k8系统操作规范手册(最新版

k8系统操作规范手册(最新版内容摘要：

额不足，则该项无法选择。 所有资料都准确完成后，最后点击下单就完成了本次都下单操作 ，开始进入其他的订单处理流程。 群发短信 在后台可以进行单个或者批量客户发送短信。 注意不要 短信内容不要包括非法关键字。 如果发送成功，系统会 返回成功信息，如果失败，会返回失败原因代码。 可以查询失败代码所对应的说明和 非法 关键字 列表，非法关键字会根据短信公司要求定期更新。 每 条 短信不超过 60 个 字（字符也算），超过 60 个字会当成多条短信收费。 如果是群发，每个号码之间可用逗号，分号或者回车换行来间隔。 此项功能需要开通短信网关功能，需要和短信公司合作。 或者购买短信猫设备。 最新更近记录 这里是 列表显示，销售客服对客户的 所有 跟进记录，可以按时间或者 工号 进行筛选查询 ，销售工号只能查看到自己设置的记录。 客户高级搜索 系统除了提供前面所述的简单查询功能外，高级搜索还提供了 10 多项客户资料的综合查询功能，可以选择按照若干项资料进行 客户搜索。 搜索出来的客户列表，有 转 单权限的 工号可以进行批量 转单 等操作。 搜索结果可以按资料创建时间，最新跟进时间，消费金额等字段排序，每页可以设置显示 30,50,100 条。 K8 客户管理系统 操作规范手册 第 9 页 共 77 页 电话进线记录 这里默认提供当天的所有客户电话进线记录。 包括未接，已接，已拨（ 设备 暂时不支持）等类型。 未接电话，系统会标红显示该电话客户所属的销售人员。 可以按照时间，类型，是否处理等条件筛选进线记录。 未接电话，客服销售人员可以进行处理操作，以便分清哪些记录是否已经处理过。 查看单个客户的通话记录，可以在该客户资料页面上查看。 这项 功能需要有电话交换机 及录音系统 设备支持。 转 客户资料 客户可以随时转给不同的销售人员跟进。 转单需要授予转单权限。 可以在客户资料页面进行单个转，也可以在客户资料高级搜索页面进行批量转单。 如图： K8 客户管理系统 操作规范手册 第 10 页 共 77 页 在客户订单详情页面也可以把该订单及该客户一并转给其他工号。 订单 管理 产品订单 销售人员后台下单后，发货之前的订单处理流程都在此操作。 可以按 各筛选 条件查询订单，亦可直接点击待处理 等 各个状态的 快捷 订单列表。 订单查询 可以根据订单信息或客户信息或产品信息进行订单筛选查询 ， 待发货状态的订单列表，如果缺货，会有 缺 货 提示 ， 换货 或重发 单也有相应换 或重 标识。 K8 客户管理系统 操作规范手册 第 11 页 共 77 页 订单状态 说明 订单状态分 2 种情况 ： a) 货到付款订单 流程 未确认 已确认 客服审核 待发货 已发货 收 (退 )货 已作废 b) 先付款订单 流程 等待支付 已支付 客服审核 财务审核 待发货 已发货 收 (退 )货 已作废 订单状态处理 正常按照上述流程进行订单处理。 其中已确认和已支付状态的订单，销售人员可以确认到审单环节， 否则待审列表不会出现该订单， 经过 客服 审单和财务审核 (只限先付款订单 )后，自动到待发货状态，进入物流 发货 环节。 在审单之前的订单，可以作废 ， 如果是已支付 并且需要退 K币 的订单，须到“退还 K 币”处操作，系统自动作废 订单 并退给客户 K 币。 审单过后的订单作废，需要有相应的权限才可操作。 已 作废订单恢复也需要 特别的 操作 权限。 不同状态的订单页面会出现不同的操作按钮。 K8 客户管理系统 操作规范手册 第 12 页 共 77 页 如果是银行转账的订单，需要提交客户汇款记录， 可以直接在订单页面点击添加汇款记录，系统跳转到添加汇款记录页面后，请认真填写相关信息，确认无误后点击提交等财务审核， 财务审核后自动变为已支付订单。 特别说明 点击收货时， 一定要特别谨慎，一但收货，客户的积分，等级，还有 相关 财务数据都已计算，所以 点击收货之前，认真看清快递的状态，尽量不要点错。 如果订单是部分退货，先点订单收货，再做部分退货处理 ，如果是整单退货，就直接退货。 已经收货或者退货的订单，不能再做任何修改。 如果万一点错收货，如果没有跨月，可以 先撤销收货再 重 新点退货，但需要特别的操作权。 审单 销售人员确认到审单的订单，会出现在审单列表 ， 审单人员可以进行审核操作 ，审核时必须认真对照每项信息，做到准确无误 ， 尤其是产品价格和 赠品情况 ，还有订单运费。 货到付款的订单，审过之后 就直接到仓库待发货，而先付款的订单还需先到财务审核 后 再到仓库待发货。 可以单个订单逐一审核，也可以批量审核。 如图： 如果觉得订单有问题，需要销售人员重新修改，则点击撤回 ，不撤回销售人员不能修改 ,除非有特别的权限 ，审单人员自己修改就点改单。 增加汇款记录 客户通过银行转帐汇款，由销售或者客服人员帮助提交汇款记录， 由财务审核过后生效，才能支付订单或者充值 K 币。 特别注意，本次汇款是充值 K币还是支付客户订单需要分清，如果是充值 K币，就不需填写客户订单号，汇款金额全部充值 K 币账户，如果是支付订单，准确填写客户的 订单号， 如果汇款金额小于订单金额，系统提示金额不足，不能完成支付，如果汇款金额大于订单金额，则本次汇款除了支付订单外，多余的金额会充值 K 币给客户。 支付方式为银行转账的订单，在等待支付状态下，会出现“增加汇款记录”的按钮 ，直接点击去提交汇款记录，等财务审核通过后，该订单自动变为已支付。 如图： K8 客户管理系统 操作规范手册 第 13 页 共 77 页 转移订单 由于存在一个客户可你注册多个帐户 的情况，所以有时需要把订单转移到 该 客户 其他 帐户 (ID)下，就在此进行操作。 订单详情 订单产品的信息包括： 价格：实际销售价格 原价： 系统制定的 销售价格 数量：单个 产品的订购数量 K8 客户管理系统 操作规范手册 第 14 页 共 77 页 库存： 目前该 产品的实际库存量 预订数：审单后发货前的客户订购数量 如果数字判断有异常情况 ，比如实际售价低于系统里的原价 ，会特别标红显示 在订单详情页面，可以对不同状态的订单进行相应的操作 ，比如改单，确认，作废，删除 ，签收，退货等。 客服功能 邮件群发 通过后台群发邮件，可以给现有所有客户，或者指定部分客户，也可直接导入外部邮件列表来发送邮件。 可以用于节假日的促销活动或者邮件营销。 需要设定邮件服务器 才能操作。 客户短信 查看 销售发送和 客户回复的短信。 短信功能 需要开通短信网关 才能使 用。 需要开通短信网关或者购买短信猫设备。 客户投诉 增加客户投诉的记录，可以投诉的原因，对应的产品，销售工号，投诉部门等。 统计后台有各个方面的投诉报表统计。 采购管理 采购单列表 所有的采购单列表，可以按各条件进行筛选 查询。 下单人员 在财务过帐之前 可以进行审核，修改等操作。 财务人员在认真确认产品采购价及运费后，做过帐操作，过帐之前发现运费或价格有误的 请先 修改正确后再操作过帐。 财务操作人员需要注意的是， 默认过帐金额为采购单总金额 ，但本次过帐可以根据 与该供应商的结余情况 修改 ，过帐生成的过往明细是最终修改后 的总金额。 财务 过帐之后的采购单，不允许再做任何修改。 采购单的款号采购价，会与目前的库存均价对比， 如果相差 5%以上，会特别标红显示。 采购单的供应商余额也会不同颜色显示，方便直观查看。 下 采购单 采购文员下采购单，正确输入所要采购的款号及数量，进货价等信息， 一张采购单可以包括若干款号，并一定选好供应商 ， 供应商的选择 方法 ，是模糊输入供应商名称，系统 会 自动弹出符合条件的供应商 下拉 列表，再点击选择。 除了供应商的选择外，还有运费，付款信息备注，预计到货时间等都须准确填写，否则会引起其他人员查看或处理数据时出现差错。 K8 客户管理系统 操作规范手册 第 15 页 共 77 页 所 有信息校对无误后，点击提交就完成采购单的录入工作。 需要说明的是，采购人员只能查看自己名下的采购单，不能查看其他采购人员的采购单。 供应商 列表 添加或者管理供应商。 采购人员可以添加，修改，删除在 自己名下的供应商 ， 财务人员可以进行单个或者批量把供应商分配给对应的采购人员。 添加供应商时， 认真填写各项相关信息，不可有错。 这里按筛选条件查询出来的供应商列表， 采购人员也只能看到已经分配给自己的供应商，而其他采购人员的供应商无法看到。 产品销售统计 产品的销售情况统计，包括下单的，发货的，收货等几项数据。 可以方便查询 某时间 段的 销售 数据，供采购人员分析。 也可以按供应商或者分类来查询。 在这里， 采购人员也只能查询已经分配给自己的供应商和产品的数据，其他人员的数据无法看到。 预订采购报表 客户已经订购，但订购数量大于现有库存数量的所有款号列表在这里可以看到， 采购人员可以查询自己所负责频道的产品，可以看到预订产品的订单号和 对应的销售人员 ，以便和销售人员沟通。 除了显示预订款号外，还可以看到预订数量，库存数量，已采购 (在途 )数量。 供应商统计报表 查询供应商的采购，发货，收货，库存等情况。 采购人员也只能那个查看自己名下等供应商数 据。 采购统计报表 这里是采购专员的相关数据报表。 包括新增款号，采购量，库存量，发货量，收获量等 ，可以按时间段筛选 ，采购专员只能查看自己的数据。 物流管理 物流发货 所有等待发货的客户订单。 在发货之前，须先打印好出货单和快递单， 并完善比如重量，快递单号，服务专员 ，配送专员，备注 等必要信息。 待发货订单分缺货和不缺货 2个列表。 如果遇上销售客服人员还需要修改订单的情况，请先撤回 ，待销售修改完成后会再出现再待发货列表。 如有什么特别信息需要告知销售人员的，可以通过订单备注或者跟进记录。 发货产品核对无误后，一旦点击 发货，相关产品的库存 数量，变动明细 ，发货 量等 数据都已更新，并且同时会给客户手机发送发货通知的短信， 所以请慎重点击发货，确保不出差错。 已点击发货的订单，如果发现有错，可以撤回，库存等数据也会自动更新 ，但尽量少用此功能。 点击发货时， 可以选择是否同时给客户发送发货短信。 K8 客户管理系统 操作规范手册 第 16 页 共 77 页 产品入库 产品入库分类采购单入库和直接入库 2 种。 一张采购单，可以 1 次或者多次入库 ，如果该采购单的所有产品都全部到库， 注意不一定非得所有产品都要全部入库，因为有可能出现所采购产品缺货，供应商不再发货的情况 ，在该入的产品全部入库之后，最后一次入库操 作必须点击入库并完成 ，这样这张采购单的状态才是完成状态，否则未完成状态的采购单的产品，如果没有入库，就会一直处于采购在途状态 ，采购单的完成状态只表示这张单该来的该入的库已经入完了，如果有没入的也不会再入了。 完成状态的采购单不可再入库，入库数量请认真填写，采购单入库，会默认为采购数量，如果是分多次到库的，请修改为实际到库数量。 提交入库单后需要审核才能生效。 库存明细 所有款号的库存明细列表。 涉及到价格，金额等数据有相应的权限才可看到。 除了看款号的实时库存外，还可以查看每个款号的库存变动明细。 综合查询条件包括 ，分类，供应商，款号，名称，库存数量，库存均价，是否预警，最后入库时间，最后出库时间 ，包含次品 等 ，其中通过最后入库和出库时间，库存数量等条件可以看出某些款号的库存压力情况。 库存管理人员可以在此进行正品和次品的调仓操作。 退货入仓 退货流程： 客户决定不收货物， 跟单人员先做退货操作，然后客户货物退回途中，仓库收到货物后再做退货入库的操作。 已经 退到仓库的产品，需做退货入库操作。 该操作会增加款号库存， 款号退货数据 也会在相关财务报表反应。 操作时，须输入对应的订单编号，选择所退的款号和退货数量，核对无误后提交完成退 货入库。 打印条码 在库存明细列表，可以直接打印某个款号的条码，也可以在这里按款号或者采购单号 进行条码 打印。 如果按采购单打印，会列出该采购单下的所有款号，可以进行选择打。