office实用小技巧(编辑修改稿)

office实用小技巧(编辑修改稿)内容摘要：

所示。 只要从 “数据 ”菜单选择 “有效性 ”，再按图 15所示进行设置。 注意图 15“来源 ”中的数据要用英文逗号分隔。 图 14 图 15 在 Excel中直接获取 Inter上的数据 适用版本： Office XP/2020 由于业务需要，每天都要到 Inter上查找当天的外汇牌价，再把它复制到 Excel中。 这种重复性的日复一日的工作能不能变得更简单点呢。 打开 Excel文档，从 “数据 ”菜单选择 “导入外部数据 ”，再选择 “新建 Web查询 ”，显示对话框，如图 16所示。 在 “地址 ”栏输入能访问到外汇牌价的 Inter 网址，再单击 “转到 ”，就会显示该网页中的内容。 把鼠标指针移动到希望导入的数据区 域的左上角，选中 标记，会变为对勾状态，如图 16 所示中鼠标指针所在位置。 单击 “导入 ”按钮，显示对话框，如图 17所示。 此时可以指定导入的数据在 Excel中的放置位置，默认值是当前单元格的位置。 单击“属性 ”按钮，显示对话框，如图 18 所示。 选中 “打开工作簿时，自动刷新 ”，这样每次打开这个 Excel文件，都会自动从网站上获取外汇牌价的数据。 作完这些设置，数据就被导入到Excel 中。 如果希望立即刷新数据，可以在 “外部数据 ”工具栏中单击 “刷新数据 ”按钮，如图19所示。 现在，每天打开 Excel文件时，当天的外汇牌价就 已经自动填好了。 图 16 图 17 图 18 图 19 用语音协助校对 Excel表中的数据 适用版本： Office XP/2020 财务人员在 Excel中录入了大量的财务数据，为了保证录入的准确性，往往需要反复核对。 通常是两个人一起来 做这件事，一个人念，一个人核对，同时耽误两个人的时间。 现在，工作效率可以提高一倍，因为只要一个人就能轻松而有趣地完成这件工作。 从 Excel的 “工具 ”菜单选择 “语音 ”，再选择 “显示 „从文本到语音 ‟工具栏 ”，如图 20所示。 选择需要核对的数据区域，在 “文本到语音 ”工具栏选中 “按列 ”或 “按行 ”图标按钮，再单击 “文本到语音 ”工具栏最左侧的 “朗读单元格 ”图标按钮，电脑就开始帮你念数据了。 别忘了打开音箱。 图 20 保护 Excel工作表的部分内容 适用版本： Office 2020/XP/2020 辛辛苦苦设计好 的 Excel表格，让公司其他人填表时，被改的乱七八糟，更糟糕的是里面用于计算的函数和公式也被破坏了，还要自己重新设计。 这个头疼的问题解决起来很简单，只要把工作表保护起来就行了。 首先，选择允许其他用户录入和修改的单元格区域，从 “格式 ”菜单选择 “单元格 ”，再选择 “保护 ”选项卡，如图 21 所示。 默认情况下，工作表中的所有单元格都是被 “锁定 ”的。 清除 “锁定 ”设置，清除后应该如图 21所示。 这样，所选的单元格区域不再处于锁定状态，而其他单元格依然保持锁定状态。 第二步，从 “工具 ”菜单选择 “保护 ”，再选择 “保护工作表 ”，如 图 22 所示。 此时可以设置取消保护的密码，并可以进一步指定允许用户进行的其他操作。 只有设置了保护工作表，才会 让单元格的 “锁定 ”设置生效。 设置完毕，如果想在锁定的单元格录入数据，就会显示警告，只有未锁定的单元格才允许录入数据。 图 21 图 22 如何将 Excel 电子表格中的数据进行行列转置。 适用版本： Office 2020/XP/2020 答：由于种种考虑，需要将电子表格中的行和列 进行互换，这时只需复制需要行列互换的表格区域，在需要放置的单元格上执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令，然后在 “选择性粘贴 ”对话框的 “粘贴 ”选项区域中选择 “全部 ”选项；在 “运算 ”选项区域中选择 “无 ”；并选择“转置 ”复选框，完成后单击【确定】按钮即可。 问：在 Excel中输入数据时，往往完成后才发现需要将行和列互换一下才会更好，是要重新输入一遍吗，还是有别的方法。 如何在 Excel中获得最适合的列宽。 适用版本： Office 2020/XP/2020 答：如果您需要调整某一列的列宽，以获得最适合的宽度，可以鼠标双击该列列标的右侧边界；如果您需要将多列调整到最适合的宽度，可以同时选中多列，然后鼠标双击任一列 的右侧边界部分，这样所有选中列的宽度就会自动适应内容了。 PowerPoint技巧（ 7个） 快速创建演示文稿 适用版本： Office 2020/XP/2020 如果已经用 Word 写好了一份报告，并且要根据报告的内容作幻灯片，则可以直接把 Word。