受控文件管理规定

受控文件管理规定内容摘要：

各部门文件保 管情况进行检查。 对受控文件，各部门负责人应及时填写本部门的适用《受控文件清单》，并及时按需更新。 1. 文件签收要确认 文件接收人在接收文件时，要根据文控中心制作的签收表仔细核对文件的名称、编号、页数、版本状态等是否与所发一致、确认无误后方可签收。 文件一经签收，则即属于文件接收部门使用和保管的范围。 文件接收部门在文件受控期间如果人为将文件丢失，则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一张扣款通知单，将扣款 30 元），扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。 2. 换版或作废文件回 收要及时 文件接收部门在接到文件换版或作废通知后，一个工作日内（特殊：如比较急的文件文控中心第一时间下发，接收部门第一时间回收。 ）给予回收完毕，逾期者则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一张扣款通知单，将扣款 30 元），扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。 如果由于未及时回收导致用错标准发生质量事故，则视情节严重程度追加惩罚。 文件接收部门在及时将“换版或作废文件”交至文控中心时，经文控中心核实确为全部回收时，文件接收部门负责人须在该《文件收发控制记录表》中“回收人”一栏签名 ，此签收记录由文控中心存档。 3. 文件受控前要做好自我审核 为确保下发文件符合 ISO 体系要求，文件制定者在将文件交至文控中心前要进行自我审核。 自我审核包括：“文件名称、”“文件格式”、“ 文件编号”、 “文件内容”、 “版本状态”、 “文件规范性”等。 具体参照 GRPLDWI001《文件编写作业规范》。 文控中心会对呈交上来即将受控制的文件参照《文件编写作业规范》，在“格式”、“ 编号”、 “版本状态”、 “文件规范性”等方面进行核对，如有严重不符文件要求时，则由文控中心进行《文件受控异常 登记》（详见附件表格），由文件制定人确认签名，同时该文件退回制定人进行重新审核，直到合格方可受控制下发。 异常登记同类现象累积超过 3 次，则改为开《稽核罚单》给文件编制部门，做为警示和改善。 4. 文件控制表单：《文件更改申请表》、《文件补发申请表》、《文件遗失补发申请表》、《文件作废申请表》。 需求部门可根据实际填写相应表单。 文件的作废与销毁 所有失效或作废文件由原拟制部门通知发放部门，。