，并且是以公司担保的预订。 要求对住店客人房价保密。 宾客档案的建立 （ 1）在宾客主单中输入档案 在预订做好之后，如果需要补充宾客的档案信息，可以在宾客主单中单击“档案”按钮，打开 profile窗口，输入档案内容后单击“保存”按钮，即可完成宾客档案的输入。 其中， profile 窗口的信息内容主要如下，要求重点掌握主要信息、喜好与特要及统计分析三项内容。 主要信息 “主要 信息”标签页主要用于输入客人证件上的基本信息，比如姓名、生日、证件类型及号码等。 系统提供双地址输入，可以同时输入客人的家庭地址和公司地址。 附加信息 在“附加信息”标签页中，需说明的是“客户类型”项。 一般的客人，系统默认“客户类型”为“普通”。 如果一个客人是个逃帐客人或通缉犯，则可将其“客户类型”选择为“黑名单”，同时输入“黑名单类别”和“黑名单描述”。 设置成黑名单后，当客人做预订或入住时系统将会有黑名单客人的提醒。 喜好与特要 “喜好与特要”标签页主要用于输入客人的一些喜好与特别要求，方便酒店提供 个性化服务。 在此输入的内容将以客史的形式保存下来，当客人再次入住时，排房要求、偏爱房号、前台喜好等项目的内容系统会自动导入宾客主单中，提醒接待员注意。 图像资料与相关 如果该客人是某应收帐客户的联系人、签单人或负责人，则可以将其签名、照片等资料设置在“图像资料与相关”标签页中，方便收银员在结帐时核对签名或照片。 GUEST INFO 该标签页可用于储存客人的信用卡号、贵宾卡号以及客人的纪念日等信息。 其中如果客人使用过信用卡，系统将自动将其信用卡号保存在客史里，当客人再次使用该卡时，系统将自动显示该卡 卡号。 活动相关 该标签页主要由销售部使用，用于输入该档案的相关活动，例如对该协议单位的拜访记录等。 投诉记录 如果客人对酒店有投诉，可以将投诉内容输在该标签页中。 当客人再次入住时，系统将会有提醒，避免该问题再次发生。 优惠策略 该标签页用于设置及查询协议单位客户的房价及餐饮优惠策略。 一般由销售部设置优惠策略，预订员可进行查询。 一般协议单位都会对应优惠策略，在进行预订时，只要输入协议单位，选定房类后，杭州西软科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 13 页 共 97 页 W E S T S O F T S amp。 T就会产生对应的协议价格。 统计分析 “统计分析”标签页可 查询客人一段时间内的消费累计，并可以 分别查询前台、餐饮及娱乐方面的累计 消费。 点击左下角的“明细”，可查看该档案的明细消费，双击记录， 可打开预订主单进行查看。 预订信息 该标签页可以查询客人当前所有的订房信息，包括当前预订、在住、取消、 No show 等信息。 并可在对应的档案下新建预订。 案例：在王军＃的预订中补入档案信息。 内容如下： 姓名： 王军 性别： 男 出生年月日： 1974/05/06国籍： 中国香港 证件类型： 港澳通行证 家庭住址： 香港九龙湾临兴街 1 号 B 座 9 楼 证件号码： H3322152122 公司地址： 香港新界福业大厦 13 字楼 8 室 个人喜好 偏爱带 8 的房号，喜欢游泳、阅读杂志 （ 2）在客户档案列表窗口建立档案 在宾客主单中输入宾客档案主要在补充宾客档案时使用。 如果需要直接建立一个宾客档案，或者查询宾客档案，则可以在客户档案列表窗口进行操作。 新建档案 操作步骤： a) 在预订菜单中，单击“客户档案”，系统显示“组合查询条件”窗口。 b) 退出“组合查询条件”窗口，单击“新建” 打开档案 类型选择窗 ，单击“宾客”，打开档案主单。 c) 输入各项档案信息，单击“保存”按钮，一个档案新建完成。 档案查询 在客户档案列表窗口， 有两种方法可以进行档案的查询。 一是使用列表窗口右上角的“请输入条件”功能，该功能只可根据档案号或是档案名称进行查询。 如果要使用更多条件进行查询，则需要使用列表窗口右下角的“组合条件查询”功能。 在该功能窗口里，每一个项目都可以做为查询条件使用，并且可以多个条件同时使用。 档案停用、删除和恢复 如需 作废或删除一个档案，可以在 Profile 窗口单击“停用” 或“删除”按钮，停用后，该档案的状态将从“ I”变成“ O” 或“ X”，不可以再使用。 但是如果该档案拥有当前的系统帐户，即目前正在被使用，则不能停用。 若要恢复 被停用或删除的档案，则要在档案列表下方选择状态为“所有”，方可查询到。 查找到档案后，双击打开，点击主单下的“恢复”功能即可。 档案合并 若由于多方面原因，导致一个宾客有多个档案，为了方便档案的管理及保证统计分析的准确性，可以使用“合并”按钮将多个档案合并为一个。 在档案合并之后，多个档案的统计分析记录将合并在一起，并且“喜好与特要”标签页的“说明”处会自动记录“ COMBINE+被合并档案的档案号”。 也可以在档案列表窗口找到要合并的档案后，点击右侧“合并”功能，进行档案最优合并。 案例 1：在客户档 案列表中，新增一个宾客档案，档案信息如下： 姓名： 王小丽＃ 性别： 女 杭州西软科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 14 页 共 97 页 W E S T S O F T S amp。 T出生年月： 1970/11/12家庭住址： 杭州市江干区景芳五区 12 栋 102 室。 证件类型： 身份证 喜好 喜欢无烟房，爱看中文报纸 证件号码： 330104701112252 案例 2：再新增一个王小丽＃的简单档案（输入姓名即可），以之前的王小丽档案为基础，将 2个档案进行合并。 预订信息的查询 在预订做好之后，即可在“预订”菜单中选择“预订信息列表”（或者使用快捷键 Ctrl+U） ,打开预订信息列表进行预订查询。 在预 订信息列表主要包含以下信息： 1） 预订宾客列表中的宾客分类 在预订宾客列表的窗口上方有四个标签页，系统中将宾客主要分为散客 amp。 成员、团队 amp。 会议、 VIP 及所有四个类别。 选择一个标签页，列表即显示该类别客人的预订信息。 2） 宾客状态的切换。 在预订宾客列表，系统默认显示的是当前所有的预订信息。 为了方便查询，用户还可以进行宾客状态的切换。 在预订宾客列表的最下面一行，取消“预订”，选择“在住”的复选框，则列表显示所有在住客人信息；若同时选择“预订”和“在住”，则列表内同时显示预订及在住状态的客人信息。 3） 快速查询 在预订信息列表中，最常见的查询方法是快速查询，即在列表右上角的“请输入条件”项中输入条件进行查询。 使用快速查询可以使用的条件主要有：宾客姓名（使用中文、英文或中文拼音均可，并支持模糊查询）、房号、帐号、预订号。 4） 组合条件查询 快速查询只可以根据常用的条件进行查询，如果需要根据其他条件进行查询，就需要使用列表右下角的“组合条件查询”功能。 该查询窗口的每一个项目都可以作为条件进行查询，并可以多个条件并用查询。 案例：查询本周起一个星期内西软公司的所有预订。 操作步骤： a) 在预订宾客列表中，单击“ 组合条件查询”按钮，或同时按 CTRL+SHIFT+Z，打开“宾客查询组合条件”窗口。 b) 在“单位”项输入“西软公司”，“到达”项输入今日起一周的日期。 c) 单击“确定”按钮，在预订宾客列表显示的即查询结果。 （二）预订 2 杭州西软科技有限公司 HangZhou WestSoft Samp。 T Corp. LTD Tel: 057188231188 Fax:057188231177 第 15 页 共 97 页 W E S T S O F T S amp。 T 课时： 小时 课程目的：使学员掌握修改预订的方法、一个客人同时订多间房的操作方法以及更换宾客档案的操作。 课程难点：修改替换宾客档案，对比说明修改、替换档案的方法、综合排房。 课前准备工作：本节课需要演示排房功能。 选择一个房数较多的房型进行演示，并将该房类设置成部分房。