档案数字化项目采购项目

档案数字化项目采购项目内容摘要：

ise Linux 和 SUSE Enterprise Linux 、 Vmware ESX Server，配置 Windows Server Standard 2020 (2CPU) Chinese Simplified ROK 授权 提供原厂商的授权 书原件及售后服务承诺函原件 分包名称： 档案数字化项目 乐昌市公共资源交易中心 11 07515570063 服务 原厂商三年现场免费保修服务（含人工和备件），原厂 7*24 小时免费 800/400技术电话支持，原厂商软硬件安装服务。 提供产品原厂商的 3年 7*24 小时免费现场保修的售后服务承诺函，提供宕机 4小时上门服务。 供货时出具原厂商供货确认函。 数字化处理流程要求 卷宗出入库：出入库时需核对数量（卷、册、件数、张数），填写出入库交接清单并双方签字。 档案整理：核对年度、案号、当事人信息、文件名称，将卷宗拆分成单页、检查页码顺序（不清楚的应誊写）去除装订线、去除钉扣等杂物 、展平档案并理顺材料便于扫描，其中部分档案，纸张大小厚薄不一，部分档案发黄发脆，对破损档案要进行修补、压整。 贴条码：打印粘贴每盒、每册案卷的条形码，保证条形码粘贴无误。 电子档案查询系统支持条码设备。 档案扫描： （ 1）扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非采购人要求，不能更改为灰度或黑白模式； （ 2）扫描工艺：要求不损坏档案原件，不漏扫；对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张扫描； A3幅面及以下的档案资料必须采用一次性成图的方式进行处理，大于 A3幅面的资料原则上采用大幅面工 程扫描仪一次性成图； （ 3）图像处理：对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无黑边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示且打印质量清晰； （ 4）时限：为保证档案数字化影像的利用效率，普通案件须于接收后五个工作日内数字化、装订完毕，须于一至二个工作日内（如数量较多，可酌情放宽期限）数字化及装订完毕，急件随到随完成。 （ 5）扫描仪基本要求：扫描部件采用三色增强的 CCD，光学分辨率不低于 600dpi。 （ 6）存储及压缩方式：存储格式为 JPEG（采用中度压缩），如非采购人要求，不能更改为其它格式； （ 7）分辨率：分辨率不低于 300DPI。 当档案原件不清、字迹较淡（如碳写的收据、委托合同、身份证复印件等），扫描的图像不清晰时，应适当增加分辨率 ,可根据实际情况调整分辨率及其他相关参数； （ 8）图像文件大小：单个 A4 幅面的资料形成的彩色图像文件大小原则上不大于 500KB； （ 9）清晰度：小五号复杂笔画中文文字在屏幕显示和原样打印后的准确识读率达到 98%以上； （ 10）倾斜度：小于 ； 分包名称： 档案数字化项目 乐昌市公共资源交易中心 12 07515570063 图像核 查：将扫描完成的资料逐一核查，去除扫描软件没能自动处理的黑边、纠斜、污点等，记录补扫信息（对漏扫、不合要求的扫描图像重新补扫）。 图像补扫：将核查完成的、需补扫的资料逐一补扫，补扫质量达到品质要求。 图像分隔：将扫描完成的图像序列做文件标记分隔，将扫描的资料按卷宗号分成单份资料影像系列。 编目著录：诉讼档案须根据最高法院制订的《人民法院计算机信息网络系统建设技术规范》要求将约 200个字段数据录入到电子档案管理系统中。 采用双人著录 ,软件需确保双人输入信息不一致时 ,信息自动无法存储或出现其它明显的标 示方法等纠错方式，保证索引建立的准确性。 索引校验：对主索引和分类索引进行校验，索引信息、影像信息和档案原件要一一对应。 档案归档：保证卷宗资料完好无损，将处理完成的卷宗还原装订、粘贴条形码、粘贴封志、填写交接清单、入库上架。 1品质检查：对最终处理完成的任务批次（电子文件、著录内容）作 100％的质量检查，确保完全合格。 1数据上传、卷宗交接：将检查合格的影像数据根据采购人要求格式上传到法院业务系统服务器，装订好的卷宗交法院验收。 具体服务内容 （ 1）合同签订后 8 个月内完成我院约 200 万页档案数字化加工工作，并同步完成我院新归档案件整理工作。 （ 2）完成硬件配套设备的采购及广东省高院电子档案管理系统的采购及实施工作。 （ 3）项目所需的工具及耗材费用，档案扫描工作中的所有设备、档案运输费用、工具与耗材费用均由中标方承担。 工作场地及相关水电需求由采购方提供。 （ 4） 提供广东省高级人民法院电子档案信息管理平台安装、实施、数据导入及接口开发服务。 （广东高院应用的档案信息管理系统）。 项目参考及依据的标准 （ 1）《中华人民共和国档案法》； （ 2）《档案与文件收集利用条例》； （ 3）《纸质档 案数字化技术规范》（ DA/T312020）； （ 4）《广东省高级人民法院纸质档案数字化技术标准》； 分包名称： 档案数字化项目 乐昌市公共资源交易中心 13 07515570063 （ 5）《档案著录规则》（ DA/T181999）； （ 6）《电子诉讼档案著录规则》； （ 7）《档案装裱技术规范》（ DA/T252020）； （ 8）广东省高级人民法院的档案信息化管理系统及其他相关行业标准的要求。 项目地点： 韶关乐昌市人民法院 指定地点 项目合同服务期限 投标人中标后，在接到法院的入场通知后，一周内将有关扫描设备、人力配置等总体配备完毕，中标人本次与采购人签订服务合同为期 8 个月。 二、 项目实施要求 档案整理装订环节工作要求 档案整理装订环节细分包括：档案接收、档案整理（包括分类、排卷、核对、去杂物、修补、托裱、展平、打页码）、校对目录信息、生成并粘贴条形码、送档案扫描处理、打印（包括软封皮、盒面）、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、客户质检、归还上架； 各环节要求如下： 1）档案接收： 当年归档案件的接收，每周一至周五 9： 30— 16： 30 为接收时间，由采购人指定工作人员将档案移交给中标方，中标方需专人负责。 档案接收应以案卷移交目录核对档案数量、要求逐卷逐页核查，环环相扣，责任到人， 将档案遗失风险降到最小。 库存案件的接收，遵守档案管理及库房管理制度，严格遵守保密制度，确保档案和档案信息的安全。 接收环节主要注意以下事项： ◆公司调卷工作人员和采购人的档案管理人员在档案库房或指定场地，接收采购人移交的档案或案件材料； ◆对提取的档案逐页清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对； ◆清点结束，在档案调卷登记本登记或移送材料登记本进行登记，双方签字； ◆公司调卷工作人员与档案管理人员进行全宗、目录、数量的二次核对； ◆放入临时档案保管柜，锁好，注意安全保存 分包名称： 档案数字化项目 乐昌市公共资源交易中心 14 07515570063 2）档案整理：根据《广东省 高级人民法院诉讼档案整理规范》对诉讼档案分正、副卷进行排序，不得将正副卷材料混乱，对档案资料进行包括分类、排序、核对、整理拆卷、去杂物、修补、托裱、展平、打页码、目录信息校对、送档案扫描处理、打印软封皮、打印盒面、装订、装盒。 在档案整理过程中，对不规范材料纸张，应用 A4 空白纸进行粘贴或加边；对档案破损情况的，须征求我院同意后方可进行修复处理；应对档案材料中的大头针、订书针等杂物清除；处理后的档案页面规格统一为 A4幅面大小，每册厚度不得超过 ，超过 120 页方可分册装订（证据材料较厚的除外）。 在整理过程 中再次核对档案的完整性及有效性，发现问题及时向采购单位反馈。 信息录入应按要求将案卷基本信息录入到电子档案综合管理系统中，确保电子文件与条目信息保证 100%准确；根据我院要求，打印条形码、卷内目录、软封皮、档案盒等，打印要求清晰方正。 档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整，装订孔不得压字、盖章不得模糊； 3）档案上架：我院验收合格后，外方负责按照归档上架顺序排序上架，协助核查入库档案上架案件的检查工作；及时更新和调整库存卷宗密集架的标示以及库存档案的排列、倒架工作；负责协助完成各类档案实际上架的数据统计工作； 协助完成上诉案卷的调卷登记、录入工作。 4）档案传递：负责对档案员调取案卷核查后进行传递的工作，阅卷结束后收回案卷；认真做好传送卷宗过程中的登记工作；保护移送档案的安全，不使无关人员接触档案，遵守保密条例，保守档案秘密；不得违反操作流程将未经过档案员验收的档案不得传送提供查阅，不得转送接收组、装订组工作人员或其他人员代为移送档案。 扫描工作环节与质量要求 诉讼档案扫描工作环节主要包括以下内容：档案接收、条目信息校对、生成并粘贴条形码（条形码生成规则入场时由我院提供）、拆卷整理、扫描原件、图像处理、特 殊图像处理、图像质检、格式转换、图像存储、目录建库、数据挂接、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、归还上架、数据备份等各项工作。 加工过程中必须确保档案载体的安全完整以及档案信息内容安全。 各工作环节具体要求如下： 1）总则：严格管理，明确责任，建立安全保密管理机制和质量管理机制，确保安全管理制度和质量管理制度落实，确保档案原件和数字化档案信息安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整规范的工作记录。 2）档案接收：接收要求认真核对，避免差错发生。 3）档案扫描：档案采用扫描方式，扫描影像保持原档方向。 纸质诉讼档案 的数字化加工采用全彩色模式进行扫描，不经采购人同意不得以黑白二值方式扫描。 在扫描过程中，应遵循以下几项标准： ◆标准分辨率： 300dpi； ◆标准文件格式：单页 TIFF或 JPG； 分包名称： 档案数字化项目 乐昌市公共资源交易中心 15 07515570063 ◆质量：在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点（如装订孔等）要进行修补。 根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。 其中大幅面档案需采用大幅面扫描仪，不可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；同页有两个以上文件，需分别扫描，并进行并页处理。 扫描过 程中，应有《档案数字化项目流程工作单》跟踪纸质档案流程。 扫描完成后，应按照采购人档案装订规范进行装订，装订前要对诉讼档案进行全面检查，按原孔对照装订，不能重新打孔。 并保持档案页面排列顺序不变，案卷不掉页，保持卷宗右边和底边整齐。 所有的档案目录均进行打印，并装订到案卷最前面。 4）图像处理：应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整。 对工程蓝图进行消蓝处理、对传真件、复印件、红兰章等进行特殊图像处理，图像偏度不得大于 3度，图像拼接处信息要完整，不能缺少遗漏任何信息内容。 对如下档案扫 描后要特殊处理。 ◆各种结论和审批性材料（收件收据，存根，审批表等），各种文件中印章信息。 例如：日期、单位印章，合同文件中的各类印章等； ◆身份证等各类复印件； ◆各种手写、复写的信息，如收据、发票，复写或手写的明细表； ◆字体小且字迹较模糊的蓝图原件或图纸复印件； ◆其它因纸张、字迹等因素不清晰的文件等。 5）文件存储：中标服务商入场后根据采购人标准自行修改数字化加工系统，根据采购人要求对扫描件进行存储，扫描后的电子文件需要提交硬盘存储，并且直接导入综合档案信息管理系统，能够实时将经过检验的数。