word排版教程第4章处理长文档的技巧

word排版教程第4章处理长文档的技巧内容摘要：

“四号、宋体、两端对齐、加粗”，如果用户希望标题 2样式为“三号、隶书、居中、常规”，此时不必重新定义标题 2 的每一个实例，只需改变标题 2 样式的属性就可以了。 样式的类型 样式按不同的定义来分，可以分为字符样和段落样式、也可以分为内置样式和自定义样式。 108 字符样式是指由样式名称来标识的字符格式的组合，它提供字符的字体、字号、字符间距和特殊效果等。 字符样式仅作用于段落中选定的字符。 段落样式是指由样式名称来标识的一套字符格式和段落格式。 包括字体、制表位、边框、段落格式 等。 Word本身自带了许多样式，称为内置样式。 但有时候这些样式不能满足用户的全部要求，这时可以创建新的样式，称为自定义样式。 内置样式和自定义样式在使用和修改时没有任何区别。 但是用户可以删除自定义样式，却不能删除内置样式。 用户可以创建或应用下列类型的样式： （ 1） 段落样式：控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，也可能包括字符格式。 （ 2） 字符样式：段落内选定文字的外观，如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。 （ 3） 表格样式：可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。 （ 4） 列表样式：可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。 如何 使用样式 如果要在文档中使用样式，可以把光标定位在要使用样式的段落中任一位置，如果要应用多个段落，可以用鼠标选中多个段落然后使用下面的办法可进行应用样式的操作。 （ 1）用鼠标单击【格式】工具栏中【样式】列表框 ，然后在打开的下拉列表框中选取一种样式名，所选择段落就会应用该样式而重排文字和段落的版式。 （ 2）默认的情况下，可以使用如下的快捷键（用户可以自定义）来应用其相应的样式名：  按 Ctrl+Alt+1 键，应用标题 1  按 Ctrl+Alt+2 键，应用标题 2  按 Ctrl+Alt+3 键，应用标题 3  按 Ctrl+Alt+n 键，应用正文 （ 3）选择【格式】菜单，然后单击【样式和格式】命令，可以打开如图 所示的对话框，可以在该样式列表框中选择一种适用的样式名，选择之后即可应用该样式了。 其中样式名后带 符号的表示是“字符样式” ， 带 符号的表示是段落样式， 而带 符号的表示表格样式。 109 图 【样式和格式】任务窗格 【格式设置】对话框  如果在【显示】框中选择了【所有样式】，则可以 单击【有效格式】恢复默认的视图，单击【正在使用的样式】仅查看文档中出现的格式，单击【自定义】项，可以打开如图 所示【格式设置】对话框，在此对话框中可更详细地定义样式显视视图。  如果 Word 选择【显示】框中的【有效样式】，则文档中可能具有许多外观相似但不完全相同的重复格式。 若要提供更加一致的外观并删除重复的格式，可以检查格式的一致性。  当按住 Shift 键的同时，单击【格式】工具栏中的【样式】列表，就可以看到所有的样式名称。 新建样式 如果 对默认模板中的 样式 不满意，用户可以使用下面的操作 进行自定义新样式。 （ 1）如果 任务窗格没有打开， 可以 单击 【 格式 】 工具栏上的 【 样式和格式 】命令。 （ 2） 在 【 样式和格式 】 任务窗格中，单击 【 新样式 】按钮，打开【新建样式】对话框，如图 所示。 110 图 【新建样式】对话框 （ 3） 在 【 名称 】 框中键入样式的名称 ， 该名称不能与内置样式的名称同名即可， 如“ 二级标题 ”。 （ 4）在【样式类型】列表框中选择新建样式要应用的类型，有【段落】和【字符】两项选择， 单击段落可创建新的段落样式；单击字符可 创建新的字符样式。 如果要修改原有样式，则无法使用此选项，因为 不能 更改原有样式的类型。 （ 5）在【基于样式】右边的列表框中 单击一种样式名 ，表示选择 要使新建或更改样式格式基于原有的样式， 一般选择为【正文】。 （ 6）在【后续段落样式】列表框中， 单击需要 Word 将其应用于下一段落的样式。 设置段落样式后， 如果在用新建或修改样式设置格式的段落的结尾处按 Enter， Word 会将 该【 后续段落样式 】 样式应用于后面的段落。 （ 7）在【格式】选项组设置：如，设置中文，“楷体”，“五号”、“倾斜”，西文，Times New Roman，“五号”、“倾斜”，段落，“左对齐”、“单倍行距”。 （ 8）选中【添加到模板】复选框，以方便今后也能使用。 如选中【自动更新】复选框，则 每当 用户 手动设置应用了此样式的段落的格式 时 ，都将自动重新定义此样式 ，同时 Word 会更新活动文档中用此样式设置格式的所有段落。 以上操作只完成样式的基本设置，如果要使样式有更多的用处，如使用快捷键和定义标题级别以方便 创建 目录等，还要单击【格式】按钮，打开如图 所示的菜单， 111 图 样式中的【格式】菜单 继续设置更为具体的步骤， 执行下列操作之一：  选择【 字 体】选项，打开【字体】对话框，可以更为具体地设置【字符】 的字体、字号、字形、字体格、字体效果、字体间矩、文字效果等。  选择【 段落 】选项：将打开【段落】对话框，如图 所示。 图 设置样式的段落格式 在【常规】域中，可以设置段落的【对齐方式】，一般为【左对齐】或【两端对齐】两种，特别是在【大纲级别】中设置该样式的标题级别，可设置的级别有【正文文本】、【标题 1】 ~【标题 9】，如图 所示。 标题样式相当重要，如 Word 的内置样式标题 标题 标题 3，可用它们在文档结构图中查看文档的标题材级别，更为重要的是，使用标题可以自动插入一篇文章的目录。 用户除了可以使用内置的标题以外，还可以新建同级别的样式，又或者可以更改内置的标题样式。 如定义该样式的大纲级别为【 3 级】，那么该样式在 创建 目录时就为三级标题的目录，如图 所示。 而且该样式在大纲视图或者文档结构图中都可以用三级标题显示可以看到，如图 所示。 112 图 定义为三级标题后生成的目录 图 在文档结构图中查看三级标题  单击【制表位】选项，可以设置该样式的制表位位置、制表位对齐方式以及制表位前导符等。  如果需要，可以单击【边框】选项，用来设置该样式的边框与底纹 等。  单击【编号】选项，可以为该样式设置自动编号、项目符号、多级符号等。  单击【语言】选项，可以设置该样式的语言选项和是否检查拼写和语法。  单击【图文框】选项，可为样式添加图文框，并设置图文框选项。  单击【快捷键】选项，可以打开如图 所示的对【自定义键盘】对话框。 定义样式的快捷键 此时把光标定位在【请按新快捷键】下边的输入框中，然后在键盘上同时按下几个需要指定的快捷键（一般要使用三个以上的键，以免快捷键重复），如同时按下 Alt、 Ctrl\ Shift 和 3 键，那么该输入框中就显示为 Alt+Ctrl+Shift+3，如 图。 接着单击【指定】按钮，快捷键 Alt+Ctrl+Shift+3 就会移到【当前快捷键】列表框中去。 最后单击【关闭】按钮返回【新建样式】窗口。 到此，新建的样式就大功告成了。 在这里，新建或修改标题样式中的快捷键有一个技巧：定义快捷键时，标题 1 一般 113 用快捷键 Alt+Ctrl+Shift+1，标题 2 用快捷键 Alt+Ctrl+Shift+2，标题 3 一般用快捷键Alt+Ctrl+Shift+3，依此类推，既避免键盘上按键重复，又方便记忆。 提示 ： 如果要使用已经设置为列表样式、 段落样式或字符样式的基础的文本，请选中它，然后基于选定文本的格式和其他属性新建样式。 先定义后应用 样式 应用了一个样式之后，可能需要对其中的某些属性进行修改。 修改样式有两种方法，一种是先修改应用了该样式的文本，再利用该文本修改样式，另一种是直接利用【样式】对话框修改样式。 先定义后应用，就是利用更改的文本修改样式，操作步骤如下： （ 1）选择【格式】 |【样式和格式】命令，打开【样式和格式】任务窗格。 （ 2）在任务窗格中单击要进行修改的样式，此时会弹出如图 ，选择其中的【修改】 选项。 图 选择修改样式 此后的操作与新建样式的操作是相同的，就不述说了。 这里只有两点应注意：  如果是自定义的样式，可以更改样式名。 只要在【名称】文本框内输入新的样式名即可。 如果是 Word 2020 的内置样式，则已有样式名不能被去掉，只能在已有样式名后加备注。  如果选中【自动更新】复选框，则无论何时用户将人工格式应用于设置的此样式的任何段落，都自动重新定义该样式。 同时 Word 将自动更新当前文档中应用了此样式的所有段落，所以一般尽量不要选中【自动更新】选框。 先排版后定义 样式 直接 利用【样式】对话框修改样式的方法是： （ 1）选定应用的该样式的文本。 此时，该样式的名称显示在【格式】工具栏的【样式】列表框 中。 （ 2）按照通常的方法对文本进行排版。 例如，通过【格式】 |【字体】或【段落】 114 等命令设置段落的字体和段落间距等。 （ 3）单击【格式】工具栏的【样式】列表框， Word 将高亮显示该样式的名称，按回车键进行确认。 此时将出现【更改样式】对话框，询问是否重新定义样式，如图 所示的【修改样式】对话框。 图 【修改样式】对话框 （ 4） 选择【更新样式，以反映最近所做修改】项。 （ 5）如果选择【将样式的格式重新应用于所选内容】复选框，那么 将所选内容的格式恢复为原样式定义的格式。 （ 5）如果选中【从现在开始自动更新样式】复选框，则 在不显示此对话框的情况下自动更改样式定义，以符合当前所选内容的格式。 若要关闭自动更新，可单击 【 格式 】菜单中的 【 样式 和格式】 ，选择一种样式， 单击 【 更改 】 ，再 清除 【 自动更新 】 复选框。 修改样式的操作充分显示了使用样式的优点，因为修改了样式后，所有应用了该样式的文本格式都会作相应的变化，大大提高了编辑、排版的工作效率。 如果用户文档中有十几个甚至几十个“技巧与提示”的样 式，如果一个一个地修改，就要改几十次，而使用样式只需修改一次就得了。 在文档与模板间互相复制 样式 有的用户也许会问，在普通模板中的样式如何应用到已有文档中去。 这样就不用再在该文档中定义相同的样式了。 用户 不但在普通模板中的样式如何应用到已有文档中去，而且，其它任何一个文档的样式既可以复制到 Normal文档中去，也可以复制到任意一个文档中去。 操作如下 ： （ 1）单击【工具】菜单中的【模板和加载项】命令。 （ 2）单击【管理器】按钮，再单击【样式】选项卡。 打开如图 所示的【管理器】对话框。 （ 3）左边窗口是当前活动文档的所有样式，右边窗口是 Normal（共用模板）所有样式，如要从活动文档中把样式复制到模板，可以从左边窗口中选择需要复制的样式，然后【复制】按钮；如要从模板中把样式复制到当前活动文档中，可以从右边窗口选择需要的样式名，然后单击【复制】按钮。 如要删除该样式，可以单击【删除】按钮，如要更改样式名称，可以单击【重命名】按钮，然后在打开的【重命名】对话框中输入新名称即可。 115 图 【管理器】对话框 （ 4）若要将样式复制到不同的模板或文件，或从不同模板或文件复制样式，可以单击【关闭文 件】以关闭活动文档及其附属模板，或关闭 Normal 模板。 然后单击【打开文件】，打开所需的模板或文件。 例如，需要在当前活动模板中使用其他模板的样式，可以单击右边窗口的【关闭文件】按钮。 此时【关闭文件】按钮又变成了【打开文件】按钮。 单击【打开文件】按钮，此时打开一个【打开】对话框，在此对话框中选择基于其他模板的样式，如“技巧与提示模板”。 单击打开按钮之后，就可以在【管理器】窗口中进行样式互相复制了。 保存当前文档的样式 保存当前文档的样式 实际上就是保存 文档的模板，那么什么是模板呢。 其实用户在 排版过程中就时刻都在使用模板，模板是一类特殊性的文档，它可以提供完成最终文档所需的基本工具。 使用模板可以快速 创建 所需要文档主要框架。 在 Word中，每一篇文档都是在模板的基础上建立的。 Word默认使用的模板是 （ ）。 它在 C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates 目录下。 如果在这个目录下没法找到模板文件，可以使用 Windows 的“搜索”办法，在“搜索”的文件名中键入“ *.dot” ，然后单击【立即搜索】按钮即可。 如果要 把 当前活动文档保存为模板 文件，并且可以让其他文档使用该模板的样式，方法很简单，只要在在当前活动文档中单击菜单中的【文件】 |【另存为】命令，或者按快捷键 F12，打开如图 所示的【另存为】对话框，在该对话框的【保存类型】中选择【文件模板】项，此时该文件会自动选择保存到 C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates 目录下。 再在【文件名】输入框中输入模板名称，最后单击【保存】按钮即可。 当用户在【管理器】中打开【模板文件】时就会在如图 【打开】对话框中看到所保存的模板文件。 116 图 保存。