重庆帝豪房地产开发有限公司材设部工作手册

重庆帝豪房地产开发有限公司材设部工作手册内容摘要：

工作。 制度编号： CQDHCSW001 制度名称：材料设备采购管理制度 第一条 目的 为了规范选择供应商操作程序，全面了解供应商及其产品特性，有效降低工程建设成本，充分整合公司内部材料设备信息资源，增加工作透明度，同时对采购过程加强控制，确 保采购产品符合项目整体定位和成本要求，为公司持续发展奠定基础。 第二条 适用范围 适用工程建设的甲供材料设备、分包项目、甲控乙购材料设备等各类工程物资及日常公司所需物资、固定资产采购的控制活动。 第三条 职责 材设部：。 （分包项目）供应单位前期考察和评估工作。 《材料设备管理控制计划表》。 ，并负责材料设备采购合同签约。 组织编制材料采购招标文件初稿，并由工程 、造价、财务人员进行补充和完善。 ，参与分包、乙供材料进场验收。 程量。 负责材料设备出入库登记手续并配合财务部建立健全台帐目录。 、修订、解释本制度。 工程部： 确定材料设备设计及技术标准，在方案设计 至施工图设计阶段，填写《材料设备设计确认计划表》；施工图设计确认后，填写《材料设备设计标准确认表》，以上两份表单及时提供给材设部。 参与编制《材料设备管理控制计划表》。 参加材料设备招投标工作并提出技术规范，提供技术标部分内容。 组织对材料设备样板进行确认。 根据施工组织设计编制《材料设备进场计划表》。 参与材料设备进场验收。 负责材料设备综合报验及备案工作。 财务部 参加材料设备招标工作。 负责材料 设备帐务管理。 参与材料设备采购合同执行。 第四条 材料设备招投标管理程序 工程材料设备（分包项目）招标由材设部负责提请立项，成立招标小组，工程部、预算人员、财务部参与，严格按照经审批的《材料设备管理控制计划表》确定的材料范围和控制方式进行实施。 凡材料设备采购金额 5 万以上必须采用招标方式确定； 5 万以下允许采用询价方式，货比三家，由材设部和预算人员及财务部负责经办。 重大材料设备合约招标由材设部组织经济指标，工程部负责提供技术相关指标，提前将材料设备供应计划到场时间、 技术要求（部分材料设备需要图纸）、招标文件初稿等向材设部提交。 招标小组按照《材料招投标工作管理制度》、《供应商评价和选择程序》的有关规定，组织相关人员对材料设备供应商进行考察和评估，审核材料供应商投标资格及确定发标范围，未进入材料设备数据库且未经考察评估的供应商不得作为发标对象，推荐人员应回避招投标过程。 行审定，工程部相关工程师核定技术标准，设计师提出颜色造型、尺度等技术标准，预算人员造价工程师按工程施工图核定工程量，按《材料设备采购 招投标文件内部审核表》报批程序办理。 招标文件是甲方对供货或作业内容的具体要求，应明确质量要求、技术标准、完工时间、供货地点、作业内容、验收办法、土建配合费、税金计取办法等相关内容。 材设部协助财务部督促投标单位在发布招标文件前 24 小时，按招标文件规定及时交纳投标保证金，投标单位只有按规定交纳投标保证金后，方可参加投标，招标工作结束由财务部负责退还投标保证金。 材设部组织开标工作，决标后填写《材料设备招标工作流程表》，必要时可进行多次商务洽谈并形成纪要，将对比价格及综合分析形成文字报告，按 合同程序申报，经报批同意后签发中标通知书，同时组织合同文本并按程序报批，报批时应附带合同文本、供应商登记表、《材料设备投标工作流程表》及其它相关资料。 材设部组织，预算人员、规划建设部、财务部协助对甲供材料、分包项目或三方采购合同签约。 甲控乙购材料具备招标条件必须招标，若不具备招标条件应通过专题会议讨论确定品牌、规格型号、价格等，由材设部向施工单位下达《甲控乙购回执》，若甲供材料设备需作设计变更或工程量签证，由规划建设部按《材料设备设计变更审批表》办理，材设部再与供应商签订补充协议。 材设部组 织预算人员、工程管理部、供应商等相关单位对甲供材料采购合同实施合同交底，并填写《材料设备合同交底单》，对于三方采购合同由材设部组织，规划建设部配合协调监理、施工单位、供应商等进行技术合同交底。 材设部应将所有采购合约建立完整的文字档案和电子档案，其中包括：招标文件、投标文件、商务洽谈纪要、投标对比分析报告等相关资料，若采用标准文本签订供货合同均应输入电脑进入材料设备数据库。 材设部应将所有采购合约建立完整的文字档案和电子档案，其中包括：招标文件、投标文件、商务洽谈纪要、投标报价对比分析报告等 相关资料，若采用标准文本签订供货合同均应输入电脑进入材料设备数据库。 合同应一式八份，正本一份，副本七份。 财务部留存正本，行政部、工程部、预算人员、材设部及其他相关部门各留存副本一份。 各部门应健全相关制度，合同文本及合同内容不得遗失和外传。 第五条 材料设备帐务管理程序 材料帐目 财务部应根据《材料设备管理控制计划表》、《材料设备供应商目录》进行核实，其中目录采购、供应商登记表上的开户行、帐号等相关资料必须与合同内容相符，未按目录采购的材料设备必须按程序报批并补交采购清单，方 可鉴经济合同专用章。 财务部对甲供（分包项目）、甲控材料应建立完整的帐务登记。 材设部应设置专职或兼职材料库管员，具体经办或承办材料设备出入库和帐务相关事宜，在主管领导下开展工作，财务主管负责定期或不定期对所建帐目进行检查和指导。 材料设备台帐簿应根据品种、物质类别分类建帐，帐目登记要做到完整无误、不漏、不同单据要分类装订成册。 甲供材料设备入库时，首先由材料工程师与规划建设部相关专业工程师确认品种、规格型号、数量、质量、单价等，库管员复核并共同在入库单上签字后方可入库，为防止丢失，入库应立即通知相关单位办理出库手续，库管员月末将当月所有帐目与财务会计核对，采用先进先出的办法逐笔建帐，做到帐帐相符。 甲控材料设备每批次进场经验收后，就品牌、规格型号、数量应建立相关帐目，材料工程师每月 25 日将各施工单位当月所进材料数量统计表送预算、财务主管或经理，结算时据此予以核对。 供应数量和三级明细帐应用钢笔填写，做到数据准确、书写工整、摘要清楚、登帐及时。 红墨水只限于在划线改错和冲帐时使用，台帐簿登记不得隔页、跳行、撕毁、抽换帐页，每页登记完毕后转下页时，应在帐页最后一行算 出合计及余额，在摘要栏内注明“过次页”，在下页第一行摘要栏内注明“承前页”。 ，按财务归档办法逐月分类装订分册，财务部和审计监察部将定期或不定期据此稽核。 材料设备专用台帐簿是经济活动重要档案和历史资料的一部分，必须定期归档、妥善保管，不得丢失或任意销毁，经办人调离本岗位时必须移交。 款项支付 票，且发票与合同、开户行保持一致，第三方单位票据在办理款项时不得受理，采用支票形式支付。 甲供材料和分包项目单位申请付款，先由材料工程师核对供货或入库票据经造价工程师复核后，再由库管员按《材料设备（分包项目）付款批核流程》办理付款相关手续，每月 25 日向总经理、财务部、材设部报送《材料设备成本（现金流量）月报表》。 设备款。 库管员与财务会计应做好各类材料设备付款台帐，建立完整的帐务体系，每月核对台帐一次，材料与财务主管据此检查。 付款台帐包含：合同类别、合同单位、产品名称、合同总价、付款日期、付款金额、工程量、增减工程量、 增减帐目、各阶段付款金额、结算金额、签发日期等。 合同总额 70%以内（含 70%）的甲供材料和分包项目款项支付由各部门根据现金流量按《材料设备（分包项目）付款批核流程》办理，提交财务部备案；累积超过合同总额 70%款项（含结算）支付须经大商汇公司审批报商贸事业部领导及审计部门审批同意后方可支付。 第六条 操作程序 根据《产品选样和封样程序》规定，材设部组织甲供、分包项目、甲控乙购材料设备选样和封样，填写《材料设备封样清单》，由材设部、供应商各存一联。 材设部负责按《材料设备数据库及样品管理 程序》的相关要求对现场仓贮物资进行日常管理，需向业主或潜在客户展示工程所用材料设备，由市场招商部提出计划和布展方案经总经理审批，材设部协助布展。 材设部组织监理单位按《材料验收和试验程序》的要求分阶段或发货前对订购产品入厂验证和订购产品进场验证，规划建设部相关人员参与验收。 、验证标识和验证日记，按要求填报《供应商供货质量、进度考核表》、《供应商供货评估表》，每月 25 日送材设部经理并报项目总经理，需改进由相关工程师跟踪和协调。 材设部督促供应商的供求进 度、质量验证等相关事宜，规划建设部负责协调供应商与监理单位、施工总承包单位等之间的合作关系。 工程部负责组织对供应商或分包项目严格执行隐蔽工程、半成品和成品验收制度，工程验收手续应规范，当月所有签证转交预算部工程师复核，同时应核实当月施工用水用电的费用，通知财务部在付进度或结算款时扣除此费用。 材设部负责及时通报采购产品损失现象（含工程、设计变更将发生现象），设计变更由规划建设部按《材料设备设计变更审批表》报批，每月 25 日规划建设部将《材料设备采购调整计划》（与《材料设备采购计划》格式相同）、次 月《材料设备采购计划》送交材设部、风管副总经理，各专业主管据此提出修改意见。 《甲控乙购回执》所涉及材料设备在施工过程中若出现货源短缺、规格不齐等现象需使用替代材料，材设部材料工程师负责重新推荐材料供应商并通过内部审批程序后再通知监理工程师和施工单位。 材设部负责汇编《供应商名录》，其中包括《合格供应商目录》、《试点合作供应商目录》、《战略供应商目录》。 每月 25 日工程部工程主管将《供应商供货质量、进度考核表》报分管副总经理和材设部备案，若需改进由各专业工程师跟踪和协调；材设部对当月《甲 控乙购回执》所用材料设备品种、规格型号、执行价格等进行统计，统计结果和《甲控乙购回执》复印件提交给预算人员，竣工结算时全部原件一并移交。 工程竣工综合验收时材设部负责将材料设备相关资料移交给工程部，如：产品合格证、质量保证书、检测（试验）报告、营业执照、资质证书、产品使用说明等，由工程部向当地主管部门报验或备案。 材设部要求填报材料设备方面的报表，并按《材料设备数据库及样品管理程序》要求建立完整文字和电子档案，对关于材料设备方面的流转文件和外单位来文来函均应按《材料设备资料内部流转登记表》、 《材料设备来文来函登记表》存档备查。 工程竣工后，材设部负责就供应商相关产品售后服务内容及文件资料向物业管理部门（或外委物业公司）交底，由物业管理部门与供应商对口联系维修业务。 如发生困难或遇阻力时，由工程部协助办理。 工程竣工后，材设部与工程部应根据供应商或分包单位履约情况组织相关部门总结与经验教训评估，建立经验教训档案库。 第七条 附则 所有参与材料设备采购过程承办和经办人员必须维护公司利益，本着公正、公平、公开、廉洁奉公的办事原则。 如有违者，一经查出严肃处理。 制度 编号： CQDHCSW002 制度名称：供应商评价和选择程序 第一条 目的 全面了解供应商及其产品的特性，规范选择供应商的操作程序。 第二条 适用范围 所有向本公司提供材料设备供应商，分为甲供、甲方分包、三方合同、甲控乙购（集团战略合作供应商除外）。 第三条 职责 材设部负责编制、修订、解释本操作规程。 材设部为执行本操作规程的组织、管理部门。 第四条 操作程序 机构组织 材设招标小组由公司总经理层、材设部、预算部 、财务部、工程部（含设计部人员）等相关人员参加。 供应商认证与评估原则（按优先顺序） 供应商的资质等级优先：供应商应有相当的信用等级及供货能力。 ：产品应在市场上有一定知名度。 ：产品质量应可靠。 ：同等质量情况下。 ：供应商应提供最优质的服务。 商的产品在其它市场应用情况优先。 确定需进行供应商认证的产品清单： 罗列所有需甲供、三方合同或甲方限价的材料设备清单，并根据采购的时间顺序优先顺序进行排列。 收集整理供应商资料。 商名单。 将供应商提 供的营业执照、税务登记号、产品技术资料、宣传图片、报价清单等相关资料建立完整文字档案，督促和指导供应商按要求填报《材料设备供应商登记表》，将商务洽谈纪要、招投标文件、合同文件等资料进入材料设备数据库，涉及保密事项应分时分段授权查阅。 考察供应商： 由材设部（或招标小组）组织考察，考察人员不得少于来自不同业务部门的三名专业人员，推荐人员应回避评估和招投标全过程。 考察完毕，由考察小组负责填写《供应商考察报告》，供应商分类为合格、不合格两种，凡考察不合格的供应商不得进入《供应商 名录》，考察合格但未与新希望房地产相关项目合作过的供应商，列入《供应商名录》的试点供应栏目。