西软系统预订操作流程

西软系统预订操作流程内容摘要：

签单人 】【 负责人 】【 帐单人 】对应选框 ，14 单击 〖存盘〗。 （ 4）如果还需增加其他相关人，单击〖增加〗，重复上述操作即可。 签单人设置的业务应用 当某单位的应收帐户设置一个或多个签单人后，前 台进行转应收帐户的操作时，系统自动弹出『签单人图像资料』窗口，供操作者核对并确认本次签单人。 图 后台，该应收账户下也会根据签单人设置自动分离出每个签单人的分账户，可以方便地查看每位签单人的签单账务以及该应收帐户的汇总帐务。 图 档案与预订的关联 比较新建预订时，有无档案的区别。 ● 在预订主单下，输入姓名，回车，系统自动与客史档案匹配。 如果该客人有客史，系统将自动匹配15 客史，待操作员确定后，客史信息中与预订单相关的基本信息将自动导入，操作员只需补充或修改即可。 图 在 『客户档案查找』 窗口中，如果匹配到的是曾经住过店的客人，在此窗口将会显示该客人的证件信息以及喜好等方面的资料。 ● 匹配后，若该客人没有客史，系统将要求新建档案，点击新建后自动打开新建档案窗口，根据输入姓名自动产生【姓】、【名】、【姓名 2】，存盘后新建档案完成。 第二节 散客预订 预订 可以分为散客 预订 和团队 amp。 会议 预订。 散客预订一般是指来自零星客人 预订 、上门散客、长住户以及来自协议公司（公司、旅行社、订房中心）等的预订。 一般而言，单个散客预订的订房数量比团队预订要少，具体需要 根据酒店要求进行确定。 散客预订基本步骤 操作步骤（方法一） ： （ 1）、系统主窗口下，执行 预订 → 房价查询 ，或按 CTRL+R，打开 『房价查询条件输入』窗口。 16 图 （ 2）、输入【到达日期】、【天数】、【人数】（指每间房的人数，非总人数）、房数，单击 或按 F1，打开『房类帮助』窗口。 图 （ 3）、 【宾客】处输入客人姓名，回车，系统自动与档案匹配，如下图所示，表示该客人有档案，即是回头客，核对正确后，单击〖确定〗。 【宾客】处显示该客人姓名，。 若该宾客没有档案，则单 击〖新建〗，新建档案存盘。 若有【公司】、【旅行社】、【订房中心】信息，用同样的方式选择。 图 （ 4）、假设条件输入完毕，窗口如下图所示。 17 图 单击 〖确定〗，打开如下窗口。 单击选中某价格，该价格被黑色覆盖，“房价码”处显示该房价包价等基本信息。 图 双击该价格或选中价格单击 〖预订〗，打开如下预订单。 由下图可以看到，宾客基本信息（包括【本名】、【姓】、【名】、【姓名 2】、【国家】、【 】、【语种】、【称谓】、【性别】）、【到达】、【离开】、【房价码】、【 房类】、【房价】、【包价】等信息都已由 『房价查询条件输入』窗口导入。 18 图 注意 ： 系统房价优惠有两种录入方式： 实价优惠和百分比优惠。 特别值得注意的是，百分比优惠时， 【定价】后的第二个空格中输入的是优惠情况 ，如房价 8 折，则输入。 （ 5）、核对客人的来源、市场。 【市场】、【来源】默认为所选房价码的市场、来源， 若有变动，操作员可修改。 移动光标至【市场】 、【来源】处，结合系统帮助进行选择即可。 （ 6）、确定客人的其他要求：客房布置、客房特征等。 （ 7）、基本信息输入完整后， 单击工具栏上的 存盘按钮，保存所录信息。 保存后，系统自动生成宾客帐号、预订号，预订成功。 图 （ 8）、 补充档案信息，常见的有补充客人证件信息。 预订主单下，单击〖 档案 〗或按 CTRL+L打开档案窗口，根据实际情况补充信息。 操作步骤（方法二） ： （ 1）、系统主窗口下，执行 预订 → 客户档案 ，打开『档案查询』窗口。 输入客人基本信息，单击〖确定〗查询客史档案。 （ 2）、双击打开档案，确认客人信息，查阅房价信息。 （ 3）、确认后，『预订信息』标签页下，单击〖散客预订〗，打开预订单，即可开 始预订。 其他操作步骤同方法一。 19 注意 ： 从档案入口，进行预订，系统将自动将档案中的客人基本信息填充到预订单上，避免重复录入。 房价查询 业务中，预订员接到预订电话（或其他方式预订），首先应根据客人提供信息，跟客人确认抵离时间、所需房数、房价等基本信息，客人确定要预订之后，再为客人建预订单。 房价查询功能专为满足预订员的这种需求设定。 系统主窗口下，执行 预订 → 房价查询 ，或 CTRL+R，打开 『房价查询条件输入』窗口。 图 查询条件分 3 三部 分，需要说明的项目如下： 条件 项 目 说 明 1 到达日期 客人预计抵店日期，需正确输入，该项关系到可用房类资源数、房价等信息。 房类 预订房类，不选表示所有房类，单击该项空白处，可打开房类帮助。 预计房价 预计房价，可以在上下两个输入框中录入预计房价的范围。 2 宾客 对于有档案的客人，可在此输入客人姓名，系统自动与档案匹配，该信息与条件 3一起作用价格。 若建立预订，该信息将直接带入预订单。 公司 对于有档案的公司， 输入名称，系统自动匹配档案，该信息与条件 3一起作用价格。 若建立预订，该信息将直接带入预订单。 旅行社 同公司。 订房中心 同公司。 3 价格范围 私有 针对宾客、公司、旅行社、订房中心的专用房价码。 私有 +公共 条件 2 中与档案匹配后该宾客、公司、旅行社、订房中心的专用房价码 +当前所有客人都能用的公共房价码。 所有 当前酒店所有有效房价码，除去已关闭的。 关闭 即已过期不使用的房价码。 表 输入查询条件，如预计 2020/12/02 到，房类是 AST，杭州西软科技有限公司，如下图所示。 20 图 条件输入完毕，单击 〖确定〗，打开如下窗口。 窗口中部显示当前宾客可使用的房价码、房价及其指定房类可用房数。 房型下方的“ Avail”表示当前实际可卖房数，“ Avail()”表示包括超额预订在内的可卖房数。 单击选中某价格，该价格被黑色覆盖，“房价码”处显示该房价包价等基本信息。 图 确认要预订后，双击该价格或选中价格单击 〖预订〗，即可打开预订单处理。 功能按钮说明： 〖预订〗 单击，打 开新建预订单，如下图。 宾客姓名、公司、抵离时间、房价码、房类、房价信息等在 『房价查询』窗口已输过的信息，将自动导入预订单，提高预订效率。 21 图 〖 Walk in 〗 直接上门客人，单击此按键，打开 Walk in 主单，如下图所示。 宾客姓名、公司、抵离时间、房价码、房类、房价信息等在 『房价查询』窗口已输过的信息，将自动导入，提高 Walk in 效率。 图 注意： 通过 Walk in 入住的客人，在预订单“ Walk in”处勾自动打上，作为系统统计 Walk in 客人的 依据。 〖 Turnaway 〗 客人询问但未预订的，操作员可记录为 Turnaway。 单击，打开〖销售问讯〗窗口，如下图所示。 录入客人基本信息，不预订原因，便于后期的销售统计分析。 图 〖选择范围〗 返回 『房价查询条件输入』窗口。 散客预订主单 预订单信息包括主要信息和附加信息，下表列出了这些信息中需要注意、解释的部分。 主要信息 ： 22 项 目 说 明 国籍 amp。 语种 选定国籍，语种处自动显示该国家的常用语种。 语种也可以修改，选 定后系统中该客人各单据的打印默认为该语种。 选择贵宾等级，不选默认为普通客人，选择等级后，宾客列表将有红色信息灯提示。 偏爱房号 客人偏爱的房号。 排房要求 客房固有的属性、特征。 操作员可根据客人要求，从帮助中选择，所选项直接影响以后的排房。 客房布置 需要客房中心处理的客人关于客房布置的要求。 特殊要求 需要前台特别关注的客人的特殊要求。 房价码 客人住店能享受的房价代码。 选择公司、旅行社或订房中心后，一般系统将自动显示与该公司 （旅行社、订房中心）匹配的房价码（必须是档案中已有的），操作员选择房类后，房价将自动显示。 加床 正确录入加床数，加床金额，可在系统的加床报表中体现。 保密 选择此项后，查询 客人信息时有粉色指示灯标识其为保密客人。 备注 灵活使用的注意事项。 表 附加信息 ： 项 目 说 明 销售员 销售员信息。 若是销售散客（无协议单位），请选择此项信息。 该项信息的选择要慎重，直接关系到销售员业绩统计，因此要严格按照实际情况选择。 抵达信息 正确录入客人欲抵离航班 、接送机车型等信息，系统可出具接送机报表。 佣金码 此订单返佣模式。 主单选择订房中心后，一般系统会自动带入该订房中心的返佣代码，也可手动在此选择，系统可出具佣金记录列表。 结帐提示 结帐提示信息。 在此输入内容后，当进行结账时，系统将提示所输内容。 结帐前系统自动提示的信息有：未传达留言、未归还租赁、结帐提示、定义帐户等。 网络预订号 接受旅行社或者订房中心的订单时，此处可以输入对方提供的预订号 表 23 图 常见预订实例 酒店业务中，散客预订 的情况多种多样，其中最快速的预订就是先输入几个必要信息，如：姓名、公司 /旅行社 /订房中心、抵离时间、房类（如果客人是预订到房间的，则同时需要选择房号）等，存盘，生成一帐号，其他信息慢慢补充录入。 通常，不同酒店对预订单上的必填项有着不同的要求，操作员要视酒店的具体情况确认。 下面我们将以实例的方式，说明如何处理各类预订业务，说明重点是与普通预订的不同之处。 VIP 预订 操作步骤 ： 只需在普通预订步骤基础上，加上这一步即可：预订主单下，【 VIP】处选择 VIP 等级。 值得注意 的是，酒店可以事先在维护系统中设置 VIP 等级的关联信息（特殊要求和客房布置等），当操作者选择客人 VIP 等级时，系统自动带入该等级对应的关联信息。 公司、旅行社、订房中心预订 操作步骤 ： （ 1）、系统主窗口下，执行 预订 → 房价查询 ， 或按 CTRL+R，打开『房价查询条件输入』窗口。 （ 2）、输入【到达日期】、选择【房类】。 （ 3）、【公司】处输入公司名称，回车，系统自动与档案匹配，如下图所示，正确选择公司，单击〖确定〗，【公司】处显示该公司名称。 图 （ 4）、假设条件输 入完毕，如下图。 24 图 单击〖确定〗，打开『 Rate Query』。 单击选中公司对应的协议价格，该价格被黑色覆盖，“房价码”处显示该房价包价等基本信息。 图 单击〖预订〗，打开如下预订单，【公司】、【到达】、【离开】、【房价码】、【房类】、【房价】、【包价】等信息都已由『房价查询条件输入』窗口导入。 （ 5）、接下来的步骤请参照预订基本步骤。 升级处理 饭店业务中有时会出现这样的情况：由于各种原因（一般是酒店方引起的事件），饭店允许客人用普通房类房 价享受较高级房类。 操作步骤 ： （ 1）、预订主单下，单击 【 从 … 升级 】 ，选择原房类， 【 房类 】处选择升级之后的房类 ； （ 2）、 【 理由 】 处，选择升级理由，【优惠理由】处，选择同意人， 〖 存盘 〗 即可。 25 图 UPSELLING Upselling 指 根据客人特点，推销更高价格的客房 ，从而提高酒店的收入，一些酒店还给员工相应提成。 通过正确的操作，系统可以提供 Upselling的报表。 操作步骤 ： （ 1）、预订主单下，在 【 房类 】处选择新房型，在【特殊要求】处选择 UPS(UPSELLING)； （ 2）、【 备注 】输入 UPS=原房型，操作员工号； （ 3）、点击〖 存盘 〗即可。 图 每日定价 若客人在住期间每日房价不一样，通过设置每日定价，系统在夜审后将会自动根据设置进行价格调整。 操作步骤 ： （ 1）、打开预订主单，单击 【 „„ 】，打开 『每日定价明细 』，进行房价变更操作； 26 图 图 （ 2）、点击〖 确认每日房价 〗后便保存了价格的修改。 注意 ： 在确认了每日房价之后，主单上关于房价的相关信息会被锁定，提示进行了每日房价设定。 如果要进行房价修改，则需要。