四级秘书考试重点复习(编辑修改稿)

四级秘书考试重点复习(编辑修改稿)内容摘要：

要的库存占用。 2)空间不被用来储存不必要的货物。 3)监督个人和部门对物品的使用。 4)保持充足的库存。 5)监督偷窃和破坏造成的损失。 6)可利用准确的库存进行估价。 12．编制时间表的方法 (1)时间表是管理时间的一种手段。 它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，有效管理时间、保证完成任务的简单方法。 (2)编制时间表的方法 1)根据需求确定编制时间的周期。 2)收集并按时间顺序列出该阶段所有工作、活动或任务，如活动 之间有矛盾应及时调整。 3)绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目，用简明的文字将信息填人表格。 13．管理工作日志 (1)工作日志的使用方法 1)提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填出，同时在自己的工作日志上标出当日应完成的工作。 2)填入的信息应清楚、完整、准确，当日出现情况变化应更新工作日志并告知上司，同时做好善后工作。 (2)工作日志填写的主要内容 1)上司工作日志的主要内容：上司在单位内部参加的会议、活动情况、接待的来访者；上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况；上司的个人安排；上司的私人信息。 2)秘书工作日志的主要内容：上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜；上司交办的工作；自己职责中应做的工作、活动。 (3)秘书在管理工作日志时应注意的问题 1)安排的活动之间要留有 10 分钟左右的间隔。 2)进行项目的时间调整、变更，应遵循先重急后轻缓的原则。 3)确定变更后，应立即做好有关善后工作。 4)检查工作日志是否已将变更后的信息记录上。 常用事务文书的拟写 鉴定要点与重点提示 一、鉴定要点 了解公文的格式；掌握会议记录、意向书 、订货单及产品说明书的拟写方法。 二、重点提示 1．公文用纸及印装格式 (1)公文用纸采用 A4 型。 (2)公文印装要规范。 2．公文眉首格式 (1)发文机关标识 (公文版头 )。 (2)公文份数序号 (印刷顺序号 )。 (3)发文字号。 (4)签发 (会签 )人。 (5)秘密等级和保密期限。 (6)紧急程度。 (7)红色反线 (间隔横线 )。 3．公文主体格式 (1)公文标题。 (2)主送机关。 (3)公文的主体 (正文 )格式。 (4)附件及附件说明。 (5)印章 (发文机关名称 )。 (6)签署。 (7)成文日期。 (8)附注。 4．版记 (文尾 )格式 (1)主题词。 (2)抄送机关。 (3)印发机关和印发日期。 (4)版记中的反线和版记的位置。 5．公文的特定格式 (1)信函式格式。 (2)会议纪要格式。 6．通告与通知 (1)相同点：都是用来传达上级机关的意图与要求，并要求下级机关或有关人员遵守、了解并配合执行的文种。 (2)不同点：告知范围不同；格式不同；行文渠道不同。 (3)通知的写作 1)通知的适用范围：通知适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶 属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 2)通知的分类：指示型通知；发布型通知；批转型通知；转发型通知；任免型通知。 7．通知与通报 (1)相同点：都属于告知性文种；都要求有关单位和人员了解公文内容或配合行动；都是下行文。 (2)不同点：发文目的不同；内容不同；发送对象不同。 (3)通报的写作 1)通报的适用范围：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 2)通报的主要目的：传播信息、沟通情况、交流经验，一般情况下，通报不具有指挥性。 3)通报 的分类：根据通报的内容，可分为三种，即表扬性通报，用于表扬好人好事；批评性通报，用于通报对违法乱纪人员的处理情况；情况通报，侧重于告知，一般不涉及表扬或批评。 4)通报的表述方法可分为两种，即直述式和转述式。 5)通报正文的拟写：通报正文的写作以表扬和批评性通报为例，有四个要素，即倾向性导语、通报的事实 (事件 )、对事实 (事件 )的认定和分析、处理意见等。 8．请示与报告 (1)相同点：都是上行文种；行文对象一般都是直接上级机关。 (2)不同点：行文目的不同；写作结构不同；结束语不同；处理方式不同；内 容宽窄不同；发文时机不同；报送制度不同；失误后责任划分不同。 (3)报告的写作 1)报告的适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。 2)报告的分类：工作报告；情况报告；调查报告；报送报告。 3)报告的拟写：报告正文由报告导语、报告主体、报告结束语三部分构成。 (4)请示的写作 1)请示的适用范围：请示是下级机关向上级机关请求指示或批准时使用的文件。 2)请示的分类：请求指示的请示；请求批准的请示；请求审批的请示。 3)请示正文的拟写：请示正文由请示原因、请求事项、结 束语三部分组成。 9．函 (1)函的适用范围：函是平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 (2)函的分类。 (3)函的拟写：问复函要做到问得清楚，答得明白；请准 (审批 )函的结构安排有点类似于请示 (批复 )。 10．文章要素 公文与其他文体一样，也是由一定要素构成的，这就是人们常说的文章 “四要素 ”，即材料、主题 (主旨、发文意图 )、结构、公务文书专用词语。 11．公文的表达方式 (1)叙述：完整的叙述有六要素，即时间、地点、人物、事件、原因、结果。 (2)议论 1)议论有三要素：论点、论据、论证。 2)议论的分类：可以分为两大类，即立论与驳论。 3)论证的方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法等。 (3)说明：说明的方法主要有定义说明、分类说明、比较说明、数字说明和图表说明等。 12．简报 (1)概念：简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫 “动态 ”“简讯 ”“摘报 ”“工作通讯 ”“情况反映 ”“情况交流 ”“内部参考 ”等。 (2)特点：简，即简明扼要；快，即报道迅速 快捷；新，即内容新鲜；实，即真实准确。 (3)简报的结构：报头 +报核 +报尾。 (4)简报的报头有以下内容：简报名称、期号、编印单位、印发日期。 (5)简报报核主要结构： (按语 )+标题 +导语 +主体 +结尾。 (6)简报报尾：写明发送范围、印制份数。 13．会议记录 (1)概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。 (2)特点：真实性、资料性。 (3)会议记录的结构：标题 +正文 +尾部。 (4)会议记录正文构成是：首部 +主体 +结尾。 14．意向 书 (1)概念：意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。 (2)特点：协商性、灵活性、简略性。 (3)意向书的类型。 (4)意向书的结构：标题 +正文 +尾部。 15．订货单 (1)概念：订货单是订购产品和货物的单据。 (2)特点：协约性、严肃性。 (3)订货单的结构与写法：标题 + 16．产品说明书 (1)概念：产品说明书是生产商或者销售商向消费者介绍其生产、销售的产品性能、特点、规格、型号、技术参数、维修方法、使用方法 的说明性文书。 (2)特点：指导性、科学性、通俗性。 (3)产品说明书的结构：标题 +正文 +尾部。 会议与商务活动 鉴定要点与重点提示 一、鉴定要点 掌握会议议程、日程的拟定方法；正确选择会址；做好会议记录、会议中的信息沟通和会议期间值班、保卫工作以及会议经费结算工作；掌握开放参观活动方案的拟定和安排宴请活动的要求、商务旅行计划和旅程表的制定方法。 熟悉会议议程与日程的区别；掌握会议期间信息的收集、传递、反馈，以及信息加工的形式；学会会议文件资料立卷归档的步骤和国外商务旅行准备工作的主要 内容。 二、重点提示 1．会议议程表的设计方法 (1)注意议题所涉及各种事物的习惯顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 (2)议程表中第一项是宣布议题，安排讨论问题时应尽量将同类性质问题集中安排在一起。 (3)保密性较强的议题一般安排在后面。 2．会议日程表的设计方法 (1)会议的日程表一般采用简短文字或表格形式。 (2)将会议时间按每天上午、下午、晚上三个单元将议题具体化。 3．安排会议议程和日程应注意的问题 (1)会议议程和会议日程的功能不同。 (2)会议议程的编制在前，一旦确定不应再改变。 会议日程如遇到一些变化可相应调整。 (3)会议议程与日程必须吻合。 (4)会议议程和日程表制定后，须经主管领导审核方可实施。 4．选择会址应考虑的因素 (1)交通便利。 (2)会场的大小应与会议规模、主题相符。 (3)场地要有良好的设备配置。 (4)应尽量避开闹市区，场地应不受外界干扰。 (5)选择会议地点应考虑有无停车场。 (6)场地租借的成本必须合理。 5．做好会议记录 (1)会议记录的准备工作 1)准备足够的笔、 笔记本和记录用纸，以及录音机和磁带。 2)备有会议议程表和相关文件资料，了解与会人员的座位图。 (2)会议记录的内容：会议描述；与会者姓名；会议过程；主席、记录员签名。 (3)会议记录的方法 1)重点应将会议主要讨论的观点、决议、决定、重要声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，其他内容概括记录。 2)漏记内容对照录音磁带进行修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做简要的解释。 3)与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。 (4)会议记录的修改 1)在定稿打 印前，向主席提交一份草稿经他签字批准。 2)经会议批准，会议记录如有错误，主席或秘书可以更改。 3)会议记录一经签名，任何地方都不能再作改动。 (5)会议记录的要求：准确、完整、简洁、条理清楚。 6．会议期间的信息沟通 (1)做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作 1)秘书人员要多听、多记、多想、多跑，全面收集信息。 2)要深入实际，掌握第一手资料。 3)注重信息的加工。 4)注重实效，狠抓反馈信息的收集。 (2)会议期间的对外宣传工作 1)妥善处理与新闻媒体的关 系。 2)注意内外有别，严守单位秘密。 3)在传递方式、内容选择上应本着对象、效果、实效、费用的原则综合考虑。 4)注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道。 5)为召开记者招待会提供必需的信息资料。 6)信息收集力求全面、真实、及时、适用、重点突出。 7)与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时。 (3)信息加工的形式：综合加工；提炼加工；推导加工。 (4)信息传递的方式：口头传递；影像传递；电子系统传递；专人传递。 7．会议的值班、保卫工作 (1)会议值 班工作的内容 1)搜集有关情况，传递各种信息。 2)控制与会议无关人员随便出入会场。 3)备有公司和各部门领导、后勤部门主管的联络方式。 4)坚守岗位、人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。 (2)会议保卫工作的内容：与会人员的人身安全的保卫、重要文件的保卫、会场和驻地的保卫、各种设备和物品的保卫、私人贵重物品的保卫。 8．会议文件资料立卷归档的步骤 (1)会议文件的收集整理工作：收集范围、收集渠道、收集方法。 (2)会议文件收集整理工作的方法 1)责任落实到人。 2)严 格履行文件登记手续，认真检查文件缺损情况，并及时采取补救措施。 3)注意保密。 9．会议经费结算工作 (1)会议收款的方法和时机 1)在会议通知中注明收费标准、可采用的支付方式。 2)如用信用卡收费，要问清姓名、卡号、有效期等。 3)与财务部门确定正确的收费开票程序。 (2)会议付款的方法和时机：演讲者费用、场租费、租用设备费等事先商定好费用，会议结束后付费。 10．拟定开放参观活动方案 (1)开放参观活动方案的主要内容 1)确定开放参观活动的主题。 2)安排开放 参观的内容。 3)选择开放参观的时机。 4)确定邀请对象。 5)选择参观路线。 6)策划宣传工作。 7)做好解说及接待准备。 (2)安排开放参观活动的注意事项 1)目的明确。 2)时机选择要得当。 3)处理好公开与保密的关系。 4)安排好细节问题。