总部物业中心会务助理服务手册(会务培训、接待流程)(doc33页

总部物业中心会务助理服务手册(会务培训、接待流程)(doc33页内容摘要：

服主管，并全程 跟进会议现场 完成现场布置，反馈客服主管 准备情况，反馈客服主管 采购物品到位后，通知会务人员准备到位 提 前 完成会前各项准备工作，反馈会议部门进行会前检查 、 确 认。 会 务培训 /接待服务流程 第 页 15 特别 注意事 项： 外部培训、接待会议一律使用纸杯。 茶水服务： 2． 1 茶水的浓度可根据茶包的浓度适量调整，如：绿茶、茉莉花茶培训 /会务接待 ，服务进行时与服务结束 技术管理 会务管理 技术人员定时跟进 会议 服务需求，发现异常情况及时处理。 安排一名会务 人员定时巡查 B级会议服务。 会务 人员必须三十 分钟于会议现场巡视一遍，补充茶水及更换茶杯 、 果盘及清洁现场等 会议结束： 会务人员及时清理现场，清点剩余物品，并将剩余物品及时清点列单送回顾客办公位，并请顾客签字确认。 会议结束 后 ，各岗位人员将本次会议完成情况反馈至前台，由前台人员在《总部会议室使用完成情况登记表》 中 完成情 况栏中填写。 会议结束： 技术人员及时清理会议相关设备，将设备归还原来存放位置。 服务关闭 会 务培训 /接待服务流程 第 页 16 比较淡一壶放三包茶袋，红茶比较浓一壶放两包茶袋即可。 2． 2 茶水的温度保证在 70 度左右，如果放的茶水温度低于 50 度，应及时更换会议室所放置的茶水。 培训室培训会议在 20 人以上，需将客服用房的热水器加满水放到培训室黑色桌子上面，并插好电源及按时往热水器里加水。 培训室有重要培训会议及长期培训会议时，需将客服用房内的百宝箱分别放在男、女洗手间台面上，并在会后及时收回。 （男、女百宝盒内物品有 所不同，放时需检查清楚后再放。 ） 凯瑟琳外贸名品 鞋 .包 . 会 务培训 /接待服务流程 第 页 17 B 级会务 /培训 /接待 协助服务清单 会议 /培训 /接 待 部门：（ ） 会议 /培训 /接待主题：（ ） 会议 /培训 /接待时间：（ ） 会议 /培训 /接待地点：（ ） 会议 /培训 /接待人数：（ ） 会议 /培训 /接待对接人：（ ） 一 、 设备设施准备： 远程□ 投影仪□ 音响□ 写字板□ 背景音乐 □ 有线麦□ 胸麦□ 无线麦□ 激光笔□ 白板笔红□ 白板笔蓝□ 白板笔黑□ 大白纸 □ 其它 ： 二 、茶点准备： 糕 点 ： 小蛋糕□ 法 式薄 饼□ 蛋黄派 □ 其它： 茶 水 ： 绿茶□ 红茶□ 茉莉花茶□ 咖啡□ 其它： 饮 料： 怡宝水□ 益力矿泉水□ 其它： 水 果： 青提□ 红提□ 香梨□ 香蕉□ 佳力果□ 黑布李□ 红布李□ 圣女果□ 皇帝蕉□ 西瓜□ 哈密瓜□ 进口橙 □ 其它 ： 其它：（为讲 师准备） ： 金嗓子 □ 胖大海 □ 江中亮嗓 □ 其它： 三、绿化准备： 讲台盆景□ 讲台插花□ 四 、标识准备： 背景版□ 台面 姓 名牌□ 引导（欢迎） 标识□ 会 务培训 /接待服务流程 第 页 18 五 、 会场布置： 希望布置时间： 布置类型： （见附图参考） 图 A □ 图 B□ 图 C□ 图 D□ 六、其它： 希望水果、糕点摆放时间 为 ：（ ） 希望投影、视频开启时间 为 ：（ ） 希望 背景音乐 播放 时间 段 为： （ ） 实际采购金额 :_ 剩余物资处理 : 顾客签名 : C 级培 训 /接待会议指引 C 级培训 /会议接待会议诠释： 日常内部职员会议服务。 C 级会议 服务流程 及注意事项 ： 前台人员每日按规定时 间上网 查寻 会议 或 接 来电申报 将会议信息登记在《总部会议室使用情况登记表》上 远程视频、设备服务 通知 相关技术人员或通知中心进行安排 跟进相关技术人员对视频、设备进行提前调试。 调试视频、设备类会议现场跟踪 会议结束时，技术人员及时清理会议相关设备，将设备归还原来存放位置。 简单投影设备 操作、 茶水、咖啡、白板、纸张、笔。 通知会务 服务 人员 会前准备及会中服务 会议结束，会务人员及时清洁会场。 服务关闭 会 务培训 /接待服务流程 第 页 19 特别 注意事项： 日常内部会议每 30 分钟加一次水。 茶水 服务 ： 2． 1 茶水的浓度 可根据茶包的浓度适量调整，如： 绿茶 、茉莉花茶比较淡一壶放三包茶袋，红茶比较浓一壶放两包茶袋即可。 2． 2 茶水的温度保证在 70 度左右 ，如果放的茶水 温度 低 于 50 度 ，应及时更换会议室所放置的茶水。 内部人员会议，一律自己带杯。 （可根据情况若有人让送杯子时再送杯子，内部人员一般送胶杯，外来人员用纸杯倒水） 培训室培训会议在 20 人以上，需将客服用房的热水器加满水放到培训室黑色桌子上面，并插好电源及按时往热水器里加水。 培训室、电脑教室内无会议记录时，里边不放水杯，有会议时必须提前准备好放进会议室内。 （电脑教室放在饮水机桶上即可，培训室放在黑色桌子上面。 ） 会 务培训 /接待服务流程 第 页 20 C 级会务 /培训 /接待 协助服务清单 会议 /培训 /接待部门：（ ） 会议 /培训 /接待主题：（ ） 会议 /培训 /接待时间：（ ） 会议 /培训 /接待地点：（ ） 会议 /培训 /接待人数：（ ） 会议 /培训 /接待对接人：（ ） 一、 茶点准备： 茶 水： 红茶□ 绿茶□ 茉莉花茶□ 咖啡□ 怡宝水□ 水 果： 西瓜□ 哈蜜瓜□ 圣女果□ 香梨□。