龙逸凡excel培训手册飞龙在天

龙逸凡excel培训手册飞龙在天内容摘要：

标签 ，即可对工作表名称进行“重命名” ； 双击单元格， 则 单元格进入编辑状态 ； 1 双击填充柄可 快速填充 ； 1双击拆分窗格的分割条，可以 按当前单元格上下左右拆分；拆分后再双击分割条的任意部分可以恢复； 1 双击列标交 界处，即可快速将左侧 列设置为“最适合的列宽”， 同理 ，可设置最适合的行高，利用此功能还可快速显示隐藏的行或列； 1 双击 选定单元格的边 缘 ，可以移动到数据区域的边缘 ； 如果按住 【 Shift】再双击， 可快速选定活动单元格区域至 此行或此列中下一个空白单元格为止。 1 双击 EXCEL 中的透视表中的数据 ， 可在新的工作表中列出该数据的明细情况。 第 16 页 1 双击文本框或自选图形的边框（出现十字箭头时），可以设置文本框或自选图形的的格式。 1 双击图表的不同区域，如：空白处、坐标轴、图例区、网格线、数据区，均可以设置相应区域 的格式。 1 双击艺术字的边框（出现十字箭头时），可以编辑艺术字。 第 17 页 第二章 输入 与编辑 数据 数据输入的方法有多种，不同的情况下选用适当的方法来输入数据将提高 操作 效率。 本章除了系统地介绍各种输入方法，还要介绍一些非常实用的相关技巧，掌握 这些技巧可以巧妙地解决工作中令你头疼 的 问题， 例 如 ：同时在多个单元格或多个工作表输入数据、 文本型数 字 快速转换成数 值 、将某 矩形 单元格区域快速转换至 一列数据、将多单元格的内容合并到一个单元格。 2． 1 数据输入的基础知识 2． 1． 1 概述 数据输入的方法主要有以下几种：手工录 入、复制粘贴、下拉填充、外部导入。 而手工录入从方式上来分又可分为直接在单元格录入和通过记录单录入。 手工录入时如果要录入本列已经存在的数据也可通过记忆式键入或从下拉列表 选取的方式来提高录入的速度。 为了防止 输入 错误 数据，可以使用数据有效性来限制数据的输入。 还可 使用工作表和工作簿保护来防止其他用户修改工作表。 2． 1． 2 可使用的数据类型 单元格可使用的数据类型有：数值、文本、公式。 数值可以为数字，也可以为日期或时间。 以数字开头或结尾的字符串 不是数值，仍 为文本， 如“ 123wps”。 文本不可以直接进行算术运算， 但有一个情况例外： 某些 特殊文本可以进行运算，如 逻辑值“ TRUE”和“ FALSE” ， 运算时 Excel 会将 TRUE 视为 1， FALSE 视为 0。 公式是 对 工作表中的数值进行计算的等式。 公式也可以包括下列所有内容或其中之一：函数、引用、运算符和常量。 【 链接 】：如果为了特定需要，既要在数值 后 加上计量单位，如“ 156 公斤”， 第 18 页 又要对其进行运算，一个简单的方法就是使用自定义格式。 具体操作方法请参见第四章的“自定义格式”部分。 2． 1． 3 控制单元格指针的移动 在 Excel 单元格中录入数据，录入完毕后通常是按【 Enter】 键（或按编辑栏的输入图标 ）确认，系统自动将单元格指针移动至下一单元格。 数据输入 时 发现 录入 错误， 如果已经按【 Enter】键确认，可以使用 撤 消 按钮撤消刚才的输入，如果 没有 按【 Enter】键 (即光标没有跳至其他单元格 )， 则可 按 【 Esc】键或编辑栏的 取消 图标 就可以撤 消 刚才的输入。 【 链接】 ： 可以根据自己的使用习惯来设定单元格指针的移动方式或方向 （向右或向下） ，具体操作方法请参见第三章的“自定义及选项介绍”部分。 虽然我们可以根据实际需要，通过〖选项〗菜单来设定单元格指针的移动 方向 ，但这并不能完全满足我们的需要， 例如：在工作中经常会在工作表中录入多条记录，当一条记录录入完毕， Excel 并不会自动跳至下一记录的第一个字段，而是需要手工移动单元格指针至下一记录，这会影响数据录入的速度。 可以使用以下两个技巧来解决这个问题： 【技巧 】选定单元格区域 以控制单元格指针的移动 先选定要录入数据的单元格区域，然后输入数据，输完数据直接回车。 单元格指针会在选定的单元格区域中依次移动。 当一行 /列录入完毕会自动跳至下一行 /列。 在录入数据时可使用 【 Tab】、 【 Shift】 +【 Tab】和 【 Shift】 +【 Enter】 来控制单元格指针的 移动。 此三种快捷键的用法请参见第一章 的相关内容。 此方法的优点是可在不规则单元格区域的单元格中依次输入。 【技巧 】录入数据到最后一列自动跳至下一行行首的技巧 在 单元格指针是向下移动的 情况下， 输入数据后按 Tab 键，至最后一列时再按回车，此时单元格指针会自动跳至下一行行首。 【 链接 】 ：按住 【 Ctrl】 键 再次点击活动单元格则可固定单元格 指针 ，用于 在某单元格 反复输入数据以 供 测试。 第 19 页 【技巧 】通过记录单来输入数据 使用记录单输入数据时，一条记录输 入 完 毕 自动输入下一条，不用换行。 当列项目较多时超过了屏幕宽度， 用普通的方法输入数据就要上下左右滚动表格。 使用“记录单”可以避免此类不便。 此方法的优点 :可直观地输入或显示一条完整的记录，且可用于查找特定条件的记录。 记录单 是一种对话框，利用它可以很方便地在区域或列表中一次输入或显示一行完整的信息或记录。 要创建记录单，需先单击需要向其中添加记录的区域或列表中的单元格。 然后 在 〖 数据 〗 菜单上，单击 〖 记录单 〗。 在记录单对话框 单击 新建 按钮。 参见 图 2． 1： 图 通过记录单输入数据 记录单的特 点：  数据表单一次最多只能显示 32 个字段。  按【 Enter】键为输入下一条记录 ， 在各字段间切换 请 使用 Tab； 第 20 页  不必自己键入 记录中的 公式 ， 记录自动填充相应公式 ； 含有公式的字段将公式的结果显示为标志。 这种标志不能在表单中更改 ，如图 中的销售额。  如果更改包含公式的记录，则直到按下 【 Enter】 或单击 关闭 按钮更 新记录之后，公式才被计算。  如果某字段设定了数据有效性，在记录单输入时不会检验，但 添加记录到工作表时会予以检验；  可使用记录单的 条件 按钮来查找符合条件的记录 ，查询条件可使用通配符。 和 *。 单击 下一条 或 上一条 按钮来翻阅符合条件的记录。 查询完毕返回数据表单，请单击 表单 按钮。  可以通过记 录单删除记录。 需要注意的是： 在 “ 记录单 ” 对话框中进行的删除操作是无法撤销的。  如果为数据清单区域（包括列的标题）命名为 “ DATABASE”这一特定名称 ， 那么 EXCEL 会自动调整“ DATABASE”这一名称的所指的单元格区域，使其包含用 〖 数据 〗菜单→〖 记录单 〗 的 新建 按钮在清单中 所 添加新 记录。 如果命名为其它名称，则不会自动调整以包含新增记录；如果 不 使用 〖 记录单 〗来 新 增 记录而是手工输入数据也不会自动调整。 2． 1． 4 对输入数据的编辑 数据录入完毕后，如需对其进行修改，可以采用以下方式：  用鼠标双击需要编辑的位 置， 就会 在双击处 插入十字光标 ；  选定需修改的单元格按 F2 键，则在 单元格内容尾部 插入 光标 ；  选中单元格，然后在编辑栏编辑。 你可以根据使用习惯和编辑需要来选择以上方式。 如果需要在单元格数据的尾部添加数据，建议使用 F2 键，既准确又快速。 【 提示 】：为了防止误操作改动单元格数据，可以关闭 “ 在单元格内部编辑 ”的功能。 方法：〖工具〗菜单→〖选项〗 命令 ，单击“编辑”选项卡，然后清除 第 21 页 “单元格内部直接编辑”复选框。 当清除了“单元格内部直接编辑”复选框后，无法在单元格内部直接编辑数据，但 可以在编辑栏中编辑修改数据。 当单元 格处于编辑状态时，状态栏会显示“编辑”字样，同时会在公式编辑栏显现“输入” 和“取消” 两个图标。 参见图 ： 图 输入数据 时的状态栏及编辑栏 单元格处于编辑状态时，用户可以使用方向键来控制插入点的移动，还可以使用【 Home】键或【 End】键来将插入点移动至单元格内容的开始处或尾部。 如果要选定字符请按住【 Shift】键移动方向键，也可以使用鼠标来选定一个或多个字符。 如果要修改某字符或字符串可以先选定它，然后直接键入正确的字符，而不必先删除再输入。 2． 1． 5 删除单元格的数据 在单元格输入数 据后发现数据有误，可以将其删除。 删除方法有以下四种：  选定某单元格，然后按【 Backspace】键。 此法仅可删除一个单元格的数据；  选定单元格或单元格区域，然后按【 Delete】键，或鼠标右键，点“清除内容”； 【提示】： 此法的优点在于：可用于 一次性删除多个 单元格区域 的数据。  选定单元格区域，〖编辑〗菜单→ 点“ 清除 ” 命令。 可以选择清除内容、 第 22 页 格式、批注或全部。  选定某矩形单元格区域，然后向左或向上拖动填充柄，但是拖动时勿超出选定区域，否则为填充；参见图 2． 3： 图 使用填充柄清除数据 第 23 页 2． 2 手 工输入数据 2． 2． 1 输入文本和数值 数值和文本是 Excel 数据中最常见的。 数值主要包括数字和时间、日期。 在Excel 中能使用的数值是有一定的范围限制的。 具体限制见下表。 数字的最大精度为 15 位，超过 15 位的数字以科学记数法来表示。 数字精度 15 位 单元格中可键入的最大数值 最大正数 最小负数 最小正数 最大负数 公式内容的长度 1,024 个字符 文本主要是一些描述性和说明性的文字。 以数字开头的字符串， Excel 仍将其视为文本。 一些以文本格式储存的数字 Excel 也将其视为文本，但此类文本可以用一些巧妙的方法将其转换成数值型，具体方法请参见本章 【 技巧 】。 一个单元格可以储存 32,767 个字符 ，但 单元格中只能显示 1,024 个字符；而编辑栏中可以显示全部 32,767 个字符。 【 提示 】：尽管一个单元格可以储存 32,767 个字符，但复制工作表时仅保留前 255 个字符。 如果 既要复制单元格全部内容 又保持工作表格式（ 如 行高 、 列宽）请勿使用复制工作表的方法，可以使用复制单元格区域的方法。 具体操作方法请参见本章 第三节 【 技巧 】 “使用选择性粘贴 100%原样复制单元格区域”。  输入文本 选定单元格，然后输入相关文本，然后按【 Enter】键、点选其它单元格或点编辑栏的输入图标 均可。 第 24 页 在一般情况下，输入的文本默认的格式为左对齐。 输入的文本长度如果大于单元格的宽度，如果右侧单元格内容为空，则 Excel 会将内容显示在右侧单元格的上方。 参见图 2． 4；如果右侧单元格不为空，则 Excel 会按现有字体尽可能地显示， 直到不能显示为止，除非你将单元格格式设定为自动换行或缩小字体填充。 如果事先将单元格的格式设定为文本格式，然后输入数字时，或者在输入的数字前加英文单引号“ ’”，则输入的 Excel 会自动在单元格的左上角加一绿色错误指示符，提醒你此数字为文本型。 选择此单元格时，在单元格旁边会出现一个按钮 ，单击按钮 ，再单击“转换为数字”即可将文本型的数值转换为数值型。 图 输入文本 【 提示 】： 如果包含文本型数字的 单元格的左上角 未出现 错误指示符 ，请在〖工具〗菜单→〖选项〗命令的“错误检查”选项卡，将规则区的“数字以文 本形式存储”勾选上即可。 强烈建议将其勾选上，此功能的巧妙应用参见本章本节的 【技巧 】。  输入数字 选定单元格，然后输入相关文本按【 Enter】键、点选其它单元格或点编辑栏的输入图标 即可。 第 25 页 在一般情况下，输入的文本默认的格式为右对齐。 输入的数字长度如果大于单元格的宽度，在未设定过单元格列宽的情况下， Excel 会自行扩大单元格的宽度，以适应数字长度，如果已设定过单元格宽度， Excel 将数字以科学记数法显示或显示“ ”。 如果在数值前加入负号或在前后加括号， Excel 将其视为负数。 如果加入其他符号， Excel 将其视为文本。 如果录入的数值的小数点后位数相同，在这个情况下可以将 Excel 设定为自动设置小数点。 这时 Excel 自动根据所输入的常数（如果输入的数字含有小数点则此选项不发生作用）将小数点添加到常数中的特定位置。 例如：将自动设置小数点位数设置为 4，如果输入 123456，则自动变为。 如果“位数”框保留为空白或设置为 0（零），则需要手动输入小数点。 操作方法如下：在 〖工具〗菜单→〖选项〗命令→ “编辑”选项卡 ， 将“自动设置小数点”复选框勾选上，并在“位数”框中输入小数位数。 【技巧 】 完全显示超长数字 在 Excel 中输入的数字大于 11 位 ，那么它的显示自动使用科学计数法。 如果您不需要这种效果，可以打开“单元格格式→数字”选项卡，选择“分类”下的“自定义”，然后在“类型”下选择“ ”即可。 在 Excel 中输入分数的方法： 。