某知名电器连锁有限公司采购合同管理规定(编辑修改稿)

某知名电器连锁有限公司采购合同管理规定(编辑修改稿)内容摘要：

合同原件寄邮寄至总部总裁办档案室存档； (16)监察中心不定期抽查、审核，将无异议合同原件及签约结果一并转交至律师复核； (17)监察中心不定期抽查、审核，将有异议合同情况反馈至采购中心、财务中心、总办； (18)总裁办法务组律师出具复核意见后，转总裁办主任复核； (19)总裁主任出具复核并出具复核意见后，报总部总经理阅； (20)总部总经理阅合同签署情况后返总办； （ 21）总部总经理阅后，未能通过的合同，由总办将未通过的信息反馈至如下单位：返财务中心备案；返审计部进行审核、监察工作；返采购中心进行相关部门的分发、备案； （ 22）采购中心将未通过的合同信息反馈至以下单位 :返分部采购，分部采购按总部总经理的批示结果重新谈判；返分部财务部备案； （ 23）总部总经理阅通过的合同，总裁办存档。 分部上报合同审批流程 —— 按授权报总裁、副总裁审批的合同（流程图见附件） (ERP上线地区无预案的传递 ,仅在 ERP系统中实施审报 \审核 \打印 \执行等操作 ) (1) 分部采购填预案审批 单，报分部采购总监 (经理 )审批； (2) 分部采购总监 (经理 )审批未通过的预案，退分部采购部重报； (3) 分部采购总监 (经理 )审批通过的预案， 报总部采购中心各部门； (4) 总部采购中心各部门将分部报的预案报采购中心副总经理审批； (5) 采购中心副总经理将未通过审批的预案，返采购中心各部门，退分部采购部重报； (6) 采购中心副总经理将通过审批的预案，审批同意的返采购中心各部门； (7) 超采购中心副总经理审批授权的，经过采购中心副总经理审批同意后，报采销中心总经理审批，审批同意的返采购中心各部门； (8) 各部门干事在合同审批单原件上加盖审批合同的确认章 （内部用章）并对合同编号，并将预案复件发至采购分部或在 ERP系统中批回； (9) 分部采购收到审批通过的预案复件或在 ERP 系统中收到同意信息后，打印合同待签本，报分部财务部初审，合格的返采购中心；对总部未通过的，在修改重报。 (10) 采购分部根据财务部初审同意的合同文本递交厂家盖章； (11) 厂家将已盖章合同返回采购分部； 国美电器有限公司经营管理手册――采购系统分册 制度名称 采购合同管理规定 文件编号 国美 — 采 003 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 页次 11/24 附件数 31 个 (12) 分部采购收到厂家的盖章合同后，需填写用印单、并附预案复件及厂家盖章合同报至分部总经理； (13) 分部总经理签字确认后转至分部采购部，分部采购部将合同及经分部总经理签字的《用印审批单》转至分部财务部进行复审； (14) 财务部对审 核合格并盖章后的合同，自留合同原件及预案复件各一份，其余五份原件退采购分部； (15) 分部采购部自留一份存档，将其余四份合同文本原件按以下单位进行分发：递交厂家三份；一份邮寄至总部总裁办档案室存档； (16) 监察中心不定期抽查、审核，将无异议合同原件及签约结果一并转交至律师复核； (17) 监察中心不定期抽查、审核，将有异议合同情况反馈至采购中心、财务中心、总办； (18) 总裁办法务组出具复核意见后，转总裁办主任复核； (19) 总裁办主任出具复核并出具复核意见后，报总部总经理阅； (20) 总部总经理合同签署情况后返总办； (21) 经总部总经理审核，未能通过的合同， 由总办将未通过的信息反馈至如下单位：返财务中心备案；返审计部进行审核、监察工作；返采购中心进行相关部门的分发、备案； (22) 采购中心将未通过的合同信息反馈至以下单位 :返分部采购，分部采购按总部总经理的批示结果重新谈判；返分部财务部备案； (23) 总部总经理阅通过的合同，总办存档。 、补充协议及相关附件协议的保存分数： 采购合同原件、补充协议、包销机协议、特价机协议及相关附件协议等一式六份，需方、供方各执三份。 具体存档方法： (1)全 国合同： 原件（ 6份）： 总部财务中心 1份（附审批单原件） 总部采购中心 1份（附审批单复印件） 总部总经办 1份（附审批单复印件） 厂家 3份 国美电器有限公司经营管理手册――采购系统分册 制度名称 采购合同管理规定 文件编号 国美 — 采 003 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 页次 12/24 附件数 31 个 (2)地区合同： 原件（ 6份）：总部财务中心 1份（非 ERP地区附审批单原件） 总部总经办 1份（非 ERP地区附审批单复印件） 分部财务部 1份（非 ERP地区附审批单复印件） 厂家 3份 分部采购中心 合同及审批单复印件（ 1份） ：合同保档的依据是总部采购中心编制的合同编号，以下为合同编号的方法： ：经公司审批同意签约的合同，由总部采购中心负责编号，规则如下： 合同地区范围番号 +合同类别 +年号 +合同号 +明细号 +合同性质 ： (1)全国合同简称： 8600 (2)地区合同简称： 地区 番号 地区 番号 北京 1101 上海 3101 天津 1201 成都 5101 沈阳 2101 重庆 5102 济南 3701 西安 6101 青岛 3702 郑州 4101 广州 4401 武汉 4201 深圳 4403 杭州 3301 昆明 5301 潍坊 3706 廊坊 1328 东莞 4419 惠州 4413 洛阳 4103 咸阳 6104 淄博 3703 自贡 5103 鞍山 2103 佛山 4406 哈尔滨 2301 国美电器有限公司经营管理手册――采购系统分册 制度名称 采购合同管理规定 文件编号 国美 — 采 003 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 页次 13/24 附件数 31 个 无锡 3302 长沙 4301 长春 2201 太原 1401 中山 4420 ： 品 类 代 码 品 类 代 码 品 类 代 码 空调 301 彩电 100 碟机 201 洗衣机 402 冰箱 401 黑小 200 电脑 800 白小 500 手机 701 电脑及配件 801 烟灶 502 电话、传真机 700 热水器 501 微波炉 504 ： 年号为 4位阿拉伯数字，如： 20xx、 20xx、 20xx等； ： (1)合同号为 3位阿拉伯数字，每年从 001开始顺延，例如： 110120020xx001经； (2)合同号指大协议编号即经、代销合同编号，特价机、补充协议等附属合同不允许出现此类大协议号。 ： 是指主合同项下各类补充协议、特价机协议、包销机协议等附属协议的编号，为 2 位阿拉伯数字，例如： 110120020xx00101特。 ：合同号的性质的分类来源是合同的分类。 根据合同的性质合同编号性质规定如下： (1)经销合同：用“经”字代表 ； (2)代销合同：用“代”字代表； (3)特价机协议：用“特”字代表； (4)包销机协议：用“包”字代表； (5)临时协议：用“临”字代表； (6)工程机协议：用“工程”字代表； 国美电器有限公司经营管理手册――采购系统分册 制度名称 采购合同管理规定 文件编号 国美 — 采 003 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 页次 14/24 附件数 31 个 (7)普通补充协议：用“普通补”代表； (8)上店协议或确认书：用“上店” 代表； (9)撤店协议或确认书：用“撤店” 代表； (10)专供（特供）协议：用“专供”或“特供” 代表； (11)三方协议：用“三方” 代表； (12)直订协议：用“直订”代表； 以上合同编号必须按规定打印到合同中，不允许 合同中出现漏填、不填。 当编号中发生空号时的规定：当总部签署全国协议后，分部若根据全国协议与供应商当地分公司发生特价机、补充协议等协议时，此时给分部编号合同时主合同号会发生空号。 另当分部上报合同作废等情况时会造成合同编号空号。 当发生上述合同编号空号时要求编号者在合同编号目录中空号行处标住出“空号”字样，并写出空号的原因。 当分部签署全国协议的补充或特价机等协议时编号的规定：当总部签署全国协议后，各分部签署当地的全国协议品牌的补充协、特价等协议时，上报总部审批同意后，总部编写合同号 的要求： (1)在合同编号目录中将此品牌的主合同号行中注明“空号”字样，写出。