k3cloud总账管理操作规程

k3cloud总账管理操作规程内容摘要：

以手工录入明细项目的金额，系统自动实时计算并显示各项目的汇总数据。 钩稽检查 用户在保存现金流量初始数据之前，可以点击工具栏的【检查】按钮，检查主附表项目之间的钩稽关系是否正确。 如果二者的钩稽关系检查不通过，总账系统不能结束初始化。 结束初始化 功能说明 总账管理操作规程 24 当账簿的 科目初始数据录入工作完成之后，并且在综合本位币下的试算结果平衡，用户就可以进行账簿的结束初始化工作。 账簿结束初始化之后，才能进行凭证过账和期末处理等操作。 结束初始化之后，如果账簿尚未进行账务处理，用户还可以进行 反初始化 操作。 操作前提 只有在账簿的启用期间时才可以进行结束初始化操作。 操作说明 打开【财务会计】－ 【总账】－ 【初始化】－ 【总账初始化】功能，选择需要结束初始化的账簿，点击 初始化 按钮，系统首先会检查账簿是否符合结束初始化 的条件，检查通过后，账簿才能结束初始化。 反初始化 功能说明 系统提供了反初始化的功能，当需要维护或修改结束初始化前的相关资料（如科目初始数据）时，可以进行反初始化，将总账还原到未初始化状态。 操作前提 只有在账簿的启用期间时才可以进行反初始化操作。 操作说明 总账管理操作规程 25 打开【财务会计】－ 【总账】－ 【初始化】－ 【总账初始化】功能，选择需要进行反初始化工作的账簿，点击 反初始化 菜单，系统首先会检查账簿是否符合反初始化的条件，检查通过后，账簿则会返回到未初始化状态。 凭证管理 凭证分为原始凭证和记账凭证两种，在 业务发生时应首先根据原始凭证和其他有关业务资料手工填制凭证，或者根据原始凭证直接在电脑上制作记账凭证。 用户在实现初始化之后，财务人员需要以凭证的方式记录公司发生的实际经济业务。 同时，按照实际的工作要求，对凭证进行审核、过账，发现错误进行修改。 用户可以通过【财务会计】－ 【总账】－ 【总账管理参数】的凭证参数页签，根据企业账务处理的实际情况，设置凭证的录入规则以及审核过账的校验机制等。 凭证录入 功能说明 用户根据原始单据录入记账凭证，系统在凭证录入界面提供多个选项设置，用户自定义数据校验规则以及录入时的 编辑控制等。 使用 凭证查询 功能查询和管理已录入的凭证，可以对凭证进行整理、冲销、联查单据和业务凭证等多个操作。 用户可以录入凭证时指定现金流量，也可以在凭证查询列表界面选择凭证指定现金流量。 具体指定的操作可参见 凭证指定现金流量。 总账管理操作规程 26 操作前提 设置账簿、科目、凭证字以及总账管理参数等基础信息。 字段说明 字段 说明 账簿 设置凭证所在账簿，账簿必须已审核且未被禁用。 日 期 设置凭证日期，该日期是指业务发生日期。 系统不允许录入账簿已结账期间内的日期作为凭证日期，允许录入账簿当前期间以及以后期间的凭证。 如果勾选了总账系统参数 允许录入凭证的未来期间数 ，系统检查凭证日期所在期间若超过允许录入的最大期间数，则不允许保存。 凭证字 从基础资料凭证字中选择需要设置的凭证字，系统默认显示账簿关联的凭证字。 凭证号 系统根据总账系统参数的凭证号排列规则自动生成凭证号。 如果勾选了总账系统参数 不允许手工修改凭证号 ，则用户不能修改此字段；如果允许手工修改，用户则可以修改系统自动生成的 凭证号。 附件数 设置凭证录入后以附件的形式备份原始单据的数量。 序号 记录了凭证录入的原始顺序，序号不会因凭证的删除而改变。 摘要 录入凭证分录的备注信息，可从基础资料摘要库中选择，也可手工录入。 科目编码 录入凭证分录的科目。 核算维度 录入会计科目关联的核算维度信息，此处的核算维度是指科目属性中核算维度组包含的核算维度信息。 核算维度是否必录、录入的值范围均以核算维度组中的设置为准。 币别、汇率类型和汇率 当会计科目设置外币核算时或选中工具栏 “选项 ”菜单组下的【外币】时，才显示该三列字段。 系 统默认显示账簿的记账本位币、默认汇率类型和汇率。 如果勾选了总账系统参数 凭证中的汇率允许手工修改 ，则用户可以修改汇率；否则，只能使用汇率体系中的汇率信息。 借方金额、贷方金额 录入科目对应的金额信息，每条凭证分录只允许录入借方金额或贷方金额。 结算方式、结算号 录入银行存款科目的结算方式和结算单据的号码。 当勾选了总账系统参数 银行存款科目必须录入结算方式和结算号 时。 用户必须录入；否则，用户根据实际情况选择是否录入。 选项说明 凭证录入界面的【选项】菜单，提供了录入的公共参数以及业务参数控制。 业 务参数 说明 保存进行原币平衡校验 选中此项，凭证保存时系统检查外币分录的原币金额乘以汇率是否等于本位币。 如果不平衡，系统不予以保存凭证。 每一条分录录入完成后自动检查 选中此项，每录入一行分录后，系统检查分录中各栏目字段的合法性。 如总账管理操作规程 27 果不合法，系统不予以保存凭证。 保存检查附件数 选中此项，凭证保存时系统检查附件数是否为空白。 如果为空白，系统不予以保存凭证。 结算方式和结算号重复报警 选中此项，凭证保存时系统检查银行存款科目分录的结算方式和结算号是否重复。 如果重复，系统不予以保存凭证。 自动携带 设置新增分录时，需要默认携带上一条分录的字段内容。 选项设置完成后，点击【保存】按钮，即可将设置进行保存，用户下次登录时仍然可以使用上一次设置的凭证录入选项。 凭证查询 凭证来源 总账系统凭证查询的数据来源，主要包括以下凭证： 1) 总账系统手工录入的凭证； 2) 期末结转损益生成的凭证； 3) 期末调汇生成的凭证； 4)自动转账生成的凭证； 5) 业务单据通过智能会计平台生成业务凭证后，业务凭证生成的总账凭证。 如果是业务系统生成的凭证，在总账凭证查询中允许联查对应的业务凭证以及业务单据。 过滤条件 用 户可在 “条件 ”页签选择凭证显示的方式以及设置凭证显示的数据范围等，系统提供以下显示方式： 选中 “按凭证过滤 ”时，系统显示凭证的凭证头信息，用户可在字段值过滤列表中设置凭证头字段的过滤信息。 选中 “按分录过滤 ”时，系统显示凭证头及凭证分录的完整信息，用户可在字段值过滤列表中设置凭证的字段过滤信息。 操作说明 凭证查询的工具栏菜单提供多个凭证维护的功能菜单，用户可以对凭证进行新增、复制、修改以及删除等多个操作。 需要注意的是，所有的功能必须是已授权用户才能操作。 工具栏的通用操作同本产品的单据操作一致，相关说明可 详见单据的通用操作说明。 凭证的其他操作，本手册将在后续章节进行详细说明。 总账管理操作规程 28 凭证审核 操作说明 编制完凭证后，如果对凭证信息确认无误，用户则可对凭证进行审核。 如果总账系统参数勾选了 凭证过账前必须审核 ，则需要审核所有待过账凭证。 打开凭证管理的凭证审核功能，系统默认显示已提交审核的凭证，用户选中需要审核的凭证，点击工具栏的 审核 按钮，待审核凭证通过系统检查审核后，系统自动在凭证的 “审核 ”处签上当前操作用户的名称。 用户要修改审核后的记账凭证，点击工具栏的 反审核 按钮，待反审核凭证通过系统检查后则取消审核，同 时系统取消凭证的审核签章，凭证状态为 “重新审核 ”状态，此时用户可以修改凭证信息，修改完成后再提交凭证审核。 其他说明 用户根据企业实际账务管理的需要，可以控制记账凭证的制单人与审核人不能为同一人以及反审核人与审核人不能为同一人。 在系统权限管理中，需要对凭证的新增操作与审核操作、反审核操作与审核操作的用户分开授权。 总账管理操作规程 29 出纳复核 操作说明 如果总账系统参数勾选了 凭证过账前必须出纳复核 ，则在凭证过账前，出纳要复核待过账凭证。 因用户实际应用情况的多样化，系统对出纳复核与凭证审核之间的顺序未做强制性规定，用户 可以对任何可修改状态的凭证进行出纳复核操作。 打开凭证管理的出纳复核功能，选中需要进行出纳复核的凭证，用户可以点击工具栏的 查看按钮，确认凭证信息无误后，在界面单击 出纳复核 ，系统自动在凭证的 “出纳 ”处签上当前操作用户的名称。 单张凭证进行出纳复核时，允许修改结算方式和结算号，其他字段不允许修改。 用户如需取消出纳复核，选中已进行出纳复核的凭证，点击工具栏的 取消复核 按钮，系统调出凭证复核界面，用户在该界面单击 取消复核 ，系统自动取消凭证的出纳签章。 需要注意的是，取消出纳复核的操作员必须与凭证的出纳复核操作员一致。 批量操作 系统支持对凭证进行批量复核操作，用户在出纳复核的凭证列表界面选中多张凭证进行操作即可。 对于不符合操作条件的凭证，系统将会给予用户相应的提示信息。 总账管理操作规程 30 凭证过账 功能说明 凭证过账，就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账簿中的过程。 经过记账的凭证以后将不再允许修改，只能采取补充凭证或红字冲销凭证的方式进行更正。 因此，在过账前应对记账凭证的内容仔细审核，系统只能检验记账凭证中的数据关系错误，而无法检查业务逻辑关系。 系统提供【财务会计】－ 【总账】－ 【凭证管理】－ 【凭证过账】功 能选择账簿对其凭证过账或反过账操作，用户也可以直接在凭证查询界面执行过账等相关操作。 系统提供多种凭证过账模式，用户可以执行批量过账（反过账）操作，也可以手工选择个别凭证执行相关操作。 总账管理操作规程 31 操作说明 过账操作之前，请在功能菜单【过账选项】中设置相关参数，定义是否进行断号检查以及发生错误是否继续过账等。 然后，用户需要选择待过账或反过账的账簿，设置凭证的过账范围。 点击功能菜单的 “过账 ”或者 “反过账 ”按钮执行对应操作，操作完成后，系统会显示具体的操作结果。 值得注意的是，如果总账系统参数控制凭证过账前是否必须审 核或出纳复核，请在执行凭证过账操作前，对相关凭证进行审核或者出纳复核。 否则，将影响凭证过账操作的执行。 其他说明 用户只能对当前登录组织所在核算体系的账簿内当前会计期间的凭证执行过账或反过账操作。 凭证汇总 系统提供【财务会计】－ 【总账】－ 【凭证管理】－ 【凭证汇总表】功能，将记账凭证按照用户指定的范围和条件汇总至指定级别的科目借贷方发生额上。 用户可以根据需要设置不同的汇总条件，查询对应的会计信息。 总账管理操作规程 32 其他功能 凭证作废、反作废 凭证只能在可修改状态下进行作废操作，由业务系统生成的机制凭证不允许作废（包括总账期末调汇、结转损益等操作生成的凭证）。 已作废的凭证不参与会计的记账，有作废标识，允许删除。 作废的凭证不允许修改、审核、出纳复核和过账。 用户可对已作废凭证反作废，凭证即可恢复为正常状态。 凭证整理 系统在凭证查询界面的工具栏提供 凭证整理 的功能，可将账簿内的凭证号码进行重新排列。 该操作是不可撤消的，用户将凭证号码重新整理后，您原来已经打印的凭证需要重新打印。 所以进行此操作时要特别小心。 凭证号的排列规则由总账系统参数的凭证号排列 规则以及界面的过滤选项 “按凭证日期重排凭证号 ”决定。 后者是在系统参数作用的基础之上，根据用户设置决定是否按照凭证日期排号，否则，按凭证保存的先后顺序排号。 凭证冲销 对于已经过账的凭证，如果发现它不符合企业的财务规则， 您可以使用凭证查询界面工具栏的 凭证冲销 功能， 生成一张红字冲销凭证。 冲销凭证的摘要系统默认设置为 “冲销 XX字 XX号凭证 ”。 总账管理操作规程 33 凭证报告 用户在凭证查询界面工具栏点击 凭证报告 按钮，系统可以提供凭证报告。 首先选择账簿、期间范围以及凭证字及凭证号范围，然后查看凭证报告。 查看单据 联查记账凭证关联 的业务单据。 业务单据首先在智能会计平台通过对应的凭证模板生成业务凭证，然后由业务凭证生成总账的记账凭证。 查看业务凭证 联查记账凭证关联的智能会计平台业务凭证。 现金流量相关处理 现金流量的编制方法： 1. 用户可以在凭证中直接指定现金流量主表项目和附表项目，实现现金流量表的编制。 在凭证中修改现金流量项目，现金流量表同步更新。 2. 用户使用 T型账功能批量指定一定范围内的涉及现金流量项目的凭证分录的主表项目。 在凭证中如何进行现金流量项目的指定，请参阅 凭 证指定现金流量。 如何使用 T型账进行主表项目的批量指定，请参阅 T型账。 凭证流量项目指定完成后，用户可以查询现金流量表，以及查询凭证的现金流量项目指定情况。 请参阅 现金流量表 、 现金流量查询。 凭证指定现金流量 功能说明 用户在编制凭证界面或者凭证查询界面点击 现金流量 按钮，系统根据凭证的科目对应关系自动显示对应的流 量金额，并且根据科目预设信息默认携带对应的现金流量项目到现金流量指定界面中。 总账管理操作规程 34 操作前提 1. 定义现金流量项目 2. 在总账参数中设置凭证录入现金流量的相关控制 3. 定义会计科目的相关属性 如果要进行现金流量的处理，科目中必须要指定现金流量科目，现金流量科目有三种类型：现金、银行存款和现金等价物。 用户根据实际情况在对应。