会议接待管理制度

会议接待管理制度内容摘要：

要会议类型及相关事宜安排： 会议类型 时 间 地 点 参会人员 会议内容 备注 部门例会 不定 各办公室 各部门员工 汇报本周工作完成情况；下周工作计划，部门经理对工作推进情况给予 点评指导。 公司例会 每周五 8:4510:30 公司会议室 公司中层以上管理者 汇报周度、月度部门工作进展 、计划安排及部门间沟通协调 月度研发项目进展汇报 月末 公司会议室 总经理、研发总监、总工程师研发项目经理、项目主管、规划发展部全员 汇报项目进展，高层领导给予指导 公司年会 半年 /年终 公司会议室 全体员工 对年度工作作出总结、优秀评选、表彰、聚餐等 . 备注： ① 以上会议为例行会议，其他临时性会议需要依据本制度之前明确的会议流程提前筹备，如遇 特殊情况 （特殊需求） 需要提前与总经理、行政 人事总监进行沟通，在得到许可后方可依照最终确定 的标准执行。 ② 以上统一安排的会议，各主办部门必须严格依照会议时间要求按时召开，如遇特殊情况需要与总经理申请协商，在得到许可后，方可另行安排时间。 ③ 以上所有会议遵循小会服从大会原则，如果出现会议冲突情况，各主办部门需要提前商榷，根据会议重要程度报 行政人事总监 审批，在得到许可后可另行调整时间。 四、会议接待标准： 为了有效推进成本把控，防止会议中出现不必要的浪费，会议主办方需要根据会议人数及会议主要内容确定会议接待标准，具体罗列如下： 参会人员（ X） 单位：人 会议性质 主要内容 花销标准（ Y） 单位：元 备注 50≥ X＞ 10 小型 ① 公司投资方等内务业务洽谈； ② 公司邀约外来客人商务洽谈； ③ 公司组织的产生相关接待费用的会议活动，需要提前填写《会议申请表》，报总经理签批后方可执行。 根据会议具体人数 及规格要求制定预算，报 总经理 批准 后确定。 150≥ X＞ 50 中型 150＞ X 大型 备注： ① 会 议花销主要支出方向：果盘、茶点、咖啡、果汁、纸杯或会议必备物品开销。 ② 主办部门需要严格依据花销标准严格把控成本，遵循物美价廉原则，保证有效支出的同时尽量将成 本降至最低，确保会议顺利开 展的同时减少不必要的浪费。 ③ 针对某些产生费用的会议，待填写完 《会议申请表》 后需要报 总经理 审批后方可生效，会议申请表一式三份，主办申请部门、行政人事部及财务部各执一份。 ④ 如遇特殊情况，如总经理因公出差等，需要通过便利的通讯方式与总经理进行沟通，在得到总经理许可的情况下可以执行相应的标准，待总经理回公司后补签相应的申请表。 五、会议管理规定： 会议主办方（部门）管理细则： 1）经研究确认会议时间后，至少提前 5 个工作日确定会议场地及会议主题， 由行政人事部 提前编写会议通知（公告栏与 群、部门邮箱提前发布）。 2） 确定会议议程，并将会议议程在行政人事部备案，行政人事部根据备案流程配合会议主办部门完成会议的服务工作。 3）做好会前准备工作：开会前做好会场的布置，包括桌椅的摆放、投影仪等设备的连接、茶水准备以及车辆安排等，并且准时参加会议。 4）针对某些大型会议（如公司年会、重要接待会议等）需要提前确认到会人员名单以便于座位的安排，同时会前需要出具严谨可行的会议流程以确保会议的顺利召开。 5）当会议发生冲突时，遵循小会服从大会原则，与总经理商定会议时间，在会议时间及地点调整后要及时发布更改通 知，确定相关与 会者通知到位。 6）提前确定会议人数，根据会议人数及会议内容确定是否产生花销，依据相关花销标准筹备会议。 7）提前准备好会议 签到表 ，以方便与会人员入场时有序签到。 8）科学设置会议各环节，针对可能出现的突发状况提早做好应急准备。 9）对于某些需要彩排演练的大型会议，主办部门要提前召集相关人员做好准备工作，组织彩排、演练等。 10）根据会议性质，在会议期间要做好会议记录，并将电子版、纸版分别存档。 11）会议期间做好服务工作，如：引领、茶水服务、会议主持、接递话筒、灯光控制、调音、摄像、拍照、礼 仪服务等。 12） 会议结束后做好会议室的归位布置，确保电气设备切断电源，节能的同时预防安全隐患等。 参会人员管理细则： 1）会前配合会议主办部门上报参会人数，以方便会议主办部门方面会议安排。 2）会前自动将手机调整至震动或静音状态，以免因手机铃响扰乱正常会场秩序。 3）需在会议规定时间前进入会场，签到完毕后有序入座。 4）参会者不得迟到、早退、无故缺席，如遇特殊情况需要提前向会议主办部门请假，得到许可后方可不参与会议或者在假期规定的时 间范围内到达会场继续参加会议。 5）会议期间认真参与，不得大声喧哗、嬉笑打闹、随意走动、传递纸条（除会场服务人员外）等，如有特殊情况需向主办方举手示意，如：需要接电话，首先向会议主办方举手示意之后轻轻走出会场接听电话，长话短说挂断电话后马上回到会场继续会议。 6）会议进行期间如有紧急情况需要外出，不得擅自离开，必须向会议主办方请假说明事由，在得到许可后方可离开会场。 7）会议期间认真参与，做好会议记录，与本部门有关系的要做详细记录，明确会上确定的责任人及完成时限，主办部门指定人员在会后监督检查、跟踪落实。 8）参会人员需要提前根据会议主题 进行准备，将自己需要反馈的问题进行罗列，参会人员要根据主持人规定的发言次序依次进行，发言期间删繁就简、把握重点、提炼有效信息、根据会议要求进行反馈，确保会议质量与效率。 9）对于某些需要彩排、演练的大型会议，需要认真配合主办方工作，不得以任何借口推辞；遇特殊情况需想主办部门说明事由，得到主办部门许可后方可不参与。 10）散会后，自觉将座位归位，同时随手将杂物带走，有序退场。 附则： 本制度由行政人事部制定和解释，报总经理审核，最终根据总经理修改建议修正完善，由总经理审批签字后方可生效；在具体实行过程中如 有修改需要，程序亦同。 本制度自颁布之日起要求公司全员配合执行，行政人事部负责监督。 本制度中所提相关单据及记录表详见附件内容。 附件： 通知范本 表 1：《会议申请表》 表 2:《会议服务选项表》 通 知 各部门： 近期 *****人员 相关代表将 前来我公司 *****， 为了做好接待工作，同时展现 我公司 良好的企业形象、积极的工作氛围以及优美的办公环境 ，促成交流顺利进行并圆满结束，现 将相关事项通知如下 ： 一、 参观时间 ： **月 **日至 **月 **日 ； 二、 工作分工： 三、 注意事项： 各部门人员须严格遵守公司制度，注意 保持办公室卫生，确保桌面及办公室整洁有序 ；注意个人言行举止及服装要求，严禁大声喧哗；工作期间佩戴工作牌，出入大门携带门禁卡等相关事宜。 特此通知 二○一 年 月 日 会议申请表 申 请部门： 申请人： 申请时间： 会议主题： 会议举办时间： 会议题目： 会议简要内容： 201 年 月 日 时至 201 年 月 日 时，共 天。 参会人员构成： 外部人员： 内部人员： 人数： 名单（尽可能提供）： 人数： 名单（尽可能提供）： 会议简要流程安排： （须附会议议程安排表） 费用预算： 会议费用： 就餐费用： 住宿 费 用： 部门负责人： 部门总监： 财务审核： 行政人事经理： 总经理： 注：填写申请表时需将选项表一并填写。 会议服务选项表 申请部门 申请人 : 申请日期： 来访单位 : 来访人数 :。