销售系统会务标准化手册(编辑修改稿)

销售系统会务标准化手册(编辑修改稿)内容摘要：

员交通费即可；如为系统、中心召开的季度会议，根据参会人数及会议时间做茶歇费用及会务人员交通费。 （2）在公司外部酒店召开会议，根据会议时间及参会人员数量，预算项目应包括会议室费用、住宿费用、餐饮费用、茶歇费（包括会议用矿泉水），接送站交通费、其他相关会议用品费用及浮动费用。 参考原则如下：参会人员确认根据会议通知中所注明的参会人员名单确认是否参会,具体如下：（1）特邀参会人员由会议通知起草人电话确认是否参会；（2）必参会人员如不能参会或委托他人代替参加会议，需向会议组织方最高负责人请假，在会议召开前由通知起草人与组织方最高负责人进行必参会人员的确认；（3）列席参会人员如不能参会，需事先告知通知起草人。 会议设备准备会议承办人需在会议开始前与设备管理员/酒店会议室服务人员就会议室各项设备进行检查与调试，确保各项设备可正常运行。 检查项目包括：投影仪、视频会议、幕布、电脑、无线麦克、电源等。 同时需自备如下明细：设备明细数 量设备明细数 量烧水壶2个插线板至少2个保温壶2个激光笔1个录音笔1个电池（9V)各1包桌卡根据会议人数准备白板（笔、擦）至少1套剪刀1把宽带透明胶1个纸杯200支A4复印纸1包果盘10个订书机1个照相机1台中性笔20支纸巾（盒）5人/盒接站安排（1）由会议通知起草人落实到会人员名单，收集整理人员到达机场、车站的具体情况，并制作参会人员行程统计表，要求体现：——乘坐飞机到达的班次、时间、人员联系方式；——乘坐火车到达的的车次、时间、人员联系方式；——乘坐班车到达的的终点站、时间、人员联系方式；——自行开车来的人员情况及联系方式；（2）由会务组根据参会人员行程统计表拟定参会人员的接机、接站计划，要求——会客户的到机场、火车站进行时间排序，落实司机和车辆；——明确接站发车时间、地点、路线，并将安排情况发至参会人员；——接站车辆保障至少于会前10分钟到达会场，接站地点要以接近参会人员到达地点为主。 接待安排（1）接站车辆安排至少1个会务人员负责将接到参会人员的情况及时通知会务组，以确定人员到达酒店迎接的准确时间；（2）由会务组根据参会客人到达酒店时间，指定主要迎接人员、登记负责人员、门口服务人员（酒店服务员），在接待台进行迎接；（3）接待人员分工如下：——主要迎接人员负责随时保持与接站车辆联系，在得知参会人员到达酒店前15分钟通知接待服务员到门口等侯，准备好迎客的工作；——登记负责人员准备人员房间入住表格，进行来客身份确认和登记，发放房间钥匙，并引领客人到房间（或电梯口）；——门口服务员在客人下车时，主要迎送人员上前迎接问候，并引领客人到登记服务人员处。 议程PPT制作会议开始前1天制作会议议程的PPT文件，以便会议主持人介绍会议的安排。 其中PPT应包括会议时间，内容，汇报人及会议须知等内容。 参会资料的准备 （1）依据参会人员到会情况，按照规定格式在会议前两天制作并打印参会须知，内容包括会议议程、会务组联系方式、会议特殊要求等；（2）涉及分组讨论的会议，需同时制作并打印人员分组信息表； 1茶歇采买 原则如下：月度例会不提供茶歇，只提供会议用水。 季度例会提供茶歇以点心为主、水果为辅，具体采购明细参考如下： 类别明细说明点 心巧克力派、萨其玛、小面包（达利园/盼盼）、膜片、苏打饼干（美丹）购买34种水 果草莓，油桃，香蕉，葡萄、苹果、桔子、小西红柿、红提购买34种休闲食品豆腐干、雪饼、福娃糙米卷购买12种酒水矿泉水、红酒、白酒、饮料（雪碧、可乐）在酒店开会如安排圆桌餐，需采购白酒、红酒、饮料。 其他口香糖、咖啡(雀巢)、茶叶、咖啡搅拌棒/以上品类供参考，购买数量根据会议时长及会议人数进行匹配。 1会场布置 （1）会议室布置——根据会议规模、召开方式、参会人数对参会人员座次进行排定，要求会场内座椅摆放整齐，布局合理；——核实所有参会人员桌牌名字无误，并按照规定摆放整齐；——重要会议根据会议主题，制定会场条幅，要求会悬挂整齐，标示粘贴牢固；——会议场所布置指引标示、摆放指路牌，指明会议室及会务组的地点；——会议用的资料（文件袋、笔、软皮本）检查无误后分发至桌上；（2）会议设备调试——会议设备调试，涉及内容有：投影仪及幕布调试、麦克风及音响调试、汇报用电脑和资料联机调试、场内灯光及空调开关位置及调制、电源及插板的连接；——准备会议现场记录所需设备，包括记录用电脑、录音笔、照相机、摄像机等，并明确相关负责人员；——通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料。 （2）会场。